Sie wissen, dass Ihr Unternehmen früher oder später in eine Krise geraten kann. Es kann durch interne Probleme (wie eine Reihe von Rücktritten, den Verlust eines wichtigen Kunden oder die Abwesenheit eines Managers) oder durch externe Faktoren (Wirtschaftskrise, Naturkatastrophen, Rohstoffmangel, Transportstreiks…) verursacht werden.
Unabhängig vom Ursprung der Krise können die Folgen für das Unternehmen katastrophal sein und seine Zukunft gefährden. Um ein solches Szenario zu vermeiden und jede Art von Krise effektiv zu bewältigen, ist es wichtig, schnell zu reagieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um Ihr Unternehmen aus den Turbulenzen herauszuholen. Auch wenn es keine Wunderlösung gibt, um eine Krise effektiv zu bewältigen, können Sie diese 7 Schritte ausführen, um einen praktikablen Krisenmanagementplan aufzustellen.
1. Risiken identifizieren.
Gutes Krisenmanagement beginnt mit der Antizipation von Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt sein kann. Organisieren Sie ein Brainstorming und versammeln Sie Vertreter aller Abteilungen, um eine vollständige Liste aller potenziellen Risiken zu erstellen. Diese können von einer Naturkatastrophe über einen Computerabsturz bis hin zu Arbeitsunfällen, Cyberangriffen oder defekten Produkten reichen.
Analysieren Sie zunächst jedes Risiko, um seine Eintrittswahrscheinlichkeit und seine Auswirkungen auf die Organisation zu bestimmen. Mit dieser eingehenden Studie werden Sie feststellen, dass einige Risiken vermieden werden können, indem Sie Arbeitsprozesse ändern und die aktuellen Praktiken ändern. Sie können beispielsweise das Risiko von Cyberangriffen verringern, indem Sie in effiziente Antivirensoftware investieren und Ihren Mitarbeitern regelmäßige Schulungen zur Cybersicherheit anbieten.
2. Definieren Sie einen Aktionsplan
Sobald Sie potenzielle Risiken identifiziert haben, müssen Sie die personellen und materiellen Ressourcen definieren, die eingerichtet werden müssen, um in jeder Krisensituation effektiv reagieren zu können. Ein Krisenmanagementplan berücksichtigt alle möglichen Szenarien und sieht operative Reaktionen vor. Es kann eine Business Continuity Planning (BCP), einen Business Recovery Plan, einen Evakuierungsplan usw. enthalten.
Es ist wichtig, gut vorbereitet zu sein und einen Reaktionsplan bereit zu haben, bevor eine Krise eintritt. Warum? Da Sie unter Druck wahrscheinlich anders (weniger effizient) reagieren, wenn Sie mit einer echten Krisensituation umgehen müssen.
Beachten Sie, dass ein Krisenmanagementplan regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden muss, da sich die Risiken ändern können. Es muss auch getestet werden, um seine Wirksamkeit sicherzustellen.
3. Einrichtung eines Krisenstabs
Ein Krisenstab ist ein zentraler Ort für das Krisenmanagement. Es ist ein Ort, an dem die Krisenmanagementorganisation zentralisiert, Reaktionspläne pilotiert und die Krisenkommunikationsstrategie implementiert wird.
Ein Krisenstab besteht in der Regel aus Mitarbeitern des Unternehmens sowie externen Experten mit besonderer Erfahrung im Falle einer sensiblen oder kritischen Situation:
- Hauptentscheidungsträger des Unternehmens (Manager, Servicemanager, leitende Angestellte),
- interne oder externe Experten mit Kenntnissen über die Art der Krise;
- Kommunikations- und PR-Spezialisten;
- Rechtsberater, Anwälte oder Versicherer.
Innerhalb der Krisenzelle werden Entscheidungen getroffen, um die Krise zu bewältigen und das Unternehmen, sein Geschäft und seinen Ruf zu schützen.
4. Benennen und Schulen eines Sprechers
In Krisenzeiten ist es wichtig, die Unternehmenskommunikation sorgfältig zu koordinieren, um das Image und den Ruf des Unternehmens zu erhalten, aber auch um zu zeigen, dass die Situation unter Kontrolle ist.
Zwei Hauptarten der Kommunikation in einer Krisensituation:
- Kommunikation, die es ermöglicht, die Krise zu bewältigen und ihre Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb zu verringern(durch Alarmierung der Kunden und / oder der Öffentlichkeit, durch Übermittlung von Anweisungen an die Mitarbeiter, Koordinierung der Vorgänge);
- Kommunikation zur Vermeidung von Skandalen und zum Schutz des Rufs des Unternehmens.
Das Unternehmen muss bestimmen, wer im Krisenfall sein offizieller Sprecher sein wird. Sie (es kann mehr als eine geben) sind die einzige autorisierte Partei, die im Namen des Unternehmens spricht. Sie werden als offizielle Informationsquelle über die Position und das Handeln des Unternehmens angesehen.
Die Sprecher werden sorgfältig ausgewählt und geschult, um über verschiedene Kommunikationskanäle zu sprechen.
5. Definieren Sie die zu übertragenden Nachrichten
Während einer Krise muss das Unternehmen alle Zielgruppen ansprechen: Mitarbeiter, Kunden, Partner, Lieferanten, Öffentlichkeit usw. Die Nachrichten variieren daher je nach beabsichtigtem Ziel, aber auch je nach den Medien, die für die Verbreitung von Informationen ausgewählt wurden(Website, soziale Medien, Presse usw.). Beachten Sie jedoch, dass die Kernbotschaft einfach, klar und für alle leicht verständlich sein sollte. Versuchen Sie, so transparent wie möglich zu sein und vermeiden Sie es, die Existenz des Problems zu leugnen, auf die Gefahr hin, jegliche Glaubwürdigkeit zu verlieren.
Die ersten Meldungen sind in der Regel im Sinne von Warnmeldungen. Dann müssen Sie über die Entwicklung der Situation kommunizieren. Um zu vermeiden, dass Ihre Botschaften von Stress und Druck in der Krisensituation beeinflusst werden, zögern Sie nicht, sie unter genauer Beobachtung der Katastrophenszenarien zu entwickeln, die Sie im ersten Schritt identifiziert haben.
6. Machen Sie Platz für Krisenmanagement
Wenn eine Krise eintritt, ist es Zeit zu reagieren, indem Sie alle Maßnahmen umsetzen, die Sie im Voraus vorbereitet hatten. Haben Sie ein Problem oder eine ungewöhnliche Situation entdeckt? Bewerten Sie das Bedrohungsniveau und starten Sie auf dieser Grundlage den Krisenstab entsprechend, machen Sie Warnungen und erstellen Sie den Reaktionsplan.
7. Positiv bleiben
Eine Krise ist oft ein echter Test für das Unternehmen. Wenn es jedoch gut verwaltet wird, kann es neue Möglichkeiten schaffen, indem es die Gesellschaft zwingt, kreativ und innovativ zu sein, und sie ermutigt, sich durch einen Rückprall vorwärts zu bewegen. Intern kann eine Krise eine Chance sein, den Zusammenhalt im Team und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zu stärken. Äußerlich kann es als Gelegenheit gesehen werden, die Stärke, Reaktivität und Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu zeigen.
Eine effektiv gemanagte Krise verbessert oder stärkt das Image und den Ruf Ihres Unternehmens.
