Piense en su historia de aventura favorita. Ya sea El Señor de los Anillos o el Viaje en Chihiro, todos comparten una cosa en común: una misión general, con tareas en el camino y (con suerte) un plan para guiar al héroe a su objetivo.
Del mismo modo, cuando emprendes un nuevo proyecto, ya sea renovar una casa o diseñar una nueva aplicación, esa misma sensación de estructura e impulso te ayudará a mantener las cosas en el buen camino. Aquí es donde un plan de trabajo es útil.
Un plan de trabajo es un documento que traza la ruta hacia tu objetivo. Incluye cosas como presupuestos y recursos, así como horarios y limitaciones. Es un esfuerzo compartido entre usted, a menudo los miembros de su equipo y casi siempre las partes interesadas, a quienes necesitará para participar.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber para crear tu primer plan de trabajo, incluyendo cómo aprobarlo y qué hacer después de que tu proyecto esté completo. Vamos a sumergirnos.
- ¿Qué es un plan de trabajo?
- ¿Por qué utilizar un plan de trabajo?
- Cómo crear un plan de trabajo
- Averigüe el «por qué»
- Dale contexto a tu proyecto
- Establezca su estrategia y objetivos
- Defina y coordine sus recursos
- Defina riesgos y cree un plan de contingencia
- Crea tu plan de trabajo
- Check-in y seguimiento
- Evalúe el proyecto
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es un documento formal que contiene pasos clave que lo mueven hacia el logro de una meta. Incluye presupuestos, recursos, plazos, hitos y un cronograma. Por lo general, se reserva para proyectos más grandes, pero puede usar una versión reducida para tareas más pequeñas.
Es un documento guía que ayuda a todos a colaborar para lograr el objetivo final. Antes de echar un vistazo a cómo crear uno, repasemos rápidamente algunos términos clave.
El objetivo describe lo que quieres lograr. Por ejemplo, cambie la marca de su negocio, cree una aplicación o aumente las ganancias.
La estrategia es la ruta que tomarás para lograr tu objetivo. Por ejemplo, si su objetivo era cambiar la marca, podría incluir el diseño de un nuevo logotipo, la definición de un nuevo tono de voz y la creación de una nueva declaración de misión.
Sus objetivos son entregables que se establecen en su estrategia. Deben definirse claramente, con plazos y factores mensurables. Establecer esto le ayuda a mantenerse en el camino y medir el progreso.
Las tácticas son técnicas que usarás para ayudarte a alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar el número de visitantes a tu sitio web, las tácticas podrían incluir investigación de palabras clave, publicaciones de blog SEO, publicidad PPC, etc.
¿Por qué utilizar un plan de trabajo?
Un plan de trabajo puede ayudarte a mantenerte en el buen camino y a organizarte. También es útil para el impulso: Tener un documento que trace cada etapa de su proyecto le hace a usted y a otros miembros del equipo responsables de los hitos clave, lo que resulta útil para las reuniones provisionales cuando necesita explicar su progreso a las partes interesadas y a la alta dirección.
Ejemplo de plan de trabajo
Cómo crear un plan de trabajo
Crear un plan de trabajo puede llevar un poco de tiempo. Pero ya conoce el procedimiento: Cuanto más tiempo invierta por adelantado, más fluido será su proyecto, por lo que vale la pena reservar un tiempo para hacerlo bien.
Averigüe el «por qué»
Antes de comenzar su hoja de trabajo, deberá establecer su objetivo. O, en otras palabras, define por qué estás haciendo lo que estás haciendo.
El por qué es fundamental para todo. Este es su objetivo, su búsqueda, la razón por la que su proyecto existe en primer lugar. Trate de condensar esto en una oración o dos de estilo de tono de ascensor, que puede poner al principio (o al principio) de su plan de trabajo. Le da a cualquiera que lo lea (incluido usted mismo) un recordatorio rápido de de qué se trata. También es útil para las partes interesadas y la alta dirección, que a menudo no tienen mucho tiempo y solo quieren el resumen de línea superior de lo que está haciendo.
Para averiguar el por qué, probablemente necesite comenzar con algunas reuniones iniciales con las partes interesadas. Esto le ayudará a establecer sus objetivos, alcance y restricciones. Antes de ir a esta reunión, es posible que desee hacer algunos trabajos preliminares usted mismo. Si tienes dificultades para empezar, intenta establecer tus metas INTELIGENTES. Estos pueden ayudarlo a organizar sus pensamientos y superar el obstáculo inicial de averiguar qué es lo que desea lograr.
Dale contexto a tu proyecto
Espero que hayas pensado en esto durante el primer paso, por lo que esta etapa debería ser más fácil. Desarrolle el contexto de su proyecto, incluida la información sobre los competidores, el mercado actual y cómo su proyecto encaja en los objetivos comerciales más amplios.
