¿Cuánto Tiempo Debemos Mantener Nuestros Registros De Casa?

A menos que viva en la Mansión Ortográfica de 123 habitaciones, probablemente no tenga espacio para almacenar cantidades masivas de documentos de impuestos y seguros, garantías y recibos de reparación relacionados con su hogar. Pero definitivamente querrá tener a mano su documentación si tiene que demostrar que se merecía una deducción de impuestos, presentar una reclamación de seguro o averiguar si su horno roto todavía está bajo garantía.

Excepto para el papeleo de impuestos, no hay una guía oficial que rija exactamente cuánto tiempo tiene que conservar la mayoría de los documentos relacionados con el hogar. Por suerte para usted, consideramos las situaciones en las que podría necesitar documentos y se nos ocurrió una práctica lista de verificación de registros caseros de «Cuánto tiempo debe conservarlos».

Primero, un poco de información sobre las reglas del IRS, que informaron algunos de nuestros gráficos:

• El IRS dice que debe conservar las declaraciones de impuestos y los documentos que las respaldan durante al menos tres años después de presentar la declaración, la cantidad de tiempo que el IRS tiene para auditarlo. Así que ese es el tiempo que aconsejamos en nuestros gráficos.

• Sin embargo, consulte con su estado sobre el impuesto estatal sobre la renta. Algunos te hacen llevar los registros de impuestos mucho tiempo.

• El IRS también puede solicitar registros hasta seis años después de la presentación si sospecha que alguien no reportó el 25% o más de sus ingresos brutos. Y la agencia nunca cierra la puerta a una auditoría si sospecha de fraude. Solo lo digo.

REGISTROS DE VENTA DE VIVIENDAS
Documento	Cuánto tiempo Conservarlo
Documentos de cierre de venta de vivienda, incluyendo HUD-1 o hoja de liquidación ALTA	, siempre y cuando sea propietario de la propiedad + 3 años
Escritura de la casa	Siempre que sea propietario de la propiedad
Garantía del constructor o contrato de servicio para casa nueva	Hasta que finalice el período de garantía
Convenios, códigos y restricciones de la asociación de comunidades / condominios (CC&Rs)	, siempre y cuando sea propietario la propiedad
Recibos de mejoras de capital	Siempre que sea propietario de la propiedad + 3 años
Registros de venta de la Sección 1031 (intercambio de tipos similares) para sus propiedades antiguas y nuevas, incluida la hoja de liquidación HUD-1	Siempre que sea propietario de la propiedad + 3 años
Declaraciones de pago de la hipoteca (certificado de satisfacción o liberación de gravamen)	Para siempre, en caso de que un prestamista diga: «Oye, todavía debes dinero.»

Por qué necesita estos documentos: Usted usa documentos de cierre de venta de casas, recibos de mejoras de capital y registros de intercambio similares para calcular y documentar sus ganancias (ganancias) cuando vende su casa. Sus declaraciones de pago de la escritura y de la hipoteca prueban que es dueño de su casa y que ha pagado su hipoteca, respectivamente. La garantía o el contrato de su constructor es importante si presenta una reclamación. Y tarde o temprano tendrá que verificar las reglas CC&R en su condominio o asociación comunitaria.

DEDUCCIONES FISCALES ANUALES
Documento	Cuánto tiempo Conservarlo
Pago del impuesto a la propiedad (factura de impuestos + cheque cancelado o extracto bancario que muestra que el cheque fue cobrado)	3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración que muestra la deducción
Estados de cuenta hipotecarios de fin de año	3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración que muestra la deducción
Pago de PMI (facturas mensuales + cheque cancelado o estados de cuenta bancarios que muestran que el cheque se cobró)	3 años después de la fecha de vencimiento del declaración que muestra la deducción
Crédito fiscal por energía residencial* recibos	3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración en la que se reclama el crédito (incluidas las prórrogas**)

Por qué necesitas estos documentos: Para documentar que eres elegible para una deducción o crédito fiscal.

*Créditos fiscales a la energía para fuentes de energía alternativas; el crédito expira a finales de 2016.

