Cómo Hacer un Seguimiento de los Clientes Potenciales de Ventas: Mejores Prácticas

El seguimiento de ventas puede ser un proceso de poca importancia y confuso, pero cuando se hace bien, se le recompensará con mejores técnicas y mejores conocimientos sobre su proceso.

Hay diferentes maneras de hacer un seguimiento de los compradores potenciales, y elegir el método que funciona mejor para su organización depende de sus necesidades individuales.

Entonces, ¿cómo hacer un seguimiento de los clientes potenciales de ventas? Organizar programas de seguimiento, definir un ciclo de clientes potenciales y mantener la tubería fresca son excelentes métodos para rastrear clientes potenciales.

Siga leyendo para conocer las seis formas principales de rastrear clientes potenciales de ventas, sin importar el tamaño de su organización. ¿No estás seguro de qué práctica es más relevante para tu equipo? También discutimos criterios útiles que lo guiarán en la adaptación de estas prácticas de seguimiento.

¿Por Qué Rastrearlos En Primer Lugar?

Si crees que los clientes que pagan son los únicos a los que debes prestar atención, o que los únicos clientes potenciales que importan son aquellos que se han interesado en tu negocio, piénsalo de nuevo.

Los clientes potenciales son el salvavidas de cualquier empresa. No solo son rentables, sino que también pueden ayudarte a generar información sobre lo que funciona (y lo que no) en tu proceso de ventas.

Qué es Un Lead de Ventas: Establecer una Definición

Un lead de ventas es cualquier entidad u organización que se ha interesado en sus productos y servicios. Tal vez respondieron a tu anuncio de Facebook o se suscribieron a tu boletín mensual. No importa cuál sea el punto de contacto inicial, un lead es una oportunidad que puede convertir en ganancias para su empresa.

Uno de los mayores errores de los equipos de ventas es no tener una definición universal de lo que consideran un lead. Un equipo solo puede centrarse en los clientes potenciales que provienen de un canal, mientras que otro equipo solo puede priorizar los clientes potenciales que han pedido una cotización.

Establecer criterios para la selección y calificación de clientes potenciales facilitará la priorización de clientes potenciales que ingresan al embudo y centrará los recursos adecuados en clientes potenciales de alto perfil. El proceso de distinguir las buenas pistas de mal conduce vuelve más ágil, y asegura que los lleva a gastar menos tiempo en la tubería.

Beneficios del seguimiento de sus clientes potenciales

El seguimiento de clientes potenciales de ventas es una forma de gestión de clientes potenciales. Es una estrategia probada que ayudará a mantener su tubería fresca y evitar el estancamiento de plomo.

Sin ningún tipo de gestión, podrías estar dirigiéndote sin saberlo a las personas equivocadas o malgastando tus recursos en callejones sin salida.

Comience a rastrear clientes potenciales si lo desea:

• Produzca predicciones financieras más precisas: El seguimiento de clientes potenciales es una excelente manera de comprender el volumen y las cuotas. Al estudiar los patrones mensuales y anuales, puede ver las fluctuaciones en el rendimiento, encontrar su promedio y crear mejores pronósticos financieros. Esto ayuda con el presupuesto, la asignación de recursos y el establecimiento de objetivos de ventas.
• Optimizar el proceso de ventas: Algunos clientes potenciales inevitablemente se retirarán. Si bien es imposible meterse en sus cabezas y entender sus razones individuales para optar por no participar en su negocio, puede obtener una visión general sobre cuándo y por qué los clientes potenciales están cayendo.

Si notas que el 40-60% de tus leads tienden a abandonar durante la etapa de cotización, es una señal clara de que no están impresionados con lo que estás ofreciendo. Si notas que el 20% de los clientes potenciales que abandonan son aquellos que no han sido contactados dentro de los 4-5 días posteriores al contacto, es una clara indicación de que necesitas tiempos de respuesta más rápidos.

• Disminuir fugas de cables: El embudo de ventas es una excelente manera de realizar un seguimiento de la conversión etapa por etapa de los clientes potenciales. Como dijimos en el último punto, los leads inevitablemente se retirarán. Al hacer un seguimiento de los clientes potenciales, puede descubrir los puntos débiles en su embudo de ventas y sellar los cabos sueltos para dar a sus representantes de ventas una mejor oportunidad de convencer a su próximo cliente posible.
• Mejorar los problemas operativos: La integración de los equipos de ventas y marketing es una parte crucial, pero a menudo descuidada, del proceso. Cuando estás rastreando clientes potenciales, estás descubriendo materiales (marketing) y técnicas (ventas) que funcionan mejor que otros.

Puede mitigar la fricción y poner a su equipo de marketing y ventas en la misma página ilustrando cómo la gestión de clientes potenciales puede beneficiar a ambos departamentos. En lugar de competir por recursos y objetivos, estos departamentos se pueden unificar utilizando el mismo conjunto de datos para buscar indicadores clave de desempeño (KPI) compartidos.

¿Cómo Supervisa Los Clientes Potenciales De Ventas?

