dokumenthåndtering er den proces, hvor information oprettes, deles, organiseres og gemmes på en effektiv og passende måde. At vide, hvordan man opretter et dokumentstyringssystem, er vigtigt for virksomheder.
for mange virksomheder er fokus for et dokumentstyringssystem på organisering og opbevaring af dokumenter. De ønsker at gemme dokumenter på en organiseret og sikker måde, hvilket gør det nemt at finde dokumenter.
hvis du skriver “dokumentstyringssystem” i en søgemaskine, får du lange lister over dokumentstyrings “løsninger”, mange af dem med programmer eller applikationer, der hylder fordelene ved et papirløst kontor.
Sådan oprettes et dokumentstyringssystem
uanset om du bruger programmer eller ej, skal din virksomheds dokumenthåndtering følge nogle bedste fremgangsmåder for at din virksomheds dokumenthåndtering kan fungere effektivt. Besvarelse af disse fire spørgsmål vil hjælpe dig med at udvikle et dokumentstyringssystem:
Hvad er reglerne for oprettelse af dokumenter?
fakturaer, betalingspåmindelser, salgskontrakter, e – mails, balancer, regneark, rapporter-alle virksomheder opretter en række dokumenter under den normale drift af deres forretning. For at holde tingene organiseret skal virksomheder etablere regler for oprettelse af dokumenter.
for eksempel:
- er der interne skabeloner til nogle af dine standard forretningsdokumenter, såsom breve og fakturaer? Hvor er de placeret?
- er der en intern stilguide, der skal følges?
- skal nye dokumenter indeholde dato og klokkeslæt?
- hvilke procedurer skal følges for deling eller revision af disse dokumenter?
for nogle små virksomheder er det eneste, der betyder noget i dokumentoprettelsen, hvor skabelonerne til forskellige forretningsdokumenter er placeret, og hvordan de skal bruges. Men hvis dokumentoprettelse i din virksomhed involverer forskellige mennesker, der samarbejder, reviderer eller opdaterer dokumenter, skal du bruge lidt tid på at beslutte, hvordan disse ting skal gøres for at sikre effektivitet og konsistens.
hvordan skal vi gemme dokumenter?
faktisk er der to aspekter ved dette spørgsmål. Den første involverer de fysiske aspekter af opbevaring. Selvom din lille virksomhed opbevarer dokumenter i arkivskabe, er der omkostninger forbundet med opbevaring – ikke kun omkostningerne ved filerne, men den tid, du eller dine medarbejdere bruger på at arkivere eller hente dokumenter. Faktisk for de fleste små virksomheder er de største omkostninger forbundet med opbevaring sandsynligvis omkostningerne ved spildt tid, når folk søger efter dokumenter.
det andet aspekt af dokumentlagring er organisatorisk. Hvordan arkiveres dokumenterne? Nøglen til arkivering af dokumenter er at følge god filhåndteringspraksis. Hvordan vil du håndtere filer, der er forældede eller klar til at blive bortskaffet i dit dokumentstyringssystem?
i begyndelsen af hvert år gennemgår jeg for eksempel de forskellige arbejdsrelaterede filer på min computer, sletter dem, der ikke længere er aktuelle, opretter nye mapper mærket efter år og/eller emne, flytter filer efter behov.
det samme kan gøres med papirfiler. Det er ikke svært at fjerne gamle dokumenter fra en mappe og oprette en ny etiket med “gammel” i titlen. Nogle programmer tilbyder automatiske arkiveringsmuligheder. Microsoft Outlook giver dig for eksempel mulighed for at arkivere gamle e-mails.
Hvordan kan dokument hentning forenkles?
dette spørgsmål kommer til kernen i dit dokumentstyringssystem. Forskning viser, at spildt tid på at søge efter vigtige dokumenter og information har en meget høj pris.
endnu en gang kan god arkiveringspraksis hjælpe med at løse problemet. Hvis du gør ting som konsekvent at følge strenge navngivningspraksis, vil dokumenterne være meget lettere at finde.
uanset om du er eneejer, der arbejder alene eller en virksomhedsejer med medarbejdere, skal du oprette en liste over filplaceringer, