Eine Jobanalyse beschreibt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten, die zur Ausführung eines Jobs erforderlich sind. Es enthält die Fakten, die Sie benötigen, um eine genaue Stellenbeschreibung zu schreiben und die richtige Person einzustellen. Hier erfahren Sie, warum Jobanalysen wichtig sind und wie Sie sie vorbereiten.
Das Schreiben einer Jobanalyse ist etwas, was Kleinunternehmer oft vernachlässigen, bevor sie einen Mitarbeiter einstellen. In Eile, eine freie Stelle zu besetzen oder neue Stellen zu besetzen, wenn das Unternehmen wächst, greifen Arbeitgeber häufig auf generische Berufsbezeichnungen und Stellenbeschreibungen zurück, anstatt die spezifischen Aufgaben zu berücksichtigen, die der neue Mitarbeiter erledigen muss, oder die Fähigkeiten, die der Bewerber benötigt, um den Job erfolgreich auszuführen.
Tappen Sie nicht in diese Falle. Dies kann dazu führen, dass die falsche Person eingestellt wird. Schlechte Einstellungen sind kostspielig, stressig und zeitaufwendig. Sie sind auch ziemlich häufig. Laut einer CareerBuilder-Umfrage geben 74% der Arbeitgeber kleiner Unternehmen an, die falsche Person für einen Job eingestellt zu haben. Unabhängig davon, ob Sie Ihren ersten oder Ihren zehnten Mitarbeiter einstellen, können Sie Ihre Chancen verbessern, den richtigen Kandidaten einzustellen, indem Sie eine Jobanalyse durchführen.
Was ist eine Jobanalyse?
Eine Jobanalyse ist eine eingehende Untersuchung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten und Soft Skills, die erforderlich sind, um einen Job erfolgreich auszuführen. Die Jobanalyse sollte als erster Schritt im Rekrutierungsprozess durchgeführt werden. Das Schreiben der Analyse hilft Ihnen, Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu klären. Es zieht auch die Informationen zusammen, die Sie benötigen, um eine gute Stellenbeschreibung zu schreiben.
Wie man eine Jobanalyse durchführt
Um den Job zu analysieren, erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie von der neuen Einstellung erwarten, und machen Sie sich klar, was Sie erreichen möchten, indem Sie jemanden diese Aufgaben erledigen lassen.
Identifizieren und listen Sie für jede Aufgabe die Fähigkeiten, Schulungen, Fähigkeiten und Soft Skills auf, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind. Sie können zum Beispiel wissen, dass Sie jemanden brauchen, der Ihnen hilft, Telefone zu beantworten, Bestellungen entgegenzunehmen und andere „routinemäßige“ Dinge zu tun. Aber der Teufel steckt im Detail. Machen Sie sich klar, wie diese Arbeit erledigt werden muss.
Benötigt der Mitarbeiter Computerkenntnisse? Muss er oder sie sich um Bestellungen kümmern, die sowohl über einen Online-Warenkorb als auch über das Telefon eingehen? Muss der Mitarbeiter die Bestellungen auch verpacken und versenden? Wenn ja, müssen sie etwas Schweres heben? Werden diese „anderen routinemäßigen Dinge“, die Sie erledigen möchten, die Bestellung von Vorräten und die Verwaltung des Inventars umfassen? Was ist mit der Beantwortung von Fragen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen, wenn Kunden anrufen oder auf E-Mail-Anfragen oder Kundenbeschwerden antworten? Benötigt die Person, die Sie einstellen, ausgezeichnete Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse? Wird von ihnen auch erwartet, dass sie Tabellenkalkulationen aktualisieren, Ihre Termine verwalten und Vorkehrungen für Reisen und Besprechungen treffen?