La forma en que supervise a los compradores potenciales depende de sus necesidades como empresa. Al seleccionar métodos para la gestión de clientes potenciales, evalúe lo siguiente para encontrar el método más beneficioso de seguimiento de su negocio:

¿Cuál es mi presupuesto?

El seguimiento de clientes potenciales puede ser tan simple como administrarlos en una hoja de Excel o tan sofisticado como usar un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Si bien los CRM hacen su vida más fácil, debe asignar pagos mensuales para esta herramienta. Calcula tu presupuesto antes de registrarte en herramientas que en realidad no necesitas.

¿Cuál es mi cuota de leads cada mes?

Comprender el volumen de clientes potenciales que espera y la segmentación le ayudará a anticipar cuánto tiempo y energía se necesita para organizar los clientes potenciales. ¿Debería redistribuir tareas a los miembros del equipo existentes o contratar a un equipo completamente diferente?

¿cuántos empleados tiene?

La gestión de clientes potenciales implica muchos procesos. Para mantener a los clientes potenciales calientes e interesados, se espera que envíe correos electrónicos, realice negociaciones, programe llamadas, desarrolle contenido, realice un seguimiento de análisis y, al mismo tiempo, busque nuevos clientes potenciales.

Saber de lo que es capaz tu equipo te ayudará a decidir cosas como suscribirte a un software FRENTE a hacerlo todo manualmente, o externalizar el desarrollo de contenido FRENTE a desarrollarlo internamente.

¿Qué partes del proceso son un cuello de botella?

Seamos realistas, no todas las partes del proceso serán glamurosas. Algunos serán confusos, serviles y francamente aburridos. Tal vez el problema es que no tiene idea de cómo realizar una tarea específica pero importante, como desarrollar una secuencia de goteo de correo electrónico.

Cualquiera que sea el desafío, identificar los aspectos de sus operaciones que se descuidan o ignoran, intencionalmente o de otra manera, mejorará su proceso de ventas en general. Podrá asignar tareas a miembros relevantes del equipo y maximizar sus recursos disponibles.

¿cuáles son las debilidades de su derivación actual sistema de gestión?

Incluso si no tienes un documento escrito que detalle cómo mover leads a través del embudo o canalización, sigues una serie de pasos que te guían desde el punto A al punto B.

Para identificar los puntos débiles de su sistema actual, simplemente identifique las mejores y las peores cosas sobre sus clientes potenciales. Si se caen fácilmente, incluso con recursos de alta calidad, debes atraer y segmentar mejores clientes potenciales.

Si obtiene toneladas de clientes potenciales rentables al compartir recursos gratuitos, pero pierde más de la mitad de ellos cuando comienza a hablar de cotizaciones, podría ser una señal de que necesita mejores precios o mejores soluciones.

Conocer sus puntos más débiles es clave para encontrar las mejores prácticas de seguimiento de clientes potenciales de ventas que ayudarán a hacer crecer su negocio.

El seguimiento de sus clientes potenciales puede ser tan fácil como configurar hojas de cálculo o usar un CRM. Ya sea que su objetivo sea un mejor servicio al cliente, una mejor integración de redes sociales o simplemente más tiempo en sus manos, comprender su organización es el primer paso para rastrear clientes potenciales de ventas.

6 Mejores Prácticas para el Seguimiento de Clientes potenciales de Ventas

Preparar una secuencia de correo electrónico

Una gran parte de la gestión de clientes potenciales es nutrir a los clientes potenciales. Incluso antes de enviar su primer correo electrónico, asegúrese de tener una secuencia completa lista que pueda enviar en el transcurso de semanas o meses.

Por qué es importante: Un correo electrónico y un seguimiento no son suficientes para comprender cuán efectiva es tu campaña. Las herramientas de correo electrónico le permiten rastrear aperturas, clics, respuestas y tasas de rebote, todos los cuales son métricas cruciales para determinar cuán efectivos son sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Con una secuencia de correo electrónico estructurada, tienes una variable controlada y las respuestas individuales de clientes potenciales contarán como tus resultados. Con esta información puede rastrear a los interesados y a los que necesitan un poco más convincentes.

Programar seguimientos

No todos los leads que entren en el embudo estarán listos para comprar. Algunos requieren trabajo adicional antes de una conversión exitosa. Esto es crucial para las empresas que invierten en herramientas de generación de plomo y el plomo de software de automatización. Al descuidar realmente nutrir y hablar con sus clientes potenciales, está desperdiciando un buen dinero que está gastando en adquirirlos en primer lugar.

Por qué Es importante: Rastrear a 10 clientes potenciales a lo largo de la tubería es un trabajo fácil, pero eso cambia cuando llegas a los 100. Perder la pista de dónde están los clientes potenciales en la tubería (cuáles han recibido propuestas, cuáles están leyendo qué contenido) puede ser perjudicial para tu proceso.

Puede terminar vendiendo en exceso antes de que se hayan compartido suficientes recursos con el cliente potencial, o puede olvidarse de todos ellos juntos.

Al programar los seguimientos, sabe exactamente dónde está el cliente potencial y cuál debe ser el siguiente paso.

