Después de dividir el proyecto en tareas y recursos asignados a esas tareas, es hora de determinar la duración de las tareas. Esta importancia de este paso no debe tomarse a la ligera, ya que estas duraciones se utilizarán para construir el calendario del proyecto.
Al igual que las pequeñas juntas tóricas que derribaron al transbordador espacial Challenger, una pequeña subestimación a menudo resulta en una reacción en cadena de la que el proyecto no puede recuperarse.
El PMBOK
El PMBOK contiene un proceso llamado «Estimar Duraciones de actividad» que abarca las tareas involucradas en la preparación de estimaciones de duración de tarea.
PMBOK, 5a Edición, Sección 6.5, «Estimar la Duración de las actividades»
Estimar la duración de las actividades es el proceso de estimar el número de períodos de trabajo necesarios para completar actividades individuales con recursos estimados. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la cantidad de tiempo que tardará en completarse cada actividad, lo que es un aporte importante al proceso de Programación de desarrollo.
Para determinar la disponibilidad de recursos, un gerente de proyecto consulta un documento llamado calendario de recursos. Esto indica la disponibilidad de un recurso, por ejemplo, la marca
se encuentra en el sitio de trabajo X de Sep. 1 a Sep. 30
Obviamente, el nuevo proyecto que se está planificando no puede usar a este trabajador en ese momento (a menos que se hagan arreglos con el otro gerente de proyecto, supongo). El calendario de recursos puede variar desde una simple lista de la disponibilidad de los trabajadores hasta un calendario completo dentro del software de gestión de proyectos que rastrea los horarios de los empleados.
En la página anterior enumeramos los tres tipos principales de estimaciones. En esta página los expandiremos, trabajaremos a través de ellos y agregaremos uno más. Los cuatro tipos de estimaciones son:
- Estimación análoga
- Estimación paramétrica
- Estimación de tres puntos
- Juicio de experto
Estimación análoga
Como su nombre indica, esto es cuando hace una analogía con la misma tarea, o similar, que se ha realizado anteriormente. Esta es la mejor fuente de información porque el trabajo real completado es extremadamente confiable, incluso si requiere ajustes. Para nuestro ejemplo de log home, los proyectos anteriores proporcionan una excelente comparación para determinar recursos, costos y duraciones. De hecho, muchas empresas tienen numerosos proyectos similares, y este es el punto de partida natural. Para cada tarea, sin embargo, a menudo tiene que hacer algunos ajustes. Aquí hay una lista de ajustes:
- La tarea es más grande o más pequeña que la anterior.
Escalar la duración hacia arriba o hacia abajo en la cantidad apropiada. Por ejemplo, la casa de troncos tiene un poco más de metros cuadrados, o el camino de entrada es más largo, o se han agregado varias ventanas más. Esto puede sonar obvio, pero no son las cosas grandes y obvias las que causan problemas a los gerentes de proyecto, son las cosas pequeñas, y tienes que asegurarte de incluir suficientes contingencias para ellos. - La tarea necesita productos o servicios especializados que la última no.
En este caso, agregue los productos y servicios apropiados y proceda como de costumbre. Esto también suena obvio, pero tiene un potencial igualmente alto de sobrecostos de proyectos. Por ejemplo, las vigas de techo ligeramente más grandes requieren el siguiente tamaño de grúa más grande. O la base requiere la remoción de roca en lugar de arcilla. - La tarea es para un producto final ligeramente diferente.
Determine la diferencia en materiales y / o mano de obra y averigüe la diferencia en recursos, costos y tiempo. Por ejemplo, podría calcular a partir de los planos que la casa de troncos requiere un 20% más de madera que la anterior. Entonces se podría estimar que tomaría un 20% más de tiempo en la tarea de Trabajo de madera.