So finden und stellen Sie Mitarbeiter ein
Einstellungsformulare und -vorlagen
Was ist mit Sprachkenntnissen? Muss der neue Lagerleiter, den Sie einstellen möchten, eine andere Sprache als Englisch sprechen, um mit den von ihm beaufsichtigten Personen kommunizieren zu können? Wenn Sie einen Kellner oder Koch für Ihr Restaurant einstellen, müssen diese in der Lage sein, Englisch zu lesen und zu schreiben oder zweisprachig zu sein? (Ein Freund und ich aßen eines Abends in einem chinesischen Restaurant auf Long Island, NY, zu Abend, und als wir unseren Scheck bekamen, konnten wir nicht sagen, was jeder von uns schuldete. Der Kellner hatte unsere Bestellungen auf Chinesisch aufgeschrieben.)
Oder vielleicht brauchen Sie einen Verwaltungsassistenten oder Sekretär. In einem kleinen Unternehmen ist es nicht ungewöhnlich, dass der Administrator oder die „Sekretärin“ ein wichtiger Akteur ist, der weiß, wie man Dokumente für Regierungsbehörden ausfüllt, Anrufe überprüft, Konten für Lieferungen einrichtet, mit Lieferanten interagiert oder sogar die Buchhaltung führt. Wird diese Person das Büro in Abwesenheit des Eigentümers übernehmen? Andere Mitarbeiter überwachen und verwalten? Viele Bewerber können 50 wpm eingeben, aber nicht jeder ist für diese anderen Aufgaben geeignet.
Einstellung von technischem oder wissenschaftlichem Personal? Wie qualifiziert müssen sie sein? Welche spezifischen Programmierkenntnisse benötigt dieser Webentwickler? Und welche Instrumentierung muss der Chemiker wissen? Wie viel unabhängige Arbeit wird von Ihrem Techniker oder Wissenschaftler erwartet? Müssen sie in der Öffentlichkeit sprechen oder direkt mit Kunden umgehen? Wissenschaftliche Arbeiten schreiben? Oder werden sie nur Befehle befolgen und Routinearbeiten ausführen?
Eine gründliche Jobanalyse ist ebenso wichtig für die höchsten zu besetzenden Positionen. Vertrieb und Management sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, insbesondere eines kleinen oder wachsenden Unternehmens. Erfahrene Bewerber bringen Hintergründe in das Unternehmen ein, die bewertet werden müssen. Waren sie erfolgreich? Waren sie Teamplayer? Haben sie nur Anweisungen befolgt oder haben sie die Kontrolle über ihr bisheriges Arbeitsumfeld übernommen und innovative Lösungen für schwierige Probleme entwickelt? Haben sie die gewünschten Ergebnisse erzielt und können sie Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen?
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Legen Sie Ihre Jobanalyse auf Papier
„Denken“ Sie nicht nur an die Fähigkeiten, die der Mitarbeiter benötigt, und an die Aufgaben, die er erledigen soll. Erstellen Sie ein formales Jobanalysedokument.
Wenn jemand anderes als Sie den neuen Mitarbeiter beaufsichtigen oder in irgendeiner Weise mit ihm interagieren wird, lassen Sie diese Person auch eine Jobanalyse durchführen. Der Vorgesetzte denkt möglicherweise an Anforderungen, die Ihnen in den Sinn gekommen sind. Bevor Sie fortfahren, vergleichen Sie Ihre Analyse mit ihrer, um Meinungsverschiedenheiten darüber zu ermitteln, was benötigt wird. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Kriterien ausgelassen haben.
Ihre Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen schriftlich darzulegen, mag Nachdenken und Zeit erfordern, aber es ist einer der wichtigsten Schritte im Einstellungsprozess. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Fähigkeiten und Eigenschaften ein Mitarbeiter haben muss, um einen guten Job zu machen, wie können Sie die richtige Person finden, um diesen Job zu besetzen? Die Dokumentation Ihrer Bedürfnisse führt Sie durch den gesamten Einstellungsprozess, egal ob Sie das Recruiting selbst durchführen oder einen Recruiter einstellen, um den richtigen Mitarbeiter zu finden.
