valg af dit næste ERP-system kan blive en kompleks beslutning. At tage en ad hoc-tilgang i din ERP-udvælgelsesproces kan resultere i betydelige unødvendige omkostninger og afbrydelser af virksomhedens produktivitet. I mange tilfælde finder virksomheder sig selv at vurdere ERP-systemer baseret på markedets omdømme, henvisning fra en ven eller kollegers tidligere erfaringer med et ERP-system, men hvad der har tendens til at forekomme er; ufuldstændig indsamling af krav, generiske leverandørdemoer, overdreven vægt på de samlede omkostninger, medarbejderforstyrrelse, forsøg på selvimplementering og misforståelse af krav fra ERP-leverandøren.
vi har alle oplevet mindst en eller flere af disse begivenheder, og den økonomiske virkning kan være betydelig, og sandsynligheden for et vellykket ERP-valg kan derfor mindskes markant. Betydningen af at tage en struktureret tilgang vil øge sandsynligheden for succes – her er et par punkter at overveje:
1. Udfør en gennemgang og analyse af forretningsprocesser
for at undgå de store faldgruber i et ERP-programvalg kræver en struktureret tilgang. Den første og vigtigste opgave, en virksomhed skal påtage sig, er en Forretningsprocesanmeldelse (BPR) og behovsvurdering/analyse (NAA). Ved at udføre af BPR og NAA, enten internt eller ved at engagere et professionelt servicefirma, vil du være i stand til at definere det specifikke forretnings-og slutbrugerkrav og bestemme virkningen af forretningsprocessen. Du vil finde muligheder for at øge effektiviteten, reducere overheadomkostninger og indsamle advarsler og rapporteringskrav på nøglefaser i virksomhedens arbejdsgang. Ved klart at definere din forretningsproces og systemkrav, vil du være i stand til at dele dit fund med sælgeren for at udføre en løsningspræsentation, der er relevant for din virksomhed snarere end en generisk demo af deres program.
ved at udføre en fuld behovsvurdering/analyse vil du være i stand til at beregne den økonomiske virkning af hver forretningsproces for at bestemme hårde og bløde omkostninger for din virksomhed. Når du vælger et nyt ERP-program, vil det være meget lettere at bestemme et investeringsafkast (ROI) med den mængde indsats, der er nødvendig for at tackle ineffektiviteten og hullerne i dit nuværende system.
2. Evaluer understøttede ERP-teknologiplatforme
da tilbud på teknologiplatforme varierer, såsom On-premise, cloud og managed services – at vælge en rigtig ERP-løsning til din virksomhed skal først og fremmest være i din beslutningsproces. Teknologiplatforme er en vigtig del af dit ERP-program, men hvert tilbud har sine fordele og ulemper. Vedtagelsen af skybaserede ERP-systemer er blevet mere acceptabel i vores forretningskulturer i dag, men cloud-løsninger har stadig en meget lille procentdel af de samlede ERP-systemer, der sælges i Nordamerika. Managed Services leverer outsourcing-service af servere og sikkerhedskopier og har tendens til at blive brugt af større virksomheder til at kontrollere kapitalomkostninger og er baseret på en lejemodel. On-premise er den traditionelle metode, hvor du køber ERP-systemet, der skal installeres på virksomhedsejede servere. Du bliver nødt til at evaluere det ERP-system, der bedst passer til din virksomhed og vedtage den teknologiplatform, der understøttes af ERP-systemet.
3. Forståelse TCO
som alle virksomhedsejere gør, vi over-vægt omkostningerne ved et nyt ERP-system og tilhørende teknologiplatforme. Mange virksomheder revurderer deres ERP-krav mellem fem og syv år afhængigt af ændringer i forretningsmiljøet. Imidlertid har mange virksomheder opretholdt det samme ERP-system i over 10 år, derfor er forståelse af de samlede ejeromkostninger (TCO) en vigtig faktor i din beslutning. Vi har en tendens til at se på det første års investering som virkningen på virksomheden, men at se på den oprindelige investering plus yderligere supportomkostninger over en periode på 5, 7 og 10 år vil give dig en bedre fornemmelse af de samlede omkostninger ved et nyt ERP-Program. I dag er der flere ERP-udgivere, der tilbyder en abonnementsbaseret prismodel. Den samlede initialinvestering er meget lavere, men de samlede fremtidige omkostninger kan blive tilstrækkelige højere. Under en abonnementsprismodel skal du bestemme de samlede ejeromkostninger over 5, 7 og 10 år sammenlignet med andre prismodeller, herunder leasingmuligheder.
4. Bestem potentielle forretningsfordele ved det nye system
forståelse af de potentielle forretningsfordele ved et nyt ERP-system til din virksomhed skal måles kvantitativt, kvalitativt og økonomisk. Fordelen kan let defineres ved at vurdere de vigtigste funktionelle områder i din virksomhed for at bestemme den indvirkning, den vil have på alle interessenter, herunder kunder, leverandører og medarbejdere. Mange virksomhedsejere mener, at de har en intuitiv fornemmelse af virkningen for alle interessenter, men for virkelig at forstå de målbare fordele skal der udføres en behovsanalyse for at validere og bekræfte den investering, der er nødvendig for at maksimere et afkast.
5. Bestem indvirkningen på personale
lad os ikke undervurdere den indflydelse, et nyt ERP-system vil have på dit personale, især hvis de ikke er involveret i beslutningsprocessen. Dine medarbejdere har en detaljeret forståelse af de krav, der er nødvendige for at hjælpe dem med at udføre deres daglige jobansvar, og at styrke dem i udvælgelsesprocessen vil helt sikkert hjælpe med at nå det engagement, der er nødvendigt under implementeringsprocessen for at opnå succes.
6. At vælge den rigtige samarbejdspartner
at engagere et professionelt servicefirma, der er specialiseret i det ERP-system, der passer bedst til din virksomhed, hjælper med at fremskynde implementeringen af løsningen. Du bliver nødt til at bestemme de tjenester og ekspertise, der tilbydes af forretningspartneren ud over ERP-systemet, da mange teknologier påvirker hele din IT-infrastruktur. Du bør samarbejde med en professionel servicevirksomhed, der tilbyder en one-stop-shop-tilgang, der inkluderer CRM-løsninger, Enterprise Content Management, infrastrukturløsninger og internetløsninger for at nævne nogle få. Det professionelle servicefirma kan hjælpe dig med at bestemme de bedste platforme på tværs af flere tilbud, der bedst understøtter det ERP-system, du valgte, og kan arbejde direkte med leverandører og udgivere på dine vegne, når det er nødvendigt.
det kan være en skræmmende og tidskrævende opgave at vælge et nyt ERP-Program til din virksomhed. Ved at samarbejde med et professionelt servicefirma, der har brancheerfaring og viden inden for ERP-systemvalg, minimerer du virkningen af din virksomhed og medarbejdere, mens du maksimerer effektivitetsgevinster og investeringsafkast.
