Cómo crear un sistema de gestión documental para pequeñas empresas

La gestión documental es el proceso en el que la información se crea, comparte, organiza y almacena de manera eficiente y adecuada. Saber cómo crear un sistema de gestión documental es esencial para las empresas.

Para muchas empresas, el enfoque de un sistema de gestión de documentos está en la organización y el almacenamiento de documentos. Quieren almacenar documentos de una manera organizada y segura, lo que facilita la búsqueda de documentos.

Si escribe » sistema de gestión de documentos «en cualquier motor de búsqueda, obtendrá largas listas de» soluciones » de gestión de documentos, muchas de ellas con software o aplicaciones que ensalzan los beneficios de una oficina sin papel.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos

Independientemente de si utiliza software o no, para que la gestión de documentos de su empresa funcione de manera efectiva, debe seguir algunas prácticas recomendadas. Responder a estas cuatro preguntas le ayudará a desarrollar un sistema de gestión de documentos:

¿Cuáles son las reglas para crear documentos?

Facturas, recordatorios de pagos, contratos de venta, correos electrónicos, balances, hojas de cálculo, informes: todas las empresas crean una variedad de documentos durante el funcionamiento normal de su negocio. Para mantener las cosas organizadas, las empresas deben establecer reglas para crear documentos.

Por ejemplo:

• ¿Hay plantillas internas para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas? ¿Dónde están ubicados?
• ¿Hay una guía de estilo interna que deba seguirse?
• ¿Los documentos nuevos deben incluir la fecha y la hora?
• ¿Qué procedimientos deben seguirse para compartir o revisar estos documentos?

Para algunas pequeñas empresas, lo único que importa en la creación de documentos es dónde se encuentran las plantillas para diferentes documentos comerciales y cómo se deben usar. Sin embargo, si la creación de documentos en su empresa implica que diferentes personas colaboren, revisen o actualicen documentos, debe dedicar algún tiempo a decidir cómo se deben hacer estas cosas para garantizar la eficiencia y la coherencia.

¿Cómo vamos a almacenar documentos?

De hecho, hay dos aspectos en esta pregunta. El primero se refiere a los aspectos físicos del almacenamiento. Incluso si su pequeña empresa almacena documentos en archivadores, hay costos asociados con el almacenamiento, no solo el costo de los archivos, sino el tiempo que usted o sus empleados dedican a archivar o recuperar documentos. De hecho, para la mayoría de las pequeñas empresas, el mayor costo asociado con el almacenamiento es probablemente el costo del tiempo perdido cuando las personas buscan documentos.

El segundo aspecto del almacenamiento de documentos es organizativo. ¿Cómo se archivarán los documentos? La clave para archivar documentos es seguir buenas prácticas de gestión de archivos. ¿Cómo manejará los archivos que están obsoletos o listos para ser eliminados en su sistema de gestión de documentos?

Al comienzo de cada año, por ejemplo, repaso los diferentes archivos relacionados con el trabajo en mi computadora, elimino los que ya no están actualizados, creo nuevas carpetas etiquetadas por año y/o tema, muevo archivos según sea necesario.

Lo mismo se puede hacer con archivos de papel. No es difícil eliminar documentos antiguos de una carpeta y crear una nueva etiqueta con » old » en el título. Algunas soluciones de software ofrecen opciones de presentación automática. Microsoft Outlook, por ejemplo, le permite archivar correos electrónicos antiguos.

¿Cómo se puede simplificar la recuperación de documentos?

Esta pregunta llega al núcleo de su sistema de gestión de documentos. La investigación muestra que el tiempo perdido en la búsqueda de documentos e información importantes tiene un costo muy alto.

Una vez más, las buenas prácticas de archivo pueden ayudar a resolver el problema. Si hace cosas como seguir consistentemente prácticas de nomenclatura estrictas, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.

Ya sea que sea el único propietario que trabaja solo o el propietario de un negocio con empleados, cree una lista de ubicaciones de archivos que recuerde a los usuarios dónde van tipos de archivos específicos y dónde encontrar documentos específicos. Recuerde incluir si el archivo está en el sistema informático, en un servidor interno, en la nube o, si está en papel, archivado en una ubicación física.

Por ejemplo, supongamos que usa imágenes, videos o incluso fotos en papel en su empresa. Una entrada en su lista de ubicación de archivos podría ser:

• Imágenes digitales / vídeo: ordenador (o servidor) – unidad E: / fotos – archivo en la carpeta de temas adecuada
  Fotos en papel: archivador 3-Fotos-por tema

Las carpetas compartidas de red o nube deben etiquetarse de acuerdo con el contenido, al igual que los cajones de un archivador.

¿Cómo podemos mantener seguros nuestros documentos?

La primera línea de defensa en seguridad de documentos es proteger físicamente las instalaciones de la empresa. Todas las empresas deben tener instalados sistemas de seguridad, como un sistema de alarma, incluso en las oficinas domésticas.

Las empresas también pueden querer (o necesitar) invertir en otras medidas de seguridad, como instalar barras o cámaras de seguridad, o contratar servicios de seguridad. Puede pasar todo el tiempo en el mundo creando contraseñas y cifrando archivos para proteger sus archivos electrónicos, pero no será muy efectivo si alguien puede irrumpir y robar su computadora y el disco duro que contiene.

Todos los archivadores deben tener candados y mantenerse cerrados después del horario laboral (y cerrados a la hora del almuerzo si no hay nadie cerca).

Los procedimientos generales de seguridad para documentos electrónicos incluyen realizar copias de seguridad de documentos de forma periódica y mantener copias de seguridad de documentos en una ubicación diferente del disco duro donde se encuentran los documentos originales. El almacenamiento fuera del sitio es ideal para proteger sus datos de desastres naturales (otra razón por la que la nube es una gran opción).

Es posible que las pequeñas empresas con empleados que comparten la misma red informática también quieran restringir el acceso de algunos usuarios para que puedan usar o ver solo algunos de los recursos de la red. Por ejemplo, es posible que tenga una carpeta de red compartida o en la nube llamada «Contabilidad» que tenga acceso solo de administración. Incluso si un usuario tiene permiso para acceder a un recurso, como una aplicación, los documentos específicos pueden protegerse con contraseña. El contenido del documento también se puede cifrar, lo que lo hace accesible solo a aquellos que tienen la clave de cifrado.

El robo de información por parte de los empleados es otra amenaza para la seguridad de los datos. Como cuestión de política interna, las pequeñas empresas deben investigar a los empleados y obtener una verificación de antecedentes.

Implementar su sistema de gestión de documentos

Una vez que haya respondido a las preguntas anteriores y creado su plan de gestión de documentos, estará listo para implementarlo, asegurando así que todo su equipo conozca los detalles del sistema de gestión de documentos de su empresa y siga los procedimientos adecuados para crear, almacenar y recuperar documentos.

También debe asegurarse de que todos los usuarios que acceden a documentos y los usan en su organización estén sincronizados y de que los nombres y almacenen de forma adecuada. Para garantizar esto, verifique periódicamente si se pueden encontrar fácilmente archivos específicos y si hay errores de archivo.

Soluciones de software para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas también pueden disfrutar de los beneficios de una solución de software para administrar documentos, y sin tener que gastar una fortuna en ella. Opciones como el software como servicio (SaaS) y la capacitación a través del aprendizaje electrónico minimizan los costos y facilitan la implementación.

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