Digitales Arbeiten ist nicht mehr optional. Es ist vielmehr eine Notwendigkeit. Mit der Art und Weise, wie große und internationale Organisationen aufgebaut sind, arbeiten und kommunizieren Mitarbeiter immer häufiger mit Kollegen, die sie noch nie persönlich getroffen haben.
Der Anstieg der internationalen und Remote-Arbeit hat die Bedeutung der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz vorangetrieben. Apps, die Instant Chat und Text unterstützen, werden immer mehr in den Arbeitsplatz und das Privatleben integriert. Aber diese Leichtigkeit des Zugangs und schnelle Kommunikation bedeutet nicht immer, dass die Dinge reibungslos laufen. Wenn Sie in irgendeiner Art von Beziehung gewesen, Sie sind sich bewusst, dass ‚Missverständnisse‘ häufig persönlich passieren kann. Stellen Sie sich nun vor, wie häufig diese Missverständnisse auftreten, wenn Sie die Stimme der anderen Person nicht hören!
Soziale Technologien haben die Barrieren von Raum und Zeit abgerissen und uns fast sofortige Kommunikation unabhängig von Ort oder Zeitzone ermöglicht. Aber mit jeder fortschrittlichen Innovation, kommt eine Reihe von neuen Barrieren und Bedrohungen. Obwohl es Nebenwirkungen gibt, die wir nicht vollständig vermeiden können, können wir sie lindern. Hier sind einige der häufigsten Kommunikationsbarrieren und einige der besten Möglichkeiten, sie zu durchbrechen.
Barriere # 1: Perspektivlosigkeit
Jeder, der jemals eine SMS oder E-Mail gesendet hat, weiß genau, wie frustrierend es sein kann, nicht zu wissen, wie die Person, die Sie benachrichtigen, ihre Worte gemeint hat. Obwohl die richtige Interpunktion hilfreich sein kann, gibt es viele Risse, durch die die richtige Interpretation schlüpfen kann. Haben sie die Nachricht aus dem Büro geschickt? Aus dem Bett? Waren sie krank und mürrisch? Vielleicht waren sie abgelenkt und die Nachricht hat nicht angesprochen, worüber Sie genau gesprochen haben?
Wenn Sie sich nicht in die Lage des Absenders versetzen können, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Antwort ungeeignet ist. Ohne den vollen Kontext, im selben Raum zu sein oder den Hintergrund dieser Person zu kennen, Barrieren in der Kommunikation sind zu leicht zu konstruieren.
Durchbruch:
Es gibt keine Möglichkeit, genau zu wissen, was im Leben eines anderen vor sich geht, es sei denn, er sagt es Ihnen. Zum Glück können sie genau das mit Social Intranet Software tun. Die Möglichkeit, zu Foren beizutragen oder Blogs zu erstellen, ermöglicht es Einzelpersonen, Informationen über sich selbst auszutauschen, die die Lücken dieser textbasierten Kommunikation ausfüllen. Vielleicht sogar Emojis integrieren. Obwohl diese universellen Kommunikationsformen traditionell nicht als Teil des Arbeitsplatzvokabulars angesehen werden, können sie zu einer flexiblen Kommunikation beitragen. Jetzt können Kollegen Informationen aufnehmen, eine bessere Vorstellung davon haben, was sie sagen sollen oder wie der Autor ihren Dialog gemeint hat, und sie auf die zukünftige digitale Kommunikation anwenden.
Barriere # 2: Keine Körpersprache:
Es gibt so viele Möglichkeiten, wie Menschen kommunizieren, und ein großer Teil davon fällt unter die nonverbale Vielfalt.
Also, was genau zählt als nonverbale Kommunikation?
Einfach ausgedrückt, nonverbale Kommunikation macht jede Art von Kommunikation aus, die nicht die Verwendung von Wörtern beinhaltet.
“ Es umfasst die Verwendung visueller Hinweise wie Körpersprache (Kinesics), Entfernung (Proxemics) und physische Umgebungen / Aussehen, der Stimme (Paralanguage) und der Berührung (Haptik). Es kann auch Chronemics (die Verwendung von Zeit) und Oculesics (Augenkontakt und die Aktionen des Schauens beim Sprechen und Hören, Häufigkeit der Blicke, Fixierungsmuster, Pupillenerweiterung und Blinzelrate) umfassen)“
Bei so vielen verschiedenen Arten der nonverbalen Kommunikation ist es schwer zu glauben, dass digitale Kommunikation wie Text und Chat diese Funktionen nicht enthalten. Viele Menschen befürchten, dass Technologie als integraler Bestandteil der Art und Weise, wie Menschen kommunizieren, zunehmend an die Stelle der persönlichen Kommunikation treten wird. Dies würde die Menschen zu sehr in die digitale Welt eintauchen lassen und in der realen Welt nicht genug präsent sein.
