Seleccionar su próximo sistema de software ERP puede convertirse en una decisión compleja. Adoptar un enfoque ad hoc en su proceso de selección de ERP puede resultar en costos innecesarios e interrupciones significativas de la productividad empresarial. En muchos casos, las empresas se encuentran evaluando sistemas ERP basados en la reputación del mercado, la referencia de un amigo o las experiencias pasadas de un colega con sistemas ERP, pero lo que suele ocurrir es; recopilación incompleta de requisitos, demostraciones genéricas de proveedores, énfasis excesivo en los costos totales, sesgo de los empleados, intento de autoimplantación y malentendido de los requisitos por parte del proveedor de ERP.
Todos hemos experimentado al menos uno o más de estos eventos y el impacto financiero puede ser significativo, por lo que la probabilidad de una selección exitosa de software ERP puede disminuir significativamente. La importancia de adoptar un enfoque estructurado aumentará la probabilidad de éxito; aquí hay algunos puntos a considerar:
1. Realizar una revisión y análisis de procesos de negocio
Para evitar los principales escollos en una selección de software de ERP requiere un enfoque estructurado. La primera y más importante tarea que una empresa debe emprender es la Revisión de Procesos de Negocio (BPR) y la Evaluación/Análisis de Necesidades (NAA). Al actuar por parte de BPR y NAA, ya sea internamente o mediante la contratación de una empresa de servicios profesionales, podrá definir el negocio específico y los requisitos del usuario final y determinar el impacto del proceso de negocio. Encontrará oportunidades para aumentar la eficiencia, reducir los costos generales y recopilar alertas y requisitos de informes en etapas clave del flujo de trabajo empresarial. Al definir claramente los requisitos de su sistema y proceso de negocio, podrá compartir su hallazgo con el proveedor para realizar una presentación de solución relevante para su negocio en lugar de una demostración genérica de su software.
Al realizar una evaluación/análisis completo de las necesidades, podrá calcular el impacto financiero de cada proceso de negocio para determinar los costos duros y blandos para su negocio. Al seleccionar un nuevo software de ERP, será mucho más fácil determinar el retorno de la inversión (ROI) por la cantidad de esfuerzo necesario para abordar las ineficiencias y brechas en su sistema actual.
2. Evalúe las plataformas de tecnología ERP compatibles con
, ya que las ofertas de plataformas tecnológicas varían, como los servicios locales, en la nube y administrados; la selección de una solución ERP adecuada para su negocio debe ser lo primero y más importante en su proceso de toma de decisiones. Las plataformas tecnológicas son una parte importante de su software ERP, pero cada oferta tiene sus pros y sus contras. La adopción de sistemas ERP basados en la nube se ha vuelto más aceptable en nuestras culturas empresariales de hoy en día, pero las soluciones en la nube todavía mantienen un porcentaje muy pequeño del total de sistemas ERP vendidos en América del Norte. Los Servicios gestionados proporcionan servicios de externalización de servidores y copias de seguridad y tienden a ser utilizados por empresas más grandes para controlar los costos de capital y se basan en un modelo de alquiler. On-premise es el método tradicional en el que compra el sistema ERP para instalarlo en servidores propiedad de la empresa. Tendrá que evaluar el sistema ERP que mejor se adapte a su empresa y adoptar la plataforma tecnológica soportada por el sistema ERP.
3. Entendiendo el TCO
Como lo hacen todos los propietarios de negocios, enfatizamos excesivamente el costo de un nuevo sistema ERP y las plataformas tecnológicas asociadas. Muchas empresas reevaluan sus requisitos de ERP entre cinco y siete años, dependiendo de los cambios en el entorno empresarial. Sin embargo, muchas empresas han mantenido el mismo sistema ERP durante más de 10 años, por lo tanto, comprender el Costo Total de Propiedad (TCO) es un factor importante en su decisión. Tendemos a considerar la inversión del primer año como el impacto en el negocio, pero si analizamos la inversión inicial más los costos de soporte adicionales durante un período de 5, 7 y 10 años, tendrá una mejor idea del costo total de un nuevo software ERP. Hoy en día, hay varios editores de software ERP que ofrecen un modelo de precios basado en suscripción. La inversión inicial total es mucho menor, pero los costos futuros totales pueden llegar a ser suficientemente mayores. En un modelo de precios de suscripción, debe determinar el costo total de propiedad a lo largo de 5, 7 y 10 años en comparación con otros modelos de precios, incluidas las opciones de arrendamiento.
4. Determinar los posibles beneficios comerciales del nuevo sistema
Comprender los posibles beneficios comerciales de un nuevo sistema ERP para su empresa deben medirse de manera cuantitativa, cualitativa y financiera. El beneficio se puede definir fácilmente evaluando las áreas funcionales clave de su negocio para determinar el impacto que tendrá en todas las partes interesadas, incluidos clientes, proveedores y empleados. Muchos propietarios de negocios creen que tienen una sensación intuitiva del impacto para todas las partes interesadas, pero para comprender realmente los beneficios mensurables, se debe realizar un análisis de necesidades para validar y confirmar la inversión necesaria para maximizar el rendimiento.
5. Determine el impacto en el personal
No subestimemos el impacto que un nuevo sistema ERP tendrá en su personal, especialmente si no están involucrados en el proceso de toma de decisiones. Sus empleados tienen una comprensión detallada de los requisitos necesarios para ayudarlos a realizar sus responsabilidades laborales diarias y empoderar a aquellos en el proceso de selección definitivamente ayudará a alcanzar el compromiso necesario durante el proceso de implementación para lograr el éxito.
6. Seleccionar el socio comercial adecuado
Contratar a una empresa de servicios profesionales que se especialice en el sistema ERP que mejor se adapte a su empresa ayudará a acelerar la implementación de la solución. Tendrá que determinar los servicios y la experiencia que ofrece el socio comercial más allá del sistema ERP, ya que muchas tecnologías afectan a toda su infraestructura de TI. Debe asociarse con empresas de servicios profesionales que ofrezcan un enfoque de ventanilla única que incluya soluciones de CRM, Gestión de Contenido Empresarial, Soluciones de infraestructura y soluciones web, por nombrar algunas. La empresa de servicios profesionales puede ayudarlo a determinar las mejores plataformas en múltiples ofertas que mejor respalden el sistema ERP que seleccionó y puede trabajar directamente con proveedores y editores en su nombre cuando sea necesario.
Seleccionar un nuevo software ERP para su empresa puede ser una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo. Al asociarse con una empresa de servicios profesionales que tiene experiencia y conocimiento en la industria en la selección de sistemas ERP, minimizará el impacto de su empresa y sus empleados al tiempo que maximiza las ganancias de eficiencia y el retorno de la inversión.