Uno de los problemas más problemáticos con la estimación análoga es que solo es tan confiable como la tarea de la que se está tomando la estimación. A menudo, debe haber sido el gerente de proyecto del proyecto comparador, o al menos lo suficientemente cercano para saber qué sucedió y cómo sucedió. Digamos, por ejemplo, que la grúa se averió y pasó cuatro días en el sitio en lugar de dos, sería el doble de duración (y precio) si no supiera sobre ese detalle y, por lo tanto, no lo tuviera en cuenta.
Además, la productividad del trabajo es una consideración importante. Para los trabajadores del conocimiento, como los ingenieros, agregar más de ellos a veces ralentiza la producción y el proceso de toma de decisiones en lugar de acelerarlo. Del mismo modo, un trabajador con mucha experiencia tiene una productividad más alta que uno con menos experiencia. Por lo tanto, si en el proyecto anterior se utilizó un trabajador sin experiencia para colocar las vigas del techo, y esta vez se utilizará una más experimentada, la estimación puede y debe ser diferente.
Estimación paramétrica
Un segundo método común para estimar la duración de las tareas requiere que el trabajo se perfore en un costo unitario, como un tiempo de construcción por pie cuadrado de casa de troncos. Estos son algunos ejemplos:
- Tiempo total de construcción por pie cuadrado de casa de troncos.
- Tiempo de vertido por yarda cúbica de hormigón.
- Tiempo de instalación de la alfombra por pie cuadrado.
En la industria de la ingeniería, casi todo se hace de esta manera, desde el tiempo de ingeniería hasta los materiales de construcción. Si la compañía de casas de troncos mantiene un registro del tiempo de construcción, especialmente para la tarea individual de «Trabajo de madera», junto con los pies cuadrados de la casa, eventualmente podrían llegar a una estimación paramétrica bastante buena para la duración de la tarea. Si su empresa tiene muchos proyectos similares y no lo hace, debería hacerlo.
A veces, un valor paramétrico incluye elementos fijos, como puertas y ventanas que requieren un tiempo fijo para la instalación, independientemente de la cantidad de madera que haya que construir. En este caso, los elementos fijos se pueden separar y agregar a la estimación paramétrica general.
Estimación de tres puntos
En este método, el estimador determina tres números:
- Optimista
- Lo más probable
- Pesimista
El segundo ,» Lo más probable » es el promedio de la duración de la tarea si se realiza muchas veces. Es la estimación «normal» que de otra manera se le ocurriría usando los otros métodos. Los otros dos representan los límites superior e inferior que no es probable que exceda.
Para hacer esto numéricamente, asignaría un intervalo de confianza para los límites superior e inferior (valores optimistas y pesimistas), como el 90%. Muchos libros de texto utilizan el 99% o algún otro valor, la metodología varía. Pero si consulta proyectos anteriores y determina el intervalo de confianza del 90% (1 de cada 10 proyectos supera), puede ejecutar con eso.
Generalmente se utiliza una de dos distribuciones. La distribución triangular es simplemente un promedio de las tres estimaciones y la distribución beta es un poco más ajustada.
| Triangular (promedio) de distribución | distribución Beta |
|---|---|
| te = (a + m + b) / 3 | te = (a + 4m + b) / 6 |
Donde:
- te = duración Esperada
- a = Optimista
- m = Más probable es que
- b = Pesimista
La distribución triangular sesgará los resultados para el valor que está lejos del valor Más Probable. Si desea que la estimación sea más ajustada (más cercana) al valor Más probable, use la distribución beta. No creo que deba ser más complicado que esto. Tienes que decidir qué tan ajustado al valor Más probable que quieres ser.
Por ejemplo, digamos que la duración esperada de la tarea de trabajo en madera es de 18 días (m = 18), y usted calcula que hay un potencial significativo de retrasos. La estimación optimista es de 15 días (a = 15), pero la estimación pesimista es de 33 días (b = 33). Los rendimientos de la distribución beta:
te = (15 + 4 x 18 + 33) / 6 = 20 días
La estimación original era de 18 días, pero debido al potencial de alcanzar hasta 33 días, la estimación debe aumentarse a 20 días.