Aquí hay algunas preguntas que puede hacerse (y, de cara a cara, preguntas que probablemente le harán las partes interesadas):
- ¿Cuál es el propósito de su proyecto y cómo respalda los objetivos comerciales más amplios?
- ¿Cómo satisfará mejor su proyecto las demandas de los clientes?
- ¿Cómo se compara su proyecto con las cosas que están haciendo los competidores? Esto también podría alimentar tu ‘por qué’ (tal vez necesites lanzar una nueva versión de algo para seguir siendo competitivo).
Establezca su estrategia y objetivos
Con pinceladas anchas, comience a trazar su ruta para lograr su objetivo, incluidos los objetivos, que deben ser medibles. Si aún no lo ha hecho, cree un diagrama INTELIGENTE para ayudarlo a resolver esto. O, si ya lo ha hecho, es posible que desee darle más detalles.
Defina y coordine sus recursos
A continuación, calcule sus recursos. Las preguntas y respuestas más detalladas pueden cubrir lo siguiente:
- ¿Cuánto tiempo tomará su proyecto?
- ¿Cuál es su presupuesto y de dónde saldrá?
- ¿Existen restricciones?
- Qué herramientas usarás para ayudarte (herramientas de gestión de proyectos, software de diagramación
- ¿Quién será asignado a qué función?
- ¿Cuáles son sus hitos y plazos?
- ¿Cómo será el éxito y cuáles son sus métricas para medirlo?
También debe aprender sobre la restricción triple. Tener una comprensión de esto puede ayudarlo a hacer malabares con el alcance, el tiempo y el costo de manera más eficiente. También puede ayudarlo a planificar y prepararse para cosas que no son ideales, pero que también son inevitables, como días de enfermedad del personal, fallas de software o retiro de patrocinadores.
Defina riesgos y cree un plan de contingencia
Planificar para lo peor no significa que esté siendo pesimista: es solo sentido común y bueno. Significa que si algo sucede, es más probable que sepas qué hacer a continuación.
Los riesgos se presentan en todas las formas, desde emergencias del personal hasta accidentes que afectan los presupuestos y los horarios. Hable con tantas personas como sea posible para obtener una imagen lo más amplia posible, luego cree un plan de contingencia para tener en su lugar, por si acaso. También es una buena idea nombrar a alguien para que asuma la responsabilidad aquí, en caso de que cualquiera de estos riesgos se convierta en realidad. Con cada problema potencial abordado, tendrá mejores respuestas para sus partes interesadas y podrá asegurarles que no ha dejado piedra sin remover.
Crea tu plan de trabajo
Una vez que hayas reunido toda esta información, es hora de crear una plantilla de plan de trabajo y llenarla. Debe incluir su objetivo, sus métricas de éxito, sus objetivos, plazos, riesgos y otra información útil. Puede usar una hoja de cálculo de Excel u optar por un software de gestión de proyectos, que generalmente incluye plantillas y gráficos prediseñados, así como otras herramientas que facilitan la colaboración.
Sumergirse en otros diagramas puede ayudarlo en esta etapa. A algunos gerentes de proyecto les gusta usar gráficos de Gantt (como el de abajo) para trazar sus líneas de tiempo.
Creado en Cacoo
Check-in y seguimiento
Una vez que haya comenzado, es importante realizar un seguimiento del progreso y el seguimiento con cada miembro del equipo para asegurarse de que todos estén haciendo frente a la carga de trabajo y completando sus objetivos.
De nuevo, el software de gestión de proyectos puede ayudarte a estar al tanto de las cosas y detectar los problemas desde el principio, sin tener que pasear por la oficina y preguntar a todos en persona o enviar cientos de correos electrónicos, algo que tu equipo apreciará tanto como tú. También es una buena idea programar chequeos regulares, que pueden tomar la forma de uno o todos los siguientes: presentaciones diarias, reuniones rápidas de equipo una vez a la semana, reuniones con la gerencia y/o las partes interesadas en hitos clave.
Cuanto más te comuniques y colabores, menos probable será que las cosas se escabullan. También es una buena oportunidad para revisar la calidad del trabajo y proporcionar comentarios y hacer ajustes a medida que avanza.
Evalúe el proyecto
Finalmente, averigüe qué tan bien lo hizo. Una reunión post mortem (no tan morbosa como suena) es esencial aquí porque da a todos en el equipo la oportunidad de reunirse, dar un paso atrás y celebrar las victorias (así como abordar de manera constructiva cualquier fracaso).
La evaluación es importante por tres razones: En primer lugar, le ayuda a determinar si logró su objetivo o no. En segundo lugar, le ayuda a explicar el éxito (o los problemas) del proyecto a las partes interesadas. Y tercero, sienta un precedente útil para proyectos futuros, con valiosas lecciones aprendidas en el camino.