Ohne diese nonverbalen Hinweise sind Fehlinterpretationen gegeben. Dieses Ausrufezeichen kann Sie verwirren. War das Sarkasmus oder ernst gemeint? Bedeutet diese Ein-Wort-Antwort, dass sie wütend oder zuversichtlich sind? Körpersprache ist eine Notwendigkeit für eine reibungslose Kommunikation.
Durchbruch:
Sie haben wahrscheinlich Dr. Albert Mehrabians 7-38-55 Kommunikationsregel: 55% unserer gesamten Kommunikation wird durch Körpersprache, 38% durch Stimmsignale und die letzten 7% durch Worte vermittelt. Nun, eine andere Studie an der UCLA zeigte, dass bis zu 93% der Kommunikationseffektivität durch nonverbale Hinweise bestimmt wird.
In einem von Prinz Harry geführten Interview mit Barack Obama spricht Obama das Thema Social Media und Verbindung an:
“ Social Media ist ein wirklich mächtiges Werkzeug für Menschen mit gemeinsamen Interessen, um sich zu treffen, kennenzulernen und zu verbinden. Aber dann ist es wichtig, dass sie offline gehen, sich in einer Kneipe treffen, sich an einem Ort der Anbetung treffen, sich in einer Nachbarschaft treffen und sich kennenlernen.“
Digitale Kommunikation ist brillant, aber wir sollten auch Obamas Rat befolgen. Wenn möglich, Follow-up. Geh raus und treffe dich von Angesicht zu Angesicht. Wenn ein persönliches Treffen wirklich nicht in Frage kommt – zum Beispiel, Wenn Sie Kollegen in Singapur haben, während Sie von der Ostküste der USA aus operieren – versuchen Sie gelegentlich, von Text- zu Videokonferenzen oder FaceTime zu wechseln. Lernbewegungen und Manierismen können einen großen Beitrag dazu leisten, die Anzahl der Missverständnisse zu verringern.
Quelle: Lifesize.com
Barriere # 3: Keine emotionale Referenz
Persönlichkeit und emotionale Merkmale allein können ein Hindernis für die Kommunikation am Arbeitsplatz sein. Es ist schwierig, Ihre Mitarbeiter 100% der Zeit zu verstehen, besonders wenn Sie sie gerade erst kennenlernen. Die Berechnung von Bedenken wie Entfernung und digitaler Kommunikation bringt diese Schwierigkeiten auf die nächste Ebene. Wenn Sie mit jemandem durch das Gesicht eines Computerbildschirms umgehen, Sie sind nicht in seine emotionalen Eigenschaften oder persönlichen Vorlieben eingeweiht.
Jeder ist anders! Manche Kollegen sind leicht frustriert. Einige brauchen eine ausführliche Erklärung, bevor sie etwas unterschreiben. Andere können im Handumdrehen beleidigt sein. Eine Studie mit dem Titel ‚Macht uns Online-Technologie mehr oder weniger gesellig? Eine vorläufige Überprüfung und ein Aufruf zur Forschung der Northwestern University erklärten dies gut:
“ Vergleichen Sie das Lesen des Tweets Ihres besten Freundes oder eines Fremden. Mit Ihrem besten Freund verstehen Sie bereits ihre typischen Gedanken und Gefühle (siehe Stinson & Ickes, 1992) und geben dem Tweet sowohl Kontext als auch einen emotionalen Reichtum, der Ihr Verständnis der mentalen Prozesse Ihres Freundes weiter vertieft – wodurch die Geselligkeit gestärkt wird. Im Gegensatz dazu fehlt dem Tweet eines Fremden jeder zugrunde liegende Kontext, der weniger Informationen über zugrunde liegende mentale Zustände liefert und die Geselligkeit untergräbt.“
Die digitale Technologie hat eine Vorliebe dafür, Kommunikatoren im Dunkeln zu lassen, wenn es um diese heiklen Themen Intimität und Temperament geht. Ohne ein gewisses Maß an Vertrautheit oder Wissen über die Persönlichkeit Ihrer Kollegen müssen Sie irgendwann Ihre Drähte kreuzen.
Durchbruch:
Lernen Sie die Menschen kennen, mit denen Sie arbeiten! Kommunikation und Teamwork gehen Hand in Hand. Nutzen Sie Dinge wie Betriebsausflüge und Bloggen über das Intranet. Viele moderne Arbeitsplatztechnologien integrieren standardmäßig soziale Funktionen und replizieren den Erfolg auf dem Verbrauchermarkt: Nutzen Sie diese Tools, um sie zu mögen, zu teilen und zu kommentieren. All diese Möglichkeiten ermöglichen es Ihnen, sich mit den Menschen vertraut zu machen, mit denen Sie in Zukunft eng zusammenarbeiten werden, und können Ihnen hoffentlich dabei helfen, etwaige Inkonsistenzen zu beseitigen.