Siga un ciclo de Plomo que tenga sentido

Los ciclos de plomo pueden durar meses y obtener más recursos de los que valen la pena. Si bien es útil nutrir clientes potenciales a largo plazo en lugar de optar exclusivamente por los de corto plazo, apegarse a un ciclo de clientes potenciales que realmente tenga sentido con su modelo de negocio puede aumentar sus ganancias.

Por qué es importante: Los B2C tienden a tener ciclos de plomo más cortos que los B2B. Si eres un sitio de comercio electrónico, una campaña de nutrición de dos semanas es suficiente. Para B2B, la crianza de leads puede durar hasta 4 meses, y algunos duran hasta un año entero.

Imponer un ciclo de leads que tenga sentido es importante porque no quieres seguir interactuando con las mismas personas una y otra vez. Al final del día, hay una diferencia entre una posible pista y un callejón sin salida.

Acortar su ciclo de leads le ayudará a mantener el flujo de clientes fresco y a asegurarse de que está buscando nuevos leads y conectándose con nuevas oportunidades regularmente.

Rastrea la Canalización

Si solo estás haciendo un seguimiento de tu embudo de ventas, considera integrar la canalización en tu proceso. El embudo se centra en la conversión etapa por etapa, mientras que la tubería refleja lo que hay en su plato en este mismo minuto.

Por qué es importante: Cuando realiza un seguimiento de los clientes potenciales a través de la tubería, es más fácil mantenerse al tanto de lo que necesita cada cliente potencial. Piense en las etapas de la tubería como pasos. Cada etapa representa una acción que debe tomarse. Cuando organizas los leads de esta manera y los rastreas de acuerdo con su ubicación a lo largo de la canalización, creas un proceso estandarizado sobre cómo acercarte a los leads.

Como resultado, su equipo se vuelve más organizado y el proceso de crianza se simplifica. Puede realizar acciones masivas y construir relaciones con sus clientes potenciales como grupo, reduciendo sus esfuerzos a procesos simples, sin renunciar a la personalización.

5. Puntuación de clientes potenciales de práctica

La puntuación de clientes potenciales es el proceso de distinguir a los clientes potenciales de la prioridad más alta hasta los clientes potenciales de la prioridad más baja. Puede calificar clientes potenciales en función del tamaño del proyecto, la urgencia o la disponibilidad de recursos. En lugar de tratar a todos los clientes potenciales como uno solo, puedes enfocar más recursos, esfuerzo y personalización en los clientes potenciales más beneficiosos para tu negocio.

Por qué Es importante: Si eres una organización más pequeña con recursos limitados, practicar la puntuación de clientes potenciales garantiza que tu equipo de ventas priorice clientes potenciales de alto perfil. Aumenta la probabilidad de asegurar ese trato y de incorporar a un cliente beneficioso.

El Lead scoring también tiene sus usos para negocios de nivel medio a empresarial. Cuando examina cientos de puntos de datos todos los días, desea que la información crucial se destaque de inmediato. La puntuación de clientes potenciales le ayudará a identificar qué clientes potenciales justifican los mejores recursos y que realmente vale la pena perseguir.

La implementación de la puntuación de clientes potenciales en su proceso también facilita saber cuándo es el momento de eliminar los clientes potenciales que no responden de su canalización. Su equipo de ventas puede tomar decisiones de un vistazo sin preocuparse por tomar decisiones no informadas.

Use un CRM

En última instancia, todas estas prácticas se pueden realizar con una sola herramienta. Un software de gestión de relaciones con los clientes está dedicado a la gestión de clientes potenciales y la crianza. Con herramientas integradas, como la automatización del correo electrónico, el seguimiento de clientes potenciales y la gestión de proyectos, un CRM puede realizar estas tareas de forma simultánea y sin fallos.

Por qué es importante: Por encima de todo, los CRM devuelven datos. Puedes pasar horas mirando hojas de cálculo y asignando puntuaciones a clientes potenciales, pero el esfuerzo necesario para estar al tanto de los clientes potenciales en curso y nuevos aumentará a medida que crezca tu lista de contactos.

Un software de CRM le ayudará a comprender las mejores ofertas a las que responden los clientes potenciales, el equipo/miembro de ventas con mejor rendimiento, así como su movimiento a lo largo de la tubería.

Con la generación de informes, puede ver tendencias en su proceso de ventas, lo que le permite identificar puntos fuertes y débiles en su operación.

La Mejor Manera de Realizar un Seguimiento de los Clientes Potenciales de Ventas

Cuando creamos Commence CRM, queríamos asegurarnos de integrar uno de los aspectos más importantes de las ventas: la gestión y el seguimiento de clientes potenciales.

Nuestro objetivo siempre ha sido capacitar a las empresas para que hagan más con menos, para que las empresas puedan centrarse en aspectos más rentables de su trabajo. Diga adiós a las hojas de cálculo y hola a la automatización

Construir relaciones con su próximo cliente nuevo nunca ha sido tan fácil. Llámenos hoy para programar una demostración.