Das Festlegen von Grundregeln, das Dokumentieren von Verstößen, das Anwenden eines formalen Disziplinarprozesses und das Erkennen größerer Probleme am Arbeitsplatz können einen großen Beitrag zur Behebung von Problemen mit Verspätung leisten.
Von Tracy Morley
Arbeitgeber erwarten von ihren Mitarbeitern, dass sie pünktlich zur Arbeit kommen und verstehen, dass Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. Probleme mit übermäßigem Verkehr, verspäteten Zügen oder Bussen oder familiären Problemen können manchmal dazu führen, dass Mitarbeiter zu spät kommen, und wenn Mitarbeiter gelegentlich ein paar Minuten zu spät kommen, ist dies im Allgemeinen kein großes Problem. Chronische Verspätung hingegen ist anders, und für Kleinunternehmer können verspätete Mitarbeiter erhebliche Zeit- und Kostenauswirkungen haben. Dies kann sich negativ auf die Produktivität und Rentabilität eines kleinen Unternehmens auswirken.
Wiederholte Verspätungen sollten entschlossen und professionell behandelt werden. Für Kleinunternehmer ist es wichtig, klare Erwartungen an ihre Mitarbeiter zu stellen, damit sie diese wichtige Arbeitsplatzregel verstehen und einhalten und die Konsequenzen für den Fall, dass Verspätung weiterhin ein Problem darstellt, vollständig verstehen.
Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Kleinunternehmer unternehmen können, um Verspätungsprobleme besser zu bewältigen, bevor sie zu einem größeren Problem werden.
Schritt 1: Legen Sie die Grundregeln fest
Für Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Dies kann durch die Einrichtung und Kommunikation einer Verspätungsrichtlinie erfolgen. Einige Dinge, die in die Richtlinie aufgenommen werden müssen, sind:
• Die Erwartungen des Arbeitgebers, pünktlich zur Arbeit zu kommen. Von Mitarbeitern wird beispielsweise erwartet, dass sie sich wie geplant bei der Arbeit melden, pünktlich sind und bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen. Nicht genehmigte verspätete Ankünfte sind störend und sollten vermieden werden.
* Die Folgen einer verspäteten Ankunft zur Arbeit.
* Wie die Zeit verfolgt wird (z. B. Durchstreichen von Karten, Stanzen einer Zeituhr oder Unterschreiben eines Anwesenheitsblatts).
• Ein Verfahren zum Melden von Verspätungen, einschließlich dessen, wen der Mitarbeiter benachrichtigen soll, wenn er zu spät kommt, und bis wann.
* Wie Mitarbeiter die versäumte Zeit nachholen müssen (falls zutreffend).
* Ein Überblick über die Disziplinarmaßnahmen, die für Mitarbeiter ergriffen werden, die die Richtlinie nicht befolgen.
Darüber hinaus sollte die Richtlinie flexibel genug sein, um besondere Situationen zu berücksichtigen, die auftreten können.
Denken Sie daran, dass eine Richtlinie, damit sie wirksam ist, fair und konsequent am gesamten Arbeitsplatz angewendet werden sollte und die Mitarbeiter gleichmäßig diszipliniert werden sollten. Bestimmte Mitarbeiter sollten nicht ins Visier genommen werden. Die uneinheitliche Anwendung der Richtlinien lässt den Arbeitgeber offen für Beschwerden von Arbeitnehmern über unfaire Behandlung.
Warnung:
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Verspätungspolitik eines Arbeitgebers den geltenden Landes- und Bundesgesetzen wie Workers’Compensation, dem Family and Medical Leave Act und dem Americans with Disabilities Act entspricht und diese koordiniert.
Tipp:
Um die Erwartungen zu kommunizieren, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Zeitpläne kennen. Vorhersehbare Arbeitspläne sollten frühzeitig festgelegt werden, damit sich die Mitarbeiter entsprechend vorbereiten können.
Schritt 2: Dokumentieren und beraten
Es ist wichtig, eine angemessene Dokumentation für Verstöße gegen Arbeitsplatzregeln zu haben, die dazu führen können, dass ein Mitarbeiter diszipliniert wird. Wenn ein Angestellter zu spät zur Arbeit kommt, sollte diese Ankunft vom diensthabenden Vorgesetzten aufgezeichnet werden. Aufsichtstraining kann dazu beitragen, dass Vorgesetzte ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen, wenn es darum geht, Verspätungen zu dokumentieren und Mitarbeiter zu beraten und zu disziplinieren.