**Créditos fiscales que arrastra de un año a un año futuro, como cuando no tiene suficiente responsabilidad fiscal para compensar el monto total del crédito. (No puede deducir más de lo que gana.) Solo se pueden transferir ciertos créditos fiscales. Consulte con su profesional de impuestos sobre sus circunstancias particulares.

SEGUROS Y GARANTÍAS
Documento	Cuánto tiempo Conservarlo
Recibos de reparación del hogar	Hasta que caduque la garantía
Inventario de pertenencias del hogar	Para siempre (Recuerde hacer actualizaciones.)
Pólizas de seguro de vivienda	Hasta que reciba la póliza del año siguiente
Contratos de servicio y garantías	Siempre que tenga el artículo en garantía

Por qué necesita estos documentos: Para presentar una reclamación o ver qué cubre su póliza o garantía.

DEDUCCIONES DE BIENES RAÍCES DE INVERSIÓN (PROPIETARIO)
Documento	Cuánto tiempo Conservarlo
Tasación o tasación utilizada para calcular la depreciación	Siempre y cuando sea propietario de la propiedad + 3 años
Recibos de gastos de capital, como una adición o mejoras	, siempre que sea propietario de la propiedad + 3 años
Recibos de reparaciones y otros gastos	3 años después de la fecha de vencimiento de la declaración que muestre la deducción
El propietario recibo de pago del seguro (cheque cancelado o extracto bancario que muestra que el cheque fue cobrado)	3 años después de la fecha de vencimiento que muestra la deducción
Póliza de seguro del propietario	Hasta que reciba la póliza del año siguiente
Acuerdos de sociedad o LLC para inversiones inmobiliarias	Mientras exista la sociedad o LLC + 7 años
Recibos del seguro del arrendador (cheque cancelado o extracto bancario que muestra que el cheque fue cobrado)	3 años después de deducir el gasto

Por qué necesita estos documentos: En su mayor parte, para demostrar su elegibilidad para deducir el gasto. También necesitará recibos de gastos de capital para calcular su ganancia o pérdida cuando venda la propiedad. El seguro del propietario y los acuerdos de asociación son referencias importantes.

REGISTROS DIVERSOS
Documento	Cuánto tiempo Conservarlo
Testamentos y fideicomisos de propiedad	Hasta su actualización
Registro de valor de la vivienda de fecha de defunción para la casa heredada, y cualquier regla para el uso de la casa por parte de los herederos	, siempre y cuando sea propietario de la casa + 3 años
Documentos originales de compra de los propietarios (contrato de venta, escritura) para la casa que se le entrega como regalo	Siempre que sea propietario de la casa + 3 años
Decreto de divorcio con cláusula de venta de vivienda	Siempre y cuando como usted o su cónyuge son dueños de la casa + 3 años
Registros de empleo para ayuda interna (W-2, W-4, estados de cuenta de pagos y beneficios)	4 años después de realizar (o adeudar) pagos de impuestos sobre la nómina

Por qué necesita estos documentos: La mayoría son necesarios para calcular las ganancias de capital cuando vende. Los registros de empleo ayudan a probar las deducciones.

Organizar sus registros domésticos

Debido a que el papel, como los recibos, se desvanece con el tiempo y ocupa espacio, considere escanear y almacenar sus documentos en una unidad flash, un disco duro externo o un servidor remoto basado en la nube. Aún mejor, guarde sus documentos en al menos dos de estos lugares.

Las copias digitales están bien con el IRS siempre y cuando sean idénticas a las originales y contengan toda la información precisa que figuraba en los recibos originales. Usted debe poder presentar una copia impresa si el IRS lo pide.

Tip: La temporada de impuestos y el fin de año son buenos momentos para purgar archivos y desechar lo que ya no necesita; a menudo es cuando el espíritu de organización nos mueve.

Cuando finalmente deseche el papeleo relacionado con su hogar, use una trituradora. Tirar documentos intactos con información financiera personal lo pone en riesgo de robo de identidad.

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