Barriere # 4: Geringe Dringlichkeit = Verzögerte Antwort
Laut Domo werden weltweit stündlich 913.242.000 Texte gesendet, ohne App-zu-App-Messaging. Aber leider, nur das Senden der Nachricht, bedeutet nicht, dass Sie eine Antwort garantiert sind. Wir alle haben erlebt, dass eine Nachricht unbeantwortet bleibt, was sinnvoll ist, wenn man sieht, wie Texte eine durchschnittliche Antwortrate von 45% haben. E-Mails haben eine noch niedrigere Rate.
Quelle: SlideShare.net
Wir alle sind schuldig, diese mit Priorität gekennzeichnete E-Mail ignoriert oder es abgelehnt zu haben, die dringend benötigte Lesebestätigung zu senden. Dies liegt daran, dass, wenn wir uns hinter der Sicherheit eines Bildschirms befinden, niemand da ist, der Sie persönlich verfolgt oder über Ihre Schulter hängt, bis er beantwortet wird. Sie sind darauf angewiesen, dass Sie tatsächlich eine Antwort eingeben und senden. Das Gefühl der Dringlichkeit überträgt sich digital nicht so einfach wie von Angesicht zu Angesicht, und ohne das kann die Aktualität der Antworten leiden. Dies kann dazu führen, dass der Empfänger das Vertrauen in Sie verliert, oder schlimmer noch, das Gefühl, dass Sie sie nicht schätzen.
Durchbruch:
Das Wichtigste ist, andere so zu behandeln, wie Sie behandelt werden möchten. Obwohl es legitime Gründe für verzögerte Antworten gibt, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass alle Nachrichten dringend sind (sofern nicht anders angegeben), um sie einzuschränken. Wenn Sie wirklich keine sofortige Antwort geben können, kann das Senden einer kurzen Notiz, dass Sie das Problem später beheben werden, oder eines „Ich melde mich bei Ihnen“ einen großen Beitrag zur verbesserten Kommunikation leisten.
Barriere # 5: Zu leicht zu trennen
Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen dem wirklichen Leben und der digitalen Welt ist die Leichtigkeit, mit der sich Menschen distanzieren können. Während digitale Technologie Menschen auf der ganzen Welt zusammenbringen kann, genügt ein Knopfdruck oder ein Knopfdruck zum Ausschalten und Trennen. In einem Offline-Gespräch werden Schlussfolgerungen gezogen, die auf wenig bis gar keinen Informationen basieren. Anders als in einem Offline-Gespräch, Leser haben nicht den Vorteil von Dingen wie Ton, Tonhöhe, ungerade Pausen. Dies lässt uns bei der digitalen Interaktion benachteiligt.
Haben Sie bemerkt, dass es viel einfacher ist, einige Dinge über Text zu sagen, als es persönlich ist? Es ist das gleiche Konzept. Konflikte treten natürlicher in Online-Gesprächen auf, da es eine bestimmte Art von Kühnheit gibt, die auftritt, wenn der Leser Ihr Gesicht nicht sehen kann. Online bietet mehr Dunkelheit und Anonymität, oft zunehmende soziale Distanz und Behinderung tiefer zwischenmenschlicher Verbindungen.
Durchbruch:
Wahrnehmung kann in diesem Fall Wunder wirken. Oft schafft der Leser einen negativen Kontext, in dem keiner existiert. Nur dem Absender den Vorteil des Zweifels zu geben, kann Ihnen viel Kummer ersparen und eine Fehlkommunikation stoppen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre digitale Kommunikation immer noch zu einer Konfrontation neigt, treten Sie einen Schritt zurück und greifen Sie zum Telefon. Es besteht eine geringere Chance, dass etwas auf diese Weise falsch kommuniziert wird.
Barrieren überwinden
Am Arbeitsplatz hat die digitale Kommunikation den persönlichen Kontakt deutlich überholt. Dieser Wandel wurde durch viele Faktoren vorangetrieben, darunter die Zunahme von Remote- und mobilen Arbeitnehmern und die wachsende Bevölkerung technologiebasierter Generationen (Gen Y und Gen Z). Ironischerweise hat genau das, was uns verbinden soll, das Potenzial, uns weniger sozial und weniger tief verbunden zu machen. Um diese digitalen Kommunikationsbarrieren wirklich abzubauen, müssen Kommunikatoren darauf achten, dass Chat und Text den menschlichen Kontakt am Arbeitsplatz nicht vollständig ersetzen.
Es besteht kein Zweifel, dass diese digitalen Technologien erstaunliche und fortschrittliche Konzepte sind. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die Kommunikation klar ist.
