So erstellen Sie ein Dokumentenmanagementsystem für kleine Unternehmen

Dokumentenmanagement ist der Prozess, in dem Informationen auf effiziente und angemessene Weise erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden. Zu wissen, wie man ein Dokumentenmanagementsystem erstellt, ist für Unternehmen unerlässlich.

Für viele Unternehmen liegt der Fokus eines Dokumentenmanagementsystems auf der Organisation und Speicherung von Dokumenten. Sie möchten Dokumente organisiert und sicher speichern, um das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.

Wenn Sie „Dokumentenverwaltungssystem“ in eine Suchmaschine eingeben, erhalten Sie lange Listen von Dokumentenverwaltungs- „Lösungen“, von denen viele Software oder Anwendungen enthalten, die die Vorteile eines papierlosen Büros hervorheben.

Erstellen eines Dokumentenmanagementsystems

Unabhängig davon, ob Sie Software verwenden oder nicht, muss das Dokumentenmanagement Ihres Unternehmens einige Best Practices befolgen, damit es effektiv funktioniert. Die Beantwortung dieser vier Fragen hilft Ihnen bei der Entwicklung eines Dokumentenmanagementsystems:

Welche Regeln gelten für die Erstellung von Dokumenten?

Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Kaufverträge, E–Mails, Bilanzen, Tabellenkalkulationen, Berichte – alle Unternehmen erstellen während des normalen Geschäftsbetriebs eine Vielzahl von Dokumenten. Um die Dinge zu organisieren, müssen Unternehmen Regeln für die Erstellung von Dokumenten festlegen.

Zum Beispiel:

• Gibt es interne Vorlagen für einige Ihrer Standard-Geschäftsdokumente wie Briefe und Rechnungen? Wo befinden sie sich?
• Gibt es einen internen Styleguide, der befolgt werden muss?
• Sollten neue Dokumente Datum und Uhrzeit enthalten?
• Welche Verfahren sollten befolgt werden, um diese Dokumente zu teilen oder zu überarbeiten?

Für einige kleine Unternehmen kommt es bei der Dokumentenerstellung nur darauf an, wo sich die Vorlagen für verschiedene Geschäftsdokumente befinden und wie sie verwendet werden sollen. Wenn bei der Dokumentenerstellung in Ihrem Unternehmen jedoch verschiedene Personen zusammenarbeiten, Dokumente überarbeiten oder aktualisieren, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, zu entscheiden, wie diese Dinge durchgeführt werden sollen, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.

Wie werden wir Dokumente speichern?

Tatsächlich gibt es bei dieser Frage zwei Aspekte. Der erste betrifft die physischen Aspekte der Speicherung. Selbst wenn Ihr kleines Unternehmen Dokumente in Aktenschränken aufbewahrt, sind mit der Speicherung Kosten verbunden – nicht nur die Kosten für die Dateien, sondern auch die Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeiter damit verbringen, Dokumente abzulegen oder abzurufen. Tatsächlich sind für die meisten kleinen Unternehmen die größten Kosten im Zusammenhang mit der Speicherung wahrscheinlich die Kosten für verschwendete Zeit, wenn Personen nach Dokumenten suchen.

Der zweite Aspekt der Dokumentenspeicherung ist organisatorisch. Wie werden die Dokumente archiviert? Der Schlüssel zur Archivierung von Dokumenten besteht darin, gute Dateiverwaltungspraktiken zu befolgen. Wie gehen Sie mit Dateien um, die veraltet sind oder in Ihrem Dokumentenmanagementsystem entsorgt werden sollen?

Zu Beginn eines jeden Jahres gehe ich beispielsweise die verschiedenen arbeitsbezogenen Dateien auf meinem Computer durch, lösche die nicht mehr aktuellen, erstelle neue Ordner mit der Bezeichnung Jahr und / oder Thema und verschiebe Dateien nach Bedarf.

Das gleiche kann mit Papierakten gemacht werden. Es ist nicht schwer, alte Dokumente aus einem Ordner zu entfernen und ein neues Etikett mit „alt“ im Titel zu erstellen. Einige Softwarelösungen bieten automatische Ablagemöglichkeiten. Mit Microsoft Outlook können Sie beispielsweise alte E-Mails archivieren.

Wie kann das Abrufen von Dokumenten vereinfacht werden?

Diese Frage geht auf den Kern Ihres Dokumentenmanagementsystems ein. Untersuchungen zeigen, dass die Zeit, die mit der Suche nach wichtigen Dokumenten und Informationen verschwendet wird, sehr hohe Kosten verursacht.

Auch hier können gute Archivierungspraktiken zur Lösung des Problems beitragen. Wenn Sie beispielsweise konsequent strenge Benennungspraktiken befolgen, sind die Dokumente viel einfacher zu finden.

