10 Errores que Cometen Los Nuevos Gerentes de Operaciones

Todo el mundo comete errores, especialmente cuando acaba de comenzar en un nuevo trabajo o actividad. Hay ciertos errores que los gerentes de operaciones novatos tienden a cometer. No te sientas tan mal si los has hecho todos; incluso los gerentes de operaciones experimentados a veces también los hacen. Pero si aún no has cometido un error en estos pasos en falso, el solo hecho de conocerlos aumenta tus posibilidades de evitarlos.

Comenzar un viaje de mejora sin un mapa

Quizás el error más frecuente que incluso los gerentes de operaciones experimentados cometen es no documentar sus procesos existentes. En cualquier proyecto de mejora de procesos, es esencial saber por dónde empezar. ¿Cómo sabes si hiciste alguna mejora si no sabes por dónde empezaste? Aunque esta documentación inicial a menudo se considera una pérdida de tiempo, documentar el proceso actual revela dónde existen puntos problemáticos en el proceso.

Ejecución sin métricas

Asegúrese de medir el rendimiento de las operaciones en el proceso. Estas métricas deben ser cuantitativas, relevantes y bastante fáciles de obtener. Desea tomar varias medidas diferentes, incluidos estos aspectos básicos:

• Cuánto tiempo tarda cada operación en completar su tarea

• Tiempo necesario para que un producto pase por el proceso de principio a fin

• Cuánto trabajo puede completar cada operación en un período de tiempo determinado

• Cantidad de inventario en proceso

• Nivel de consistencia de una operación

• Qué tan bien se ajusta un producto a las normas

Crear procesos excesivamente complejos

Simple siempre es mejor cuando se trata de diseñar procesos, así que evita la tentación de desarrollar procesos demasiado complejos. Una cosa común que sucede en los procesos establecidos es que se agregan pasos y actividades, a menudo como una solución para una operación rota, y esos pasos se convierten en una parte permanente del proceso, lo que aumenta la complejidad.

Al documentar y analizar un proceso, esté atento a la declaración, » Bueno, siempre lo hemos hecho de esta manera.»Es muy probable que pueda simplificar en gran medida un proceso relacionado con dicha declaración. También esté atento a los procesos que nadie puede describir completamente. Estos procesos a menudo son demasiado complejos para la tarea que se supone que deben realizar.

Falta el cuello de botella real

Si no analiza correctamente un proceso, probablemente identifique mal el cuello de botella. El cuello de botella es el recurso que limita la producción del proceso y es el recurso con menor capacidad. Si identifica mal el cuello de botella, perderá tiempo y dinero agregando capacidad a algo que en realidad no limita su producción en primer lugar.

Las personas a menudo asumen que el cuello de botella es el equipo más caro o más grande del sistema y, por error, le agregan capacidad. Asegúrese de analizar cuidadosamente el proceso para no sucumbir a esta suposición.

Administración basada en la utilización

Muchos gerentes piensan erróneamente que sus recursos deben estar funcionando continuamente. Nada está más lejos de la verdad, y esta mentalidad solo se suma a la cantidad de inventario de trabajo en proceso. El único recurso que debe funcionar el 100% del tiempo es el cuello de botella, y eso solo si existe demanda.

Centrarse en la utilización del cuello de botella es importante, pero para otros pasos de un proceso, debe centrarse en eliminar el desperdicio y mejorar la calidad para mejorar las operaciones en general.

No estandarizar

Estandarizar los procesos es importante para reducir la complejidad, y lo simple siempre es mejor. La estandarización es especialmente importante cuando más de una instalación produce el mismo producto. ¿Te imaginas cuál podría ser el impacto en la calidad si cada franquicia de McDonald’s utilizara un proceso diferente para ensamblar una hamburguesa con queso y preparar papas fritas? La estandarización permite a una empresa producir una calidad constante tanto en productos como en servicios.

Automatización de procesos defectuosos

Si un proceso no funciona como se desea, puede suponer que automatizarlo puede llevar a mejoras. Pero un mal proceso automatizado sigue siendo un mal proceso, sin importar cuánta automatización implemente.

Muchas empresas utilizan sistemas de gestión empresarial para integrar y gestionar sus procesos. Pero la implementación y el mantenimiento de estos sistemas son costosos y requieren mucho tiempo, y solo son tan buenos como los procesos subyacentes. Hasta que una empresa pueda arreglar sus procesos defectuosos, estos costosos sistemas no pueden proporcionar mucha ayuda.

Definir mal la calidad

¡La calidad es lo que el cliente dice que es! Cuando los gerentes de operaciones y los líderes de la empresa olvidan este hecho, pierden tiempo y dinero en mejorar aspectos del producto o servicio que pueden no ser importantes en términos de rentabilidad o satisfacción del cliente.

En otras palabras, el hecho de que un producto cumpla con las mediciones de calidad objetivo corporativas no significa que los clientes lo perciban como un producto de calidad.

Otro error a evitar es asumir que la definición de calidad permanece igual a lo largo del tiempo. Los deseos y gustos de los clientes cambian constantemente, y las empresas deben adaptarse para cumplir con estos requisitos cambiantes.

No comprometa la calidad para cumplir con las presiones de horario o costos, ya que esto puede llevar a clientes insatisfechos y defectos de productos que a su vez pueden llevar a retiros del mercado, litigios y daños en la reputación. Los fallos de calidad pueden poner a las empresas fuera del negocio.

No hay suficiente planificación de proyectos por adelantado

Estos son algunos de los principales errores de novato relacionados con la gestión de proyectos:

• Planificación inicial inadecuada

• Usar una estimación para el tiempo y el costo en lugar de estimaciones de rango que reconozcan la variabilidad

• No identificar adecuadamente el camino crítico

El camino crítico, al igual que un cuello de botella, es el camino de las actividades que determina el calendario del proyecto. No identificar el camino crítico lleva a los gerentes de proyecto a centrarse en las actividades equivocadas en los momentos equivocados. Una planificación inicial adecuada puede ayudar a eliminar este error.

No centrarse en el cliente

Nunca olvide que el cliente siempre tiene la razón. Los gerentes de operaciones a menudo se olvidan del cliente final, la persona que finalmente compra el producto o servicio. En su lugar, algunos OMS se centran en métricas de rendimiento internas que no tienen consecuencias para el cliente. Mantenerse enfocado en lo que el cliente realmente quiere requiere un vínculo estrecho entre las operaciones y otros departamentos, como el desarrollo de productos y el marketing.