24 Stunden Isn't genug? Hier sind 10 Möglichkeiten, mehr Zeit in Ihrem Tag zu finden

Es gab eine Zeit vor nicht allzu langer Zeit, in der es so aussah, als würde ich ununterbrochen arbeiten, aber immer noch das Gefühl hatte, nichts erreicht zu haben. Schlimmer noch, ich würde auf die Uhr schauen und ausrufen: „Wo ist der Tag geblieben?“ Ich wünschte, es gäbe einen Geist, der mir auf magische Weise ein oder zwei zusätzliche Stunden geben könnte.

Wenn du nicht Aladdin bist, wird kein Geist einen solchen Wunsch erfüllen. Stattdessen müssen Sie sich anschnallen und clevere Wege finden, um mehr Zeit in Ihrem Tag zu finden. Obwohl es unmöglich klingen mag, können Sie diese Zeit finden, wenn Sie diese 10 Taktiken verwenden.

Protokollieren Sie Ihre Zeit.

Wenn Sie mehr Zeit in Ihrem Tag finden möchten, müssen Sie zuerst wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, ein Zeitprotokoll zu starten und alle Ihre Minuten zu verfolgen.

Ein Zeitprotokoll ist nur ein Notizbuch, in dem Sie notieren, was Sie tun und wie lange es dauert. Dieser Prozess mag umständlich klingen, und es ist, aber tun Sie dies für eine Woche oder so. Am Ende der Woche können Sie feststellen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern und wie viel Zeit Sie für unproduktive Aktivitäten aufwenden. Infolgedessen hören Sie auf zu unterschätzen und zu überschätzen, wie lange bestimmte Dinge dauern. Möglicherweise entdecken Sie sogar verlorene Zeitblöcke, z. B. während Ihres morgendlichen Pendelverkehrs.

Wenn Sie kein Fan davon sind, immer ein Notebook dabei zu haben, gibt es eine Reihe digitaler Tools, mit denen Sie die Zeit verfolgen können.

Machen Sie Ihre To-Do-Listen effektiver.

Unternehmer wie Richard Branson bezeichnen To-Do-Listen als Werkzeuge, die ihnen zum Erfolg verholfen haben. Das Problem ist, dass die meisten To-Do-Listen langweilig, vage und uninspiriert sind. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Liste leistungsfähiger und nützlicher machen können. Kentin Waits schreibt für Wise Bread und schlägt die folgenden Techniken vor, um Ihre To-Do-Listen zu verbessern:

• Fügen Sie jedem Gegenstand eine Emotion hinzu, da dies als Motivator wirkt.
• Verknüpfen Sie eine Belohnung mit dem Abschluss jeder Aufgabe.
• Verwenden Sie präzise Verben im Gegensatz zu großen und vagen Verben.
• Verstehen Sie, wie sich kleinere Aktionen auf das Gesamtbild auswirken.
• Verbringen Sie mehr Zeit damit, Ihre „wertvollsten Aufgaben“ für den Tag zu identifizieren.

Schlafen Sie eine Stunde weniger.

Ich befürworte in keiner Weise, dass jemand so wenig schläft, dass ihm der Schlaf entzogen wird. Nicht die vollen acht Stunden Schlaf zu haben, führt zu gesundheitlichen Bedenken – es ist auch kontraproduktiv für die Produktivität.

Untersuchungen der National Sleep Foundation haben ergeben, dass Erwachsene sieben bis neun Stunden Schlaf pro Nacht benötigen. Wenn Sie regelmäßig acht oder neun Stunden schlafen, wachen Sie eine Stunde früher auf. Sie werden immer noch genug Ruhe bekommen, um gesund und energisch zu bleiben. Sie haben aber auch eine zusätzliche Stunde Zeit, um Sport zu treiben, zu lesen, an einer Nebenbeschäftigung zu arbeiten oder Ihren Posteingang zu bereinigen.

Ich möchte hinzufügen, dass Sie Ihren Wecker morgen nicht nur eine Stunde früher stellen möchten. Erleichtern Sie Ihren Weg hinein. Steh 15 Minuten früher für ein paar Tage auf, dann 30 Minuten, 45 Minuten und schließlich eine Stunde früher. Ich schlage vor, dass Sie Ihren Wecker für Ihre normale Weckzeit einstellen und sich lediglich die Zeit zum Aufwachen mitteilen. Sie können sich überraschen, wenn Sie früher aufwachen, ohne dass der Alarm ertönt.

Organisieren Sie sich.

Es passiert uns allen das eine oder andere Mal. Sie machen sich bereit, zur Arbeit aus der Tür zu gehen, nur um festzustellen, dass Sie weder Ihre Schlüssel noch Ihre Brieftasche haben. Infolgedessen kommen Sie spät im Büro an. Wenn Sie sich dann hinsetzen, um den Arbeitstag zu beginnen, durchsuchen Sie Ihren Schreibtisch verzweifelt nach einem wichtigen Dokument.

Die durchschnittliche Person verbringt mehr als fünf Minuten damit, nach verlegten Gegenständen zu suchen. Wir verlieren jedes Jahr 2,5 Tage auf der Suche nach verlorenen Sachen.

Die einfache Lösung besteht darin, sich zu organisieren. Geben Sie allem ein Zuhause und legen Sie Gegenstände zurück, wenn Sie sie nicht mehr verwenden. Sie wissen genau, wo sich alles befindet, und verschwenden keine Zeit mit der Suche nach diesen Objekten. Ich verbringe die letzten 30 Minuten meines Arbeitstages damit, meinen Arbeitsplatz aufzuräumen, damit, wenn ich am nächsten Tag im Büro ankomme, alles dort ist, wo ich es brauche.

Behandle Dinge nicht mehr als einmal.

Laut Jana Kemp, einer „Zeitarchitektin“ aus Boise, Idaho, und Autorin von, Nein! Wie ein einfaches Wort Ihr Leben verändern kann, ist der mehrfache Umgang mit demselben Gegenstand ineffizient. Kemp sagt: „Wenn es um E-Mail, Voicemail oder Papierkram geht, ergreifen Sie sofort Maßnahmen – z. B. Lesen, Beantworten, Löschen, Ablegen –, damit Sie nicht darauf zurückkommen müssen. Die kumulierte Zeitersparnis kann bis zu zehn Stunden pro Monat betragen.“

Ein System, das effektiv ist, ist das 4Ds:

• Löschen (oder Drop). Scannen Sie beispielsweise schnell Ihren Posteingang und den Papierkorb, die für Sie nicht von Nutzen oder interessant sind.
• Delegieren. Wenn möglich, weisen Sie die meisten administrativen Aufgaben einer anderen Person zu, z. B. einem persönlichen Assistenten.
• Aufschub. Speichern Sie wichtige, aber nicht dringende Artikel für später, wenn Sie die Verfügbarkeit haben.
• Mach es. Wenn es eine dringende und wichtige E-Mail von einem Kunden gibt, antworten Sie so schnell wie möglich darauf.

Konfigurieren Sie Ihr Smartphone neu.

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Amerikaner sein Telefon alle 12 Minuten überprüft? Facebook Instagram Andere Studien haben ergeben, dass wir etwa die Hälfte unserer Telefonzeit auf Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat und YouTube verbringen. Kein Wunder, dass wir nicht das Beste aus unseren Tagen herausholen.

Während einige Leute genug Willenskraft haben, um ihre Telefone einfach zu ignorieren, wenn sie Benachrichtigungen erhalten, können die meisten von uns dieser Versuchung nicht widerstehen. Um dies zu beheben, können Sie Ihr Smartphone in den Flugzeugmodus versetzen oder ein Tool verwenden, um ablenkende Websites für bestimmte Zeit zu blockieren.

Was ist mit den Zeiten, in denen Sie Ihr Telefon verwenden, um Interaktionen zu vermeiden, z. B. während des Pendelverkehrs mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder wenn Sie in einem geschäftigen Büro auf einen Termin warten. Wir gehen automatisch auf unsere Telefone und werden angesaugt. Als nächstes wissen Sie, dass Sie gerade 30 Minuten damit verbracht haben, Videos anzusehen oder zu sehen, was Ihre Freunde und Familie vorhatten.

Um dies zu bekämpfen, ordnen Sie Ihr Telefon neu an. Ich habe viele Apps von meinem Telefon entfernt und versuche, soziale Medien von meinem Desktop aus zu verwenden, damit ich kontrollierter damit umgehen kann. Ich will nicht in eine Fünf-Stunden-Zeit saugen abgelenkt werden. Auf diese Weise überprüfe ich meine Konten nur, wenn ich auf meinem Desktop bin – normalerweise, nachdem ich meinen Posteingang in geplanten Intervallen durchgesehen habe. Wenn das zu extrem ist, entfernen Sie zumindest die Apps von Ihrem Startbildschirm, damit Sie Ihre sozialen Konten nicht alle paar Minuten überprüfen.

Weniger planen.

Weniger Dinge auf Ihren Zeitplan zu setzen, mag offensichtlich klingen, aber Unternehmer neigen dazu, mehr abzubeißen, als sie kauen können. Bevor Sie sich zu einer Aufgabe oder einem Ereignis verpflichten und es Ihrem Kalender hinzufügen, fragen Sie, ob es die Nadel in Richtung Ihrer Ziele bewegt. Vielleicht hat es Ihnen geholfen, sich als Teil einer lokalen Unternehmensorganisation zu vernetzen, während Sie Ihr Unternehmen gründen. Heute, jedoch, es kann eine Verpflichtung sein, die Sie überfordert fühlen lässt.

Mit anderen Worten, hör auf, deinen Zeitplan so eng zu packen, dass er aus allen Nähten platzt. Übernehmen Sie nur Verantwortlichkeiten, die einem Zweck dienen. Fangen Sie an, zu allem anderen Nein zu sagen – zumindest vorerst.

Darüber hinaus schlägt Chris Guillebeau vor, dass Sie Ihren Kalender entfernen und die Dinge entfernen, über die Sie sich nicht freuen. „Dies ist eine großartige Möglichkeit, Stunden, Zeitblöcke oder ganze Abende aus Ihrem Leben zu befreien“, schreibt er.

Werden Sie proaktiver.

„So viele unserer Tage verbringen wir im reaktiven Modus. Wir antworten ständig auf E-Mails, sitzen in sinnlosen Meetings und beschäftigen uns mit den „Notfällen“ anderer Leute „, schreibt Chris Winfield in einem Stück für Zeit. „All dies macht es immer schwieriger, tatsächlich etwas zu erreichen.“

Winfield empfiehlt die Pomodoro-Technik, bei der Sie 25 Minuten mit einer Aufgabe verbringen, um weniger auf Unterbrechungen zu reagieren. Sie konzentrieren sich nur auf diese Aufgabe, bis die 25 Minuten abgelaufen sind. Machen Sie nach diesem Zeitblock eine fünfminütige Pause. Wenn Sie vier Zyklen abgeschlossen haben, können Sie eine längere Pause einlegen, um frisch und konzentriert zu bleiben.

Nachdem Winfield diese Technik genutzt hat, gibt er an, dass er „die Menge an Arbeit erledigen kann, die mich früher 40 Stunden in nur 16,7 Stunden gekostet hat.“

Werden Sie kreativ mit der Wartezeit.

Erinnerst du dich an das Zeitprotokoll, das du erstellt hast? Sie haben vielleicht bemerkt, dass es Brocken freie Zeit zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise jeden Morgen 30 Minuten in der Fahrgemeinschaft oder U-Bahn sitzen, können Sie diese Zeit nutzen, um längere E-Mails zu lesen und zu beantworten, einen Podcast oder ein Hörbuch anzuhören oder in Ihr Dankbarkeitstagebuch zu schreiben. Wenn Sie zu Hause drei Stunden fernsehen, reduzieren Sie das auf nur eine Stunde und verbringen Sie die anderen zwei Stunden mit einem Hobby oder dem Erlernen einer neuen Fähigkeit.

Der Punkt ist, dass wir alle den ganzen Tag über Momente haben, die besser für etwas Produktives ausgegeben werden könnten.

Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben.

Das Zusammenstellen ähnlicher Aufgaben ist eine Taktik, die als Batching bezeichnet wird. Es ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Produktivität zu maximieren. Wenn Sie alle ähnlichen Aufgaben zusammenfassen, wird der Zeitaufwand für das Schalten von Gängen reduziert (das Schleifen von Zahnrädern ist möglicherweise ähnlicher – z. B. bei täglichem Durcheinander). Batching ermutigt Sie, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Beispiele für die Dosierung könnten sein, dass Sie alle Ihre Mahlzeiten am Sonntagnachmittag zubereiten oder alle Ihre Besorgungen gleichzeitig erledigen. Bei der Arbeit können Sie alle Ihre Besprechungen am selben Tag planen und bestimmte Zeiten für E-Mails und Telefonate festlegen.