Unabhängig davon, ob Sie der alleinige Eigentümer sind, der alleine arbeitet, oder ein Geschäftsinhaber mit Mitarbeitern, erstellen Sie eine Liste von Dateispeicherorten, die Benutzer daran erinnert, wohin bestimmte Dateitypen gehen und wo bestimmte Dokumente zu finden sind. Denken Sie daran, anzugeben, ob sich die Datei im Computersystem, auf einem internen Server, in der Cloud oder, wenn auf Papier, an einem physischen Ort archiviert befindet.

Angenommen, Sie verwenden in Ihrem Unternehmen Bilder, Videos oder sogar Papierfotos. Ein Eintrag in Ihrer Dateispeicherortliste könnte sein:

• Digitale Bilder/Video: Computer (oder Server) – Laufwerk E: / fotos – Datei im entsprechenden Themenordner
  Papierfotos: Aktenschrank 3 – Fotos – nach Thema

Freigegebene Netzwerk- oder Cloudordner sollten nach Inhalt gekennzeichnet sein, genau wie die Schubladen eines Aktenschranks.

Wie können wir unsere Dokumente sicher aufbewahren?

Die erste Verteidigungslinie in der Dokumentensicherheit besteht darin, die Einrichtungen des Unternehmens physisch zu schützen. Alle Unternehmen sollten Sicherheitssysteme wie eine Alarmanlage installiert haben – auch Heimbüros.

Unternehmen möchten (oder müssen) möglicherweise auch in andere Sicherheitsmaßnahmen investieren, z. B. die Installation von Bars oder Sicherheitskameras oder die Einstellung von Sicherheitsdiensten. Sie können die ganze Zeit auf der Welt damit verbringen, Passwörter zu erstellen und Dateien zu verschlüsseln, um Ihre elektronischen Dateien zu schützen, aber es ist nicht sehr effektiv, wenn jemand einfach einbrechen und Ihren Computer und die darin enthaltene Festplatte stehlen kann.

Alle Aktenschränke sollten über Schlösser verfügen und nach Geschäftsschluss verschlossen bleiben (und zur Mittagszeit verschlossen bleiben, wenn niemand in der Nähe ist).

Allgemeine Sicherheitsverfahren für elektronische Dokumente umfassen die regelmäßige Sicherung von Dokumenten und die Aufbewahrung von Sicherungen von Dokumenten an einem anderen Ort als der Festplatte, auf der sich die Originaldokumente befinden. Off-Site-Speicher ist ideal, um Ihre Daten vor Naturkatastrophen zu schützen (ein weiterer Grund, warum die Cloud eine großartige Option ist).

Kleine Unternehmen mit Mitarbeitern, die sich dasselbe Computernetzwerk teilen, möchten möglicherweise auch den Zugriff einiger Benutzer einschränken, sodass sie nur einige der Netzwerkressourcen verwenden oder anzeigen können. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über einen freigegebenen Netzwerk- oder Cloud-Ordner mit dem Namen „Buchhaltung“, der nur über Verwaltungszugriff verfügt. Selbst wenn ein Benutzer über die Berechtigung zum Zugriff auf eine Ressource verfügt, z. B. eine Anwendung, können bestimmte Dokumente kennwortgeschützt sein. Der Dokumentinhalt kann auch verschlüsselt werden, sodass nur diejenigen darauf zugreifen können, die über den Verschlüsselungsschlüssel verfügen.

Informationsdiebstahl durch Mitarbeiter ist eine weitere Bedrohung für die Datensicherheit. Aus internen Gründen sollten kleine Unternehmen ihre Mitarbeiter überprüfen und einen Hintergrundcheck durchführen lassen.

Implementieren Ihres Dokumentenmanagementsystems

Sobald Sie die oben genannten Fragen beantwortet und Ihren Dokumentenmanagementplan erstellt haben, können Sie ihn implementieren und so sicherstellen, dass Ihr gesamtes Team die Details des Dokumentenmanagementsystems Ihres Unternehmens kennt und die richtigen Verfahren zum Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten befolgt.

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass alle Benutzer, die auf Dokumente in Ihrer Organisation zugreifen und diese verwenden, synchron sind und Dokumente entsprechend benennen und speichern. Um dies sicherzustellen, überprüfen Sie regelmäßig, ob bestimmte Dateien leicht gefunden werden können und ob Ablagefehler vorliegen.

Softwarelösungen für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen können auch die Vorteile einer Softwarelösung für die Verwaltung von Dokumenten nutzen, ohne ein Vermögen dafür ausgeben zu müssen. Optionen wie Software-as-a-Service (SaaS) und Schulungen per E-Learning minimieren die Kosten und erleichtern die Implementierung.

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