Cómo Exportar datos de SQL Server a un archivo de Excel

Si está buscando la forma óptima de exportar datos de SQL Server a hojas de cálculo de Excel, no busque más. Solo revisa este artículo. Aquí tratamos de reunir diferentes métodos, cualquiera de ellos podría resultar útil para su caso particular. Sin más preámbulos, ¡comencemos!

CONTENIDO
1. Cómo exportar datos de una tabla SQL a Excel mediante el asistente de importación y exportación de SQL Server
2. Cómo exportar resultados de consultas SQL a Excel con encabezados
3. Cómo exportar datos de SQL Server a un archivo de Excel con el Asistente de conexión de datos
4. Cómo exportar datos de SQL Server a un archivo de Excel mediante una instrucción T-SQL
5. Cómo exportar datos de SQL Server a Excel mediante dbForge Studio para SQL Server

Cómo exportar datos de una tabla SQL a Excel mediante el Asistente de importación y exportación de SQL Server

1. Inicie SSMS y conéctese a la base de datos requerida.

2. En el Explorador de objetos, vaya a la base de datos que desea exportar a Excel. Invoca el menú contextual y ve a Tareas > Exportar datos. Se abre el asistente.

3. En la página Elegir una fuente de datos, especifique la fuente de datos y el nombre del servidor en la lista desplegable. También puede seleccionar la autenticación de Windows o SQL Server y, si es necesario, seleccionar otra base de datos para exportar.

4. La segunda página es Elegir un destino, donde puede establecer la ruta al archivo de Excel requerido y seleccionar una versión de Excel.

5. La página siguiente es Especificar Copia de tabla o Consulta, donde debe seleccionar Copiar datos de una o más tablas o vistas.

6. En la página Seleccionar Tablas y vistas de origen, puede especificar las tablas y vistas necesarias. Además, puede editar asignaciones o hacer clic en Vista previa para ver qué datos se exportarán al archivo de Excel.

7. En la página Revisar asignación de tipos de datos, puede revisar cómodamente la asignación de las tablas seleccionadas.

8. En la página Guardar y ejecutar paquete, active la casilla Ejecutar inmediatamente y haga clic en Siguiente.

9. ¡Ya casi llegamos! En la página Completar el Asistente, podrá ver todos los ajustes que haya configurado durante esta operación de exportación.

Si todo es correcto, haga clic en Finalizar para ver el progreso de la exportación y disfrutar de los resultados de la ejecución exitosa.

¡Eso es! Los resultados se exportarán a una nueva hoja que se agregará a su archivo de Excel.

Ahora veamos cómo exportar los resultados de consultas SQL a Excel con encabezados de columna.

Cómo exportar los resultados de consultas SQL a Excel con encabezados

El flujo de trabajo aquí es bastante similar al caso anterior, con los pasos 1 a 4 siendo realmente idénticos (por lo que puede comprobarlos aquí).

Pero luego continúa con el paso 5, la página Especificar Copia de tabla o Consulta, donde debe seleccionar Escribir una consulta para especificar los datos que desea transferir.

A continuación, en la página Proporcionar una consulta de origen, introduzca la instrucción SQL requerida.

Haga clic en Analizar para comprobar rápidamente si hay errores tipográficos en su declaración.

Bien, nuestra sentencia SQL es válida. Vamos a hacer clic en Siguiente para seguir adelante.

En la página Seleccionar Tablas y Vistas de origen, verá la fuente etiquetada como . También puede ver que se agregará una hoja llamada Consulta al archivo de Excel seleccionado.

El resto del flujo de trabajo también es idéntico al caso anterior. En la página Guardar y ejecutar paquete, active la casilla Ejecutar inmediatamente. En la página Completar el Asistente, compruebe todos los ajustes que haya configurado y haga clic en Finalizar para completar la exportación. Los resultados de la consulta se exportarán a una nueva hoja que se agregará a su archivo de Excel.

Cómo exportar datos de SQL Server a un archivo de Excel mediante el Asistente de conexión de datos

O, para ser más precisos, estamos hablando de importar aquí, porque esta operación se inicia desde Excel en una máquina que debe estar conectada a SQL Server. La forma más rápida de iniciar el Asistente de conexión de datos es ir a la barra de búsqueda, ingresar desde SQL Server y hacer clic en la sugerencia en la lista desplegable.

1. En la página Conectarse al servidor de base de datos, escriba el nombre de servidor requerido y elija el modo de autenticación preferido en la sección Credenciales de inicio de sesión.