Continuar por este camino, la desviación estándar de la tarea es simplemente:
σte = (b – a) / 6
Si se suman todas las duraciones (∑m) y desviaciones estándar (∑∑) para cada tarea, usted tendrá la duración total del proyecto, así como su desviación estándar. Puede sacar las siguientes conclusiones de esto:
- El nivel de confianza en una desviación estándar, es decir, M ± σ, es de aproximadamente el 68%.
- El nivel de confianza en dos desviaciones estándar, es decir, M ± σ, es de aproximadamente el 95%.
- El nivel de confianza en dos desviaciones estándar, es decir, M ± σ, es de aproximadamente 99,7%.
En el ejemplo anterior, para la tarea de trabajo en madera, la desviación estándar es (33 – 15) / 6 = 3.0. Por lo tanto, la duración de la tarea es:
- 20 días es la estimación oficial.
- 23 días con un 68% de confianza.
- 26 días con un 95% de confianza.
- 29 días con 99,7% de confianza.
¿A tu jefe no le encantaría esto?
Simplemente no se deje engañar por estadísticas sofisticadas si sus datos de entrada no son confiables. El resultado es tan bueno como los datos de entrada, en otras palabras, la basura, sale basura.
Juicio experto
Los estimadores profesionales le dirán que, a pesar de todas las técnicas del libro, un experto técnico será el mejor recurso que pueda tener. Podrían ser el único recurso que necesita para estimar. Los expertos técnicos están muy ocupados porque su experiencia se utiliza en muchos proyectos. Pero si tiene acceso a uno, ya sea dentro o fuera de la empresa, debe encontrar una manera de usarlos.
¿Pero qué pasa si un experto técnico contradice los otros métodos? Por ejemplo, supongamos que está instalando una alfombra y su instalador de alfombras le dice que un proyecto determinado tomará 4 días, pero la experiencia pasada (analagous) le dice que tomará 10 días. ¿Qué tan valiosa es la opinión del experto, entonces? Es difícil dar buenos consejos que se apliquen a todas las situaciones. Simplemente debe sopesar los dos métodos uno contra el otro, teniendo en cuenta los datos subyacentes de cada método. Por ejemplo, tal vez este instalador de alfombras con frecuencia subestima la duración, o las estimaciones de experiencias pasadas están sesgadas por un determinado dato.
La gestión de proyectos en sí no existe independientemente de la experiencia técnica inherente al proyecto. Es decir, el director del proyecto o el equipo de gestión deben estar al menos familiarizados con los aspectos técnicos de la obra o el proyecto tiene pocas posibilidades de éxito.
Proyecto de ejemplo
Para construir nuestra casa de registro, inspeccionaríamos cada tabla de recursos del paso anterior y determinaríamos la cantidad de tiempo requerida. En este caso he incluido contingencias de entre el 50% y el 100%, porque la duración debe incluir el tiempo de inactividad. Por ejemplo, puede haber 3 días de plomería, pero la tarea debe incluir el tiempo antes de que lleguen, y no creo que sea probable que lleguen a tiempo.
| Tarea ID | Nombre | Duración | Costo |
|---|---|---|---|
| 110 | Excavación | 6 días | $5,850 |
| 120 | Vierta la Fundación | 10 días | $4,700 |
| 210 | el trabajo de la Madera | 20 días | $60,850 |
| 310 | Eléctrico & Fontanería | 10 días | $20,260 |
| 320 | Pisos | 8 días | $18,760 |
| 330 | Acabado | 12 días | $16,760 |
| 410 | Jardinería | 14 días | $7,620 |
| TOTAL | 80 días | $134,800 | |
¿Crees que se podría construir una pequeña casa de madera por $134,800?
La duración total de 80 días en este punto no significa mucho. Una simple adición de la duración de las tareas no tiene en cuenta una posible reducción debido a la realización de tareas en paralelo, ni un posible aumento debido a la disponibilidad de recursos. En el siguiente paso determinaremos el «camino crítico» para que podamos acortar potencialmente el cronograma.