Oft kann chronische Verspätung informell gelöst werden. Sobald ein Verspätungsmuster festgestellt wurde, erinnern Sie den Mitarbeiter daran, warum es wichtig ist, pünktlich zur Arbeit zu sein, und stellen Sie sicher, dass er den Unterschied zwischen den Erwartungen des Arbeitgebers und seinem tatsächlichen Verhalten versteht. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu erklären, warum er regelmäßig zu spät kommt, und ermutigen Sie ihn, eine Lösung zu entwickeln, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber funktioniert.
Wenn Sie das Problem auf diese Weise angehen, können Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter eine Lösung findet, für die er sich entscheidet, und das Problem lösen, ohne dass weitere Disziplinarmaßnahmen erforderlich sind.
Tipp:
Führen Sie das Beratungsgespräch mit einem Mitarbeiter, bevor die Verspätung zu groß wird. Dem Mitarbeiter zu helfen, den Grund für seine Verspätung aufzudecken, und Unterstützung und Anleitung zu bieten, kann einen großen Unterschied machen. Der Nachweis einer fürsorglichen Haltung kann dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern.
Schritt 3: Verwenden Sie formelle Disziplinarmaßnahmen
Wenn die Verspätung anhält, kann es erforderlich sein, formellere Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu signalisieren, wie wichtig es ist, pünktlich zur Arbeit zu kommen, und die Konsequenzen klar zu benennen, wenn sie ständig zu spät kommen.
Einige Arbeitgeber entscheiden sich für ein System progressiver Disziplin, das mit zunehmenden Disziplinarmaßnahmen versucht, das Verhalten eines Arbeitnehmers zu korrigieren. Die progressiven Maßnahmen hängen von der Art und Häufigkeit des Problems ab und die Schritte reichen typischerweise von der Beratung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wenn die in Schritt zwei besprochene Dokumentation und Beratung nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, sollte der Mitarbeiter deutlich auf die Folgen einer fortgesetzten Verspätung hingewiesen werden. Beispiel:
• Die erste Verspätung nach dem Beratungsgespräch kann zu einer Erinnerung darüber führen, was der Mitarbeiter in der Beratung vereinbart hat.
• Die zweite Instanz wäre eine mündliche Warnung.
• Die dritte Instanz würde ein weiteres Beratungsgespräch mit einer schriftlichen Abmahnung rechtfertigen, in der das Problem eindeutig angegeben wird. Der Mitarbeiter sollte aufgefordert werden, die Warnung zu lesen und zu unterschreiben. Stellen Sie während dieser Sitzung sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass bei Fortbestehen der Situation schwerwiegendere Folgen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses auftreten können.
Warnung:
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Mitarbeiter nicht diszipliniert oder vergeltet werden sollten, wenn der Grund für ihre Verspätung gesetzlich geschützt ist. Zum Beispiel, Ankunft später als andere Mitarbeiter wegen einer Unterkunft, die nach dem Americans with Disabilities Act geschützt ist.
Tipp:
Bewahren Sie Diskretion und Flexibilität in Bezug auf das Verhalten und die Disziplin Ihrer Mitarbeiter. Diese Richtlinien sollten so formuliert sein, dass der Arbeitgeber unter allen Umständen angemessen und effektiv reagieren kann. Es ist wichtig, sich das Recht vorzubehalten, Schritte in einem Disziplinarverfahren zu kombinieren, zu überspringen oder hinzuzufügen und das Recht und die Diskretion zu behalten, sofort zu kündigen.
Schritt 4: Erkennen eines größeren Arbeitsplatzproblems
Wenn bei einem Arbeitgeber viele Mitarbeiter ständig zu spät zur Arbeit kommen, ist es möglicherweise an der Zeit, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen. Erwägen Sie, einige Schulungen zur Bedeutung der Pünktlichkeit am Arbeitsplatz durchzuführen. Die Stärkung der Aufsichtsrollen und -verantwortlichkeiten und die regelmäßige Neukommunikation der Richtlinie werden dazu beitragen, die Dinge im Auge zu behalten.
Mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Vorgesetzte häufig zu spät kommen, sendet dies eine Nachricht an die Mitarbeiter, dass dies akzeptables Verhalten ist. Das Aufsichtspersonal sollte sicherstellen, dass es pünktlich zur Arbeit kommt, und nachweisen, dass es versteht, wie wichtig es ist, pünktlich zu sein.
Denken Sie insgesamt daran, dass Mitarbeiter, die spät zur Arbeit kommen, sich negativ auf das Endergebnis des Arbeitgebers und die Moral der Mitarbeiter auswirken können. Die effektive Bewältigung dieses Problems am Arbeitsplatz kann zu erheblichen Kosteneinsparungen sowie zu einer effektiveren, effizienteren und engagierteren Belegschaft führen.
Employee Dress Codes
Ein Arbeitgeber hat das Recht, von seinen Mitarbeitern zu erwarten, dass sie bestimmte Standards für die Kleidung und das persönliche Erscheinungsbild der Mitarbeiter einhalten. Eine Kleiderordnung zu haben und zu verlangen, dass sich die Mitarbeiter professionell kleiden, trägt dazu bei, der Öffentlichkeit ein positives Image zu vermitteln, und gibt den Mitarbeitern Richtlinien darüber, was als akzeptable Arbeitsplatzkleidung gilt und was nicht.
Die Kleiderordnung kann je nach Beruf des Arbeitnehmers oder der Branche, in der der Arbeitgeber tätig ist, unterschiedlich sein und sollte die geschäftlichen Anforderungen des Arbeitgebers, die arbeitsspezifischen Anforderungen sowie Sicherheits- und Gesundheitsüberlegungen berücksichtigen. Verschiedene Arten von Dresscode-Richtlinien, die ein Arbeitgeber haben kann, umfassen:
• Business Dress Code – Im Allgemeinen geeignet für eine professionelle Atmosphäre, in der es eine signifikante Interaktion mit Kunden und Klienten gibt.
• Business Casual Dress Code – Wird normalerweise implementiert, wenn ein Arbeitgeber möchte, dass sich die Mitarbeiter bequem kleiden und gleichzeitig den Kunden ein professionelles Image vermitteln. Ein Arbeitgeber legt normalerweise klare Richtlinien fest, welche Kleidung im Rahmen der Richtlinie zulässig ist und welche nicht.
• Sommerkleiderordnung – Kann implementiert werden, wenn das Tragen eines Anzugs zur Arbeit im Sommer für die Mitarbeiter äußerst unangenehm ist.
• Casual Friday Dress Code – Kann von Arbeitgebern verwendet werden, die ein professionelles Image bei der Arbeit pflegen möchten, aber auch den Wunsch der Mitarbeiter verstehen, sich zu verkleiden. Kann verwendet werden, um die Moral der Mitarbeiter zu steigern und gleichzeitig die Änderung der Gesamtpolitik zu vermeiden.
Die Richtlinie sollte flexibel genug sein, um Anpassungen aufgrund der religiösen Überzeugungen oder der Einhaltung eines Mitarbeiters (einschließlich religiöser Kleidung und Pflegepraktiken), des medizinischen Zustands oder einer Behinderung zuzulassen.
Viele Arbeitgeber benötigen eine uniformierte Belegschaft, um der Öffentlichkeit ein bestimmtes Image zu präsentieren. Ein Arbeitgeber, der Uniformen benötigt, sollte sicherstellen, dass die Uniformen erschwinglich und praktisch sind und in allen Größen erhältlich sind. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, dass alle Mitarbeiter einheitlich gekleidet sind, gehen verloren, wenn sich die Mitarbeiter in dem, was sie tragen, unwohl fühlen.
Ein Arbeitgeber sollte eine faire und konsistente Anwendung der Richtlinien am gesamten Arbeitsplatz sicherstellen, um keine Beschwerden der Arbeitnehmer über unfaire Behandlung zu verursachen.
Tracy Morley ist die Rechtsredakteurin von XpertHR. Finden Sie ihn unter fransocial.franchise.org .
