vær ikke elendig med dine faktureringer: en Guide

i professionelle tjenester drejer nogle af de mest grundlæggende diskussioner sig om timepriser, månedlige holdere og projektbaserede gebyrer. Vellykket tilfredsstillende kundebehov ender med at involvere så meget samtale omkring omkostningerne, som det gør det faktiske arbejde, der anmodes om – og som et resultat, kontraktvilkår skal aftales omhyggeligt og omhyggeligt, inden de kommer i gang. Dette gør det især vigtigt at afklare nøjagtigt, hvilke aktiviteter der kan faktureres vs. ikke-fakturerbare timer.

lettere sagt end gjort, men som at bestemme, hvilken opgave der hører til hvilken kategori, der kan udgøre en ganske udfordring. Herefter skal faktureringsprocessen gennemgå både afsendelse af regninger og modtagelse af betaling på en rimelig tidslinje.

men der er gode nyheder: vedtagelse af bedste praksis omkring billables kan hjælpe med at gøre hele processen lettere. Med en klar forståelse af, hvad der kan faktureres til kunder, og hvordan man bedst fakturerer, kan virksomheder strømline driften, forbedre den samlede effektivitet og opleve højere rentabilitet. Læs videre for at lære tre smarte strategier, der hjælper din virksomhed med at øge fakturerbare timer, mindske ikke-fakturerbare timer og navigere i projektfakturering med tillid fremad.

men første ting først: Hvad kan faktureres, og hvad er det ikke?

Hvad er fakturerbare timer?

fakturerbare timer er desværre ikke blot “arbejdstimer”. Der vil altid være en procentdel af opgaver, der skal udføres og ikke kan faktureres. Kort sagt: fakturerbare opgaver er “rent projektarbejde, der kan faktureres tilbage til klienten”, som projektplanlægning, klientkommunikation og møder (både planlagt og uplanlagt), forskning, produktionsarbejde, teknik og revisioner.

Hvad er fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer?

ikke-fakturerbare timer omfatter de aktiviteter, som din organisation ville udføre, selvom klienten ikke eksisterede. Disse aktiviteter inkluderer interne møder, netværk og efterforskning for nye kunder, markedsføring og reklame, administrative opgaver som papirarbejde, arkivering, fakturering, udgiftssporing, fejlrettelse, eller koderefactoring, uddannelse, etc.

Hvad er vigtigheden af at spore fakturerbare og ikke-fakturerbare timer?

vi ved alle, at tjenesteudbydere elsker at fakturere klienten i mange fakturerbare timer, men vi kan heller ikke benægte, at du også har brug for at retfærdiggøre den tid, du har brugt på en opgave eller et projekt. Sporing af timer korrekt er ikke kun nødvendigt, så du kan gøre dine projekter mere succesrige i fremtiden, men også fordi det giver realistisk vision i flere forretningsstatistikker som:

• hvor meget tid dine medarbejdere brugt på en bestemt opgave eller projekt
• hvor meget fortjeneste eller tab din virksomhed gjort
• hvor meget er dit team produktive, og hvad er dens ydeevne
• Hvordan kan du planlægge mere effektivt
• hvordan skal du gøre bedre fremtidige fakturering skøn
• hvor meget omkostningseffektivt projektet var for din virksomhed
• Hvordan laver projekter mere frugtbare i fremtiden

lyder godt? Så lad os gå videre til disse bedste fremgangsmåder:

1. Invester i kvalitetssporingsprogrammer

Kvalitet avler kvalitet. Men individuelle medarbejdere, der omhyggeligt fanger timer i et regneark, ord doc – eller endda med pen og papir – måler ikke nøjagtigt. Andre skal stadig samle disse data til noget meningsfuldt, der tegner sig for forskellige lønsatser og mere – og selv da er potentialet for menneskelige fejl næsten garanteret. Uden præcis, realtidsprojektsporing på plads mangler en organisation de rette værktøjer til måling af fakturerbare timer nøjagtigt – hvilket i sidste ende resulterer i støt tabte indtægter. Investering i et tidsregistreringsprogram, der flittigt og hurtigt registrerer medarbejdertimer med lethed og bekvemmelighed, er den eneste måde at sikre ægte kvalitet på. Fordelene er øjeblikkelige:

• Spar tid og spildt indsats fra medarbejdere og økonomipersonale, når alt, der er forbundet med tid og fakturering, automatiseres.
• forstå en medarbejders bidrag—både til individuelle projekter og virksomhedens generelle sundhed og succes—ved at se hans eller hendes udnyttelsesgrad og produktivitet.
• vurdere sundhed og status for et projekt i realtid ved at se projektets fremskridt i forhold til timer brugt af medarbejdere.
• Tildel (eller omfordel) dine bedste ressourcer baseret på kunder, der bidrager mest til din indtjening.
• Fang de faktiske omkostninger ved projekter, og brug de aggregerede data til at sikre, at fremtidige projektestimater er mere nøjagtige.

2. Spor alt-inklusive ikke-fakturerbare timer

sporing af fakturerbare timer er en fremtrædende virksomhed – men mindre er fordelene ved at overvåge og undersøge ikke-fakturerbare timer. Dermed har virksomheder mulighed for at opdage nogle spændende tendenser i det “store billede” såvel som de fine punkter. Med et pænt overblik over situationen kan du begynde at skifte prioriteter og sætte retningslinjer for forskellige opgaver såsom møder, træning og teamaktivitet. For eksempel, hvor meget mødetid er nødvendigt for klientprojekter? Hvor meget tid skal der bruges til træning? Arbejder dit team godt sammen? Med enhver indsigt kommer evnen til at forbedre situationen for alle.

3. Automatiser til faktureringsopgaver

Administrative opgaver bliver aldrig fakturerbare timeopgaver, så hvorfor ikke minimere deres indvirkning? Den bedste måde at opnå det på er gennem automatisering. En let implementeret, skalerbar løsning kan give alt, hvad en organisation har brug for for at få succes:

• medarbejdere kan tage den værdifulde tid tilbage, der bruges på at holde styr på deres timer og opgaver, hvilket betyder, at potentielle fakturerbare timer øges, når medarbejdernes frustration falder.
• ledere har synlighed i realtid i projektfremskridt og rentabilitet til dato, hvilket gør det muligt at foretage justeringer.
• Finans og fakturering behøver ikke længere omhyggeligt at samle forskellige datakilder for at fakturere klienter og er på samme side med leveringsteamet.
• kunder modtager automatiserede fakturaer, der er konsistente og informative. Bonus: kunder er mindre tilbøjelige til at gøre indsigelse mod projektomkostninger, når de tydeligt kan se, hvordan Timer er blevet tildelt.
• virksomheden drager fordel af at minimere ikke-fakturerbare timer og fra at sende fakturaer lige til tiden hver måned.

med en programløsning, der centraliserer tidsregistrering, eliminerer udfordringerne ved et manuelt system, strømliner fakturering og fakturering, sparer tid, forbedrer moralen og glæder kunderne, vil du undre dig over, hvordan du nogensinde har fungeret uden en automatiseret programløsning.