Introducción
¡Hola! Soy Kristine con el podcast Express to Impress.
Hoy en día, las llamadas de conferencia son la norma. Ya sea que los miembros de tu equipo vivan en un radio de 30 minutos entre sí o en continentes diferentes, es probable que lleves a cabo todas las reuniones a través de conferencias telefónicas. A estas alturas, ya conoces algunos de los peligros potenciales de las llamadas en conferencia. Alguien se olvida de silenciarse a sí mismo, y lo escuchas respirar o comer su almuerzo, alguien se olvida de silenciarse cuando comienzan a hablar, alguien está hablando, y luego su hijo o cónyuge irrumpen en su oficina haciendo ruido. No importa qué situación inusual se desarrolle durante una conferencia telefónica, alguien tiene que manejar la conversación y hacerla lo más efectiva posible.
En este episodio, aprenderás a dirigir conferencias telefónicas. Nos centraremos en las llamadas de conferencia de audio, no en las llamadas de videoconferencia, que merecen su propio episodio.
Cada semana, comparto historias y consejos para ayudarte a comunicarte con claridad y confianza en tu búsqueda de empleo, entrevistas y en el lugar de trabajo para que puedas alcanzar tus objetivos profesionales. Si te gusta mi podcast, no olvides suscribirte para obtener nuevos episodios. Puedes suscribirte en cualquier lugar donde descargues podcasts como Apple, Pandora o mi sitio web en express-to-impress.com.
¡Ahora, comencemos!
Historia
Ahora, te contaré una historia sobre una llamada de conferencia que salió mal.
Un amigo de Recursos Humanos estaba dirigiendo una conferencia telefónica cuando su novia irrumpió en la habitación. Con un plato en una mano, anunció alegremente: «¡El desayuno está listo!»inmediatamente seguido por el apodo sucio que tiene para su novio.
Mi amigo, por supuesto, estaba aturdido. Su novia estaba aturdida. Y, sin embargo, tuvo que seguir liderando la llamada, con la esperanza de que, de alguna manera, todo desapareciera.
Pero él lideraba la llamada, y no silenció su llamada, así que, por supuesto, sus compañeros de trabajo aprendieron su nombre sucio y otros detalles sobre su vida personal.
Dado que los otros en la llamada silenciado sus líneas, cualquier jadeos o risas fueron escondidos de mi amigo. ¡Y afortunadamente, ese fue el final de todo!
Pero siguió adelante, esperando que sus compañeros de trabajo no escucharan lo que seguramente escucharon.
Esta es solo una de las muchas historias de horror de llamadas de conferencia. Saturday Night Live tiene una comedia hilarante llamada «Zoom Call» que sin duda está inspirada en algunos eventos reales.
Ahora, no hay necesidad de preocuparse por dirigir una llamada de conferencia. Todos podemos aprender de errores graciosos. Continuemos con la sección de consejos, donde aprenderás a dirigir una conferencia telefónica exitosa.
Qué hacer Antes de Dirigir Llamadas de Conferencia
Su llamada de conferencia será productiva y eficiente con la preparación.
Compartir una Agenda Antes de la Reunión
Mi primer consejo es crear una agenda y compartirla con todos los asistentes antes de la reunión.
Domine la tecnología
A continuación, debe dominar la tecnología que usará. Por lo tanto, siga adelante y pruebe Microsoft Teams, Zoom u otra herramienta que usará durante la conferencia telefónica. Asegúrese de saber cómo funcionan las funciones para que pueda tomar el control de la reunión y ayudar a otros si es necesario.
Prepare su entorno
Finalmente, y lo más importante, prepare su entorno para la llamada. Informe a los miembros de su hogar sobre la llamada, coloque una nota en su puerta, cierre con llave la puerta y haga todo lo posible para garantizar que su entorno sea lo más silencioso posible. Que puede significar poner a su bebé a dormir la siesta antes de la llamada o instruir a su animal a entrar en su jaula.
Consejos para liderar Llamadas de conferencia
Ahora, profundicemos en cómo dirigir una llamada de conferencia.
Llegue temprano
Querrá llegar temprano para asegurarse de que la tecnología funciona correctamente y dar la bienvenida a las personas a la llamada cuando se unan. Tu presencia también mostrará a los asistentes que estás preparado y a cargo. También querrás intervenir antes o durante la llamada si alguien tiene una mala conexión o un ruido de distracción en el fondo.
Abrir una reunión
Después de una pequeña charla con colegas, querrá llamar la atención de todos para iniciar la llamada. Si la cultura de su empresa es comenzar las llamadas de conferencia en el punto, asegúrese de comenzar la llamada a tiempo. Si es normal esperar uno o dos minutos para permitir que se unan tarde a tu empresa, entonces dale a la gente ese tiempo extra.
Por lo tanto, para abrir una reunión, debe hacer lo siguiente:
- Llamar la atención de todos
- Dar la bienvenida y agradecer a su público por unirse a la llamada
- Presentar a los nuevos colegas o visitantes
- Explicar el propósito y los objetivos de la reunión
- Esbozar la agenda
- Compartir expectativas, como si las personas deberían silenciar sus líneas si no están hablando, si deberían usar una herramienta para indicar que tienen una pregunta o comentario en una herramienta de chat en línea
- Pídale a la primera persona de la agenda que comience
Este es un ejemplo de cómo podría abrir una reunión.