2. En la página Seleccionar Base de datos y tabla, seleccione la base de datos requerida y una o más tablas requeridas de la cuadrícula.

3. En la página Guardar archivo de conexión de datos y Finalizar, solo tiene que dejar todo como está y hacer clic en Finalizar.

4. El cuadro de diálogo final es Importar datos, donde debe seleccionar para ver sus datos en una Tabla y elegir si desea importarlos a una hoja de trabajo Existente o a una Nueva hoja de trabajo. En el primer caso, puede especificar la celda de inicio requerida.

Ahora simplemente haga clic en OK, y los datos se importarán a su archivo de Excel.

Cómo exportar datos de SQL Server a un archivo de Excel mediante una instrucción T-SQL

Nuestro siguiente método de exportación nos lleva de vuelta a los SSM. Puede usar el OPENROWSET de T-SQL para exportar datos de SQL Server a Excel. Abra el editor de consultas a través del botón Nueva consulta en el menú y ejecute una consulta, similar a la siguiente, en la base de datos requerida:

INSERT INTO OPENROWSET('Microsoft.ACE.OLEDB.12.0','Excel 12.0; Database=C:\Documents\SQL.xlsx;','SELECT * FROM ')SELECT * FROM HumanResources.Department

Asegúrese de indicar un nombre de proveedor OLE DB válido (indicado como Microsoft).AS.OLEDB.12.0 en el ejemplo), nombre de archivo de Excel (indicado como SQL.xlsx en el ejemplo), y la tabla de la que desea exportar datos (indicada como Recursos humanos.Departamento en el ejemplo).

Tenga en cuenta que antes de que la ejecución de su consulta tenga éxito, puede encontrar algunos problemas en el camino. Si lo hace, consulte esta guía para obtener una lista de posibles errores con soluciones detalladas.

Cómo exportar datos de SQL Server a Excel mediante dbForge Studio para SQL Server

Finalmente, puede realizar operaciones de exportación versátiles a través de dbForge Studio para SQL Server, un IDE multifuncional que cubre casi todos los aspectos del desarrollo, la gestión y la administración de SQL Server. Naturalmente, las herramientas de importación y exportación de datos son parte de su funcionalidad principal. Exportar a Excel se vuelve mucho más personalizable que en los casos anteriores, pero igual de fácil.

1. En el Explorador de objetos, haga clic con el botón secundario en la base de datos/tabla/vista requerida y haga clic en Exportar datos en el menú contextual para invocar el asistente de exportación. En su primera página, Formato de exportación, seleccione el formato preferido: MS Excel (.xls) o MS Excel 2007 (.xlsx).

2. En la página de origen, compruebe la conexión, la base de datos, el esquema y las tablas y/o vistas seleccionadas para exportar.

3. En la página Configuración de salida, seleccione exportar datos a un solo archivo. Además, puede agregar una marca de tiempo al nombre del archivo, eliminar automáticamente archivos antiguos, crear un archivo con archivos exportados y previsualizarlos.

4. En la página Opciones, puede configurar las opciones de cuadrícula de tabla para los datos exportados. Los resultados se muestran convenientemente en la sección de vista previa.

5. En la página Formatos de datos, tiene dos pestañas. El primero es Columnas, donde puede seleccionar columnas para exportar y verificar sus alias y tipos de datos. El segundo es Formatos, donde puede cambiar la configuración de formato predeterminada, así como seleccionar la codificación binaria requerida de la lista desplegable.

6. En la página Configuración de impresión de página, puede configurar el tamaño de página, la orientación, los márgenes, el texto del encabezado y el pie de página (incluida la opción de repetir el encabezado de la tabla).

7. En la página Filas exportadas, puede seleccionar exportar todas las filas, exportar las filas seleccionadas en la página Formatos de datos o exportar un rango de filas especificado.

8. En la página Manejo de errores, puede especificar el comportamiento de procesamiento de errores y optar por escribir informes en un archivo de registro con una ruta de acceso especificada.

9. ¡Eso es! Ahora solo tiene que hacer clic en Exportar, y la operación se completará en cuestión de momentos. Encontrará el archivo Excel exportado en la carpeta de destino especificada.

También vale la pena señalar que puede guardar la configuración de exportación en una plantilla utilizando el botón Guardar en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Para los usuarios ávidos de SQL Server Management Studio, podemos sugerir una alternativa: dbForge Data Pump, un potente complemento SSMS que permite exportar datos a 14 formatos e importar datos de 10 formatos, incluidas las hojas de cálculo de Google.

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