Las bases de datos están diseñadas para almacenar datos que pueden ser útiles para alguien que posee o usa esos datos. Los datos se convierten en información cuando se presentan en un formato útil para un espectador. Hay muchas maneras de convertir datos en información, y la más común es creando un informe.
Un informe organiza los datos en un formato que es útil para un propósito específico. Por ejemplo, los datos de ventas se pueden organizar para descubrir tendencias en ventas, clasificar a los vendedores o averiguar qué promociones de empresa generan más ingresos. Como consultores de FileMaker, diseñadores de bases de datos y desarrolladores web, es raro que construyamos una base de datos que en algún momento no se utilice para crear un informe. Este artículo describe un proceso de 5 pasos para hacer que el diseño de informes sea simple y eficiente.
Sepa qué información necesita.
El primer paso para crear un informe es saber qué información necesita hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito de este informe?
- ¿Qué me gustaría saber?
- ¿Quién necesitará ver este informe?
- ¿Cómo utilizará la información de este informe cada persona o grupo que la verá?
2. Determine los datos que se enumerarán en el informe.
Ahora es el momento de diseñar su informe. Utilice las respuestas a las preguntas del paso 1 para diseñar el diseño de su informe. Pregúntate a ti mismo:
- ¿Qué datos deben incluirse en su informe para que pueda lograr su propósito?
- ¿La lista de datos debe agruparse y / o ordenarse de una manera particular? Si es así, ¿qué grupos, clases y cálculos agregados se necesitan?
3. Dibuje un informe de muestra
A veces, no hay sustituto para una comprobación visual. Valide lo que ha determinado en los pasos 1 y 2 dibujando su informe en un pedazo de papel, un procesador de textos, una hoja de cálculo o su herramienta de diseño gráfico favorita. Es posible que descubras algo en los pasos 1 y 2. Si es así, enjuague y repita hasta que tenga el informe de muestra de sus sueños.
4. Asegurarse de que se están recopilando los datos adecuados.
Recopilar los datos adecuados significa asegurarse de que su base de datos esté modelada y diseñada correctamente. Las preguntas que debe hacer a su diseñador de bases de datos son:
- ¿La base de datos almacena los datos que necesito para el informe que quiero?
- ¿Está bien estructurada mi base de datos de forma que pueda utilizar los datos almacenados para crear el informe que desee? Este paso requiere un conocimiento de un buen modelado y diseño de bases de datos y ese tema es demasiado grande para resumirlo aquí. Si no sabe mucho sobre modelado de datos, puede leer algunos buenos artículos sobre el tema en línea o consultar con un experto en diseño de software de bases de datos para determinar si su base de datos está estructurada adecuadamente para lo que necesita.
5. Cree su informe.
Use su informe de muestra para crear un diseño con la tecnología que está utilizando para presentar datos de su base de datos a las personas que necesitan su informe. Algunos ejemplos de esta tecnología son:
- Una página web construida con php y mysql
- Un sistema de gestión de contenidos como WordPress o Drupal
- Una plataforma de software de base de datos como FileMaker Pro
- Una herramienta de informes como Tableau.
Los informes son una herramienta importante y útil para ayudarlo a comprender su negocio e informar sus procesos de toma de decisiones. Asegúrese de que sus informes se mantengan simples, efectivos y con un propósito utilizando las pautas anteriores. Si necesita más herramientas, consejos u orientación al diseñar informes o bases de datos, no dude en ponerse en contacto con nosotros para obtener ayuda.
