et projekts succes beregnes normalt med traditionelle evalueringsparametre, der kun tager højde for, at projektet har respekteret budgettet og programmet. Ganske ofte er dette imidlertid ikke nok.
nogle organisationer overvejer bredere parametre end de traditionelle – omkostninger, planlægning og drift – og bestemmer projektets succes ved at evaluere nøgletal, de såkaldte KPI ‘ er.
denne tilgang skaber mere relevante, retfærdige og afbalancerede evalueringer af projektresultater.
nogle organisationer har imidlertid ikke en ensartet måde at bestemme de parametre, der skal anvendes til at bestemme, hvordan et projekt har nået sine mål, og hvordan det har påvirket virksomheden på en håndgribelig og ikke-håndgribelig måde.
lad os derfor se i denne artikel, Hvad er de mulige evalueringsparametre for at kvantificere projektets succes.
hvorfor måle et projekts succes?
dette kan virke som et dumt spørgsmål, men hvad er hovedpunktet for at måle projektets succes?
når alt kommer til alt, når et projekt er færdigt, er der ikke meget mere, du kan gøre ved det, uanset om det er en succes eller en fiasko, ikke?
dette har været den primære filosofi i lang tid, men med udviklingen af begrebet læring og bedste praksis er værdien af at registrere information om en organisations fortid for at styre dens fremtidige strategi blevet mere udbredt.
i dag anerkendes værdien af løbende forbedringer baseret på tidligere data, og det er baseret på dette, at virksomheder kan forstå, hvad der gik galt under et givet projekt, så de ikke falder i de samme fejl under efterfølgende projekter.
ved at integrere ny viden, især om succeser og fiaskoer, i nye processer, færre fejl begås, og højere ydeevne kan opnås.
derfor er måling af projektsucces blevet kritisk for enhver projektleder.
problemet med at måle projektets succes er, at det ikke er så nemt som det lyder.
Hvad er så svært ved måling af et projekts succes?
det forekommer logisk, at ved at måle et projekts succes vil det være muligt at indsamle data om, hvad der gik særligt godt eller dårligt, og at du vil være i stand til at lokalisere de succesfaktorer, der skal anvendes på fremtidige projekter.
Hvad sker der, hvis projektet leveres til tiden og på budgettet, men to måneder senere drager klienten ikke fordel af resultatet? Eller er du absolut ikke tilfreds?
tværtimod kan nogle kunder være helt tilfredse med resultatet af et projekt, der næsten har været en katastrofe med hensyn til ledelse med for eksempel uforudsete forsinkelser, overdrevne ressourcer, økonomiske tab for virksomheden osv.
i årevis har Projektledelse forsøgt at komme med en mere præcis ide om, hvad der menes med “projektsucces”, og i årevis har vi forsøgt at identificere, hvad der er nødvendigt for at sikre projektets succes.
der er udført meget forskning om dette emne, og mange undersøgelser er blevet offentliggjort.
resultaterne var imidlertid ikke så homogene: på trods af tusinder og tusinder af tekster skrevet om projektledelse, på trods af årtiers individuel og kollektiv erfaring og på trods af en betydelig stigning i mængden af projektbaseret arbejde, har dataene ført til at fremhæve, at projektets succes også delvis er meget subjektiv og varierer afhængigt af situationer, organisationer, sektorer og interessenter.
faktisk kunne alle have en anden opfattelse af projektet og dets resultat.
heldigvis er der dog også opstået nogle gode fremgangsmåder, der skal hjælpe en projektleder med at måle succesen med sine projekter ved hjælp af enkle processer.
kriterier for vellykket Projektledelse
i disse kriterier finder vi alle dem, der vedrører selve projektet og dets implementering.
disse hjælper især med at måle organisationens interne effektivitet til at gennemføre projekter, og her finder vi de” klassiske ” elementer i projektledelse:
- projektet er afsluttet inden for tidsplanen
- projektet er afsluttet inden for budgettet
- projektet opfylder sine kvalitetsmål
andre projektstyringskriterier kan tilføjes som:
- projektet inkluderer alle de punkter, der er omfattet af anvendelsesområdet
- projektet opfylder kommercielle mål med hensyn til omsætning og overskud
og igen i denne kategori er det muligt at medtage kriterier relateret til forskellige interessenter:
- projektteamtilfredshed
- Slutbrugertilfredshed
- Leverandørtilfredshed
subjektiviteten af succes minimeres derfor ved brug af foruddefinerede succeskriterier.
alle vil vide, hvad de arbejder på, og når det er tid til at måle succes, vil etablerede benchmarks være tilgængelige.
paradigmet “Definer, juster og godkend”
for at sikre, at de etablerede succeskriterier er tilfredsstillende realistiske, skal udviklingen af kriterierne følge paradigmet “Definer, juster og godkend”.
kort sagt skal succeskriterierne være korrekt fastlagt i målbare termer, skal tilpasses projektets behov og begrænsninger og skal godkendes af alle parter, der er involveret i beslutningsprocessen.
lad os se hvert punkt nærmere i detaljer:
1. Succeskriterier skal udtrykkeligt angives
succeskriterier skal angives i specifikke termer relateret til udførelsen af projektstyringsprocessen, projektaktiviteterne og deres resultater. For eksempel: det er en succes, hvis projektet er afsluttet inden udgangen af 4.kvartal.
2. Succeskriterierne skal tilpasses tilstrækkeligt.
succeskriterier skal tilpasses tilstrækkeligt med projektets vision, omfang og indsats under hensyntagen til det overordnede formål, fordele, der skal opnås, organisatorisk kapacitet, prioriteter, risici og operationelle begrænsninger. Eksempel: det er en succes, hvis projektet fører til en reduktion på 5% i rapporter om problemer relateret til fjernadgang til systemet.
3. Succeskriterier skal være behørigt godkendt
succeskriterier skal udvikles og defineres ved hjælp af en struktureret og samarbejdsproces, hvor alle parter, der er involveret i beslutningsprocessen, har mulighed for at give input, udfordre hypoteser, forhandle og endelig give accept og godkendelse.
uanset hvilket projekt der er tale om, når det er muligt at måle succes gennem optimale evalueringsparametre, vil der blive opnået kritisk information, som måske ikke vil føre til forbedring af selve projektet, men vil bidrage til at skabe en database med viden til udvikling af fremtidige vellykkede programmer og projekter.
