El método esencial para definir un proceso es, sin lugar a dudas, el mapa de procesos. El mapa de procesos le ayuda a comprender un proceso y los pasos que lo componen. Los mapas de procesos ayudan a determinar dónde y cómo comienza y termina un proceso, así como todos los pasos y decisiones intermedios. Al aprender los conceptos básicos del mapeo de procesos, puede convertirse en un experto en:
- Comprender cómo documentar un proceso existente
- Aprender a representar el» tal cual » o el estado actual de un proceso
- Identificar áreas de ineficiencia en un proceso
Hay varios tipos de mapas de procesos (de alto nivel, detallados, funcionales, etc.). En la fase de Medición de Six Sigma, incluso tocamos tipos más avanzados de mapeo de procesos, como mapas de flujo de valores y SIPOC. En este artículo, sin embargo, nos centramos en cómo definir un proceso aprendiendo los conceptos básicos de mapeo de procesos y cómo usar un mapa de procesos de alto nivel.
Un mapa de proceso es una representación gráfica de un flujo de proceso. Un mapa de procesos ilustra cómo se fabrica un producto o cómo se realiza una transacción. Los mapas de procesos representan estas actividades paso a paso. Los mapas de procesos también ayudan a representar cómo los materiales o la información fluyen secuencialmente de una entidad empresarial a la siguiente. Algunos mapas de procesos incluso ayudan a demostrar quién es responsable de cada paso.
¿Cómo hago un mapa de proceso?
Los símbolos de asignación de procesos más utilizados se enumeran en el mapa de procesos a continuación. Estos son los cuatro símbolos esenciales. Es poco probable que se haga algún mapa de proceso sin usar estos cuatro símbolos. Representan los elementos gráficos más básicos y comunes necesarios para dibujar su primer mapa de proceso, e incluso el más avanzado. Los mapas de proceso comienzan y terminan con el símbolo ovalado etiquetado arriba como «inicio / fin». Todos los mapas tienen pasos de proceso y la mayoría tiene decisiones. Para dibujar su primer mapa de proceso, debe identificar el proceso que desea mapear y comenzar etiquetando el primer paso con el óvalo. El siguiente paso de un proceso debe representarse con un cuadrado. Si se suceden pasos de proceso sucesivos, continúe usando un cuadrado. Si encuentra un lugar en el proceso donde se debe tomar una decisión, represente esa pregunta / decisión con un símbolo de diamante. Todas las decisiones tienen más de un resultado posible. Por lo tanto, la mayoría de los diamantes tienen 2 conectores que apuntan a pasos de proceso separados. Por lo general, estos indicadores representan respuestas «Sí» y «No» a la pregunta o decisión. A continuación se muestra un ejemplo de mapa de procesos genérico simple:
Como regla general, sugiero que los mapas de procesos de alto nivel se limiten a 4-6 pasos. La clave es poder condensar un proceso en grupos lógicos de categorías fácilmente descriptivas. Si no puede condensar un proceso hasta su forma más simple y representarlo en 4-6 pasos, probablemente no entienda el proceso lo suficientemente bien o sea víctima de complicar demasiado las cosas.
Sin duda será necesario refinar aún más el nivel de información y detalle representado por su mapa de proceso, pero el primer paso siempre debe ser mapearlo en su forma más básica. Tenemos técnicas de mapeo de procesos que le ayudarán a agregar detalles de una manera estructurada y organizada, pero esa lección es para otro día. Hoy, acepte el desafío de mapear su proceso en 4-6 pasos? ¿Puede hacerlo?