De acuerdo. Parece que la mayoría de la gente ha llegado. Rebecca está en camino. Llamó para hacernos saber que se retrasaría, pero que pronto se unirá a nosotros. Sigamos adelante y pongamos este espectáculo en marcha.
Bueno, buenas tardes a todos. Quiero dar la bienvenida a nuestra visitante, Jane Doe de Corporate, a nuestra llamada de hoy. Estamos encantados de tenerle con nosotros hoy. El propósito de esta convocatoria es identificar posibles recortes. Echemos un vistazo rápido a la agenda.
Como puede ver, los cinco jefes de departamento informarán sobre las áreas potenciales a recortar en sus departamentos. Cada jefe de departamento tendrá 10 minutos para presentar, y luego tendrá la oportunidad de hacerles preguntas. Asegúrese de que su línea esté silenciada a menos que esté presentando o haciendo una pregunta. Alguna pregunta antes de empezar? Genial, vayamos al grano. Sam, ¿puedes empezar?
Discuta problemas
Ahora veamos su rol mientras las personas discuten problemas.
Apégate a la Agenda
Cuando alguien intenta cambiar el tema, tienes que devolverlo a la agenda para mantener la discusión en el buen camino.
Puede guiar la discusión de vuelta al propósito de la reunión reconociendo que alguien mencionó un buen punto, pero que necesita llevar al grupo de vuelta al punto principal. Aquí, puede enfatizar el beneficio de mantenerse en el camino al asegurarle a la audiencia que sabe que está ocupada y que desea sacarla de la llamada a tiempo.
Cambiar el tema
Una de sus funciones más importantes es supervisar el tiempo y la interrupción al pasar a un nuevo tema. A veces, tendrás que concluir una discusión urgente a medida que se desarrolla. Para hacer esto, puede reconocer que es un punto importante y dar algunas opciones para resolverlo. El equipo puede discutirlo más adelante en la llamada si hay tiempo extra, se puede programar una llamada de seguimiento o la conversación puede continuar por correo electrónico después de la conferencia telefónica. Una vez que termines un tema, es hora de dirigir la atención del grupo al siguiente tema con un comentario como:
Ahora, prestemos atención a Seth, ya que nos proporciona algunas actualizaciones sobre el Departamento de TI.
Fomentar el compromiso
Ampliar la discusión
Usarás muchos sombreros en la conferencia telefónica. Uno de ellos es involucrar a los participantes. Si notas que algunas personas no han contribuido, puedes hacer una pregunta como,
Entonces, ¿qué piensan los demás?
Este tipo de preguntas ampliará la discusión para incluir a más personas.
Comprobar si hay acuerdo
El progreso requiere tomar decisiones y, como líder de conferencia telefónica, deberá comprobar si hay acuerdo para tomar decisiones. Entonces, ¿cómo puedes hacer eso? Puede preguntar si todos están de acuerdo o simplemente preguntar si alguien no está de acuerdo o tiene preocupaciones con respecto a los planes que se están discutiendo.
Finalizar una reunión
Eventualmente, será el momento de terminar la reunión, y usted también tendrá que liderar ese proceso. Además de indicar que es hora de terminar la reunión, vuelva a exponer los acuerdos y los elementos de seguimiento, y solicite la aportación final.
Los participantes apreciarán que respete su tiempo, así que asegúrese de terminar a tiempo.
Así es como puedes terminar una reunión.
Muy bien, sé que todos tienen horarios ocupados, y quiero sacarlos de aquí a tiempo. Recapitulemos lo que acordamos. Seguiremos adelante con la reducción de la fruta de bajo costo del presupuesto, por un total de 5 55,000. Luego, revisaremos el presupuesto en el cuarto trimestre y veremos si se necesitan más recortes. Mientras nos enfocamos en eliminar solo los costos verdaderamente innecesarios, ganaremos algo de tiempo y no causaremos un alboroto en la oficina. ¿Todos están de acuerdo?
Bien, ahora ya sabes cómo dirigir una llamada de conferencia. Usted sabe cuáles son sus responsabilidades y tiene algunas frases para usar en puntos importantes de las llamadas de conferencia.
COACHING DE ENTREVISTAS
Últimamente, he estado ocupado entrenando a 14 médicos internacionales de Corea, Arabia Saudita, Perú, Taiwán, Palestina y Turquía mientras se preparan para entrevistas de residencia médica y becas en los Estados Unidos. Son increíblemente conocedores y exitosos, pero entrevistarse en un segundo idioma no es una tarea fácil. Me impresionan todos los días con su apertura a aprender y probar nuevas formas de comunicarse para conectar con sus entrevistadores y convencerlos de que tendrían éxito en sus programas.
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Puede reservar una entrevista simulada conmigo en mi sitio web en express-to-impress.com.
Sintoniza la próxima semana
Muy bien, te invito a sintonizar la próxima vez para mejorar tus habilidades en inglés. Aprenderás definiciones de frases y expresiones idiomáticas de este episodio.
Muchísimas gracias por escuchar el podcast Express to Impress. Si te gustó este episodio, ¡recuerda compartirlo con un amigo! Nos vemos la próxima vez. ¡Adiós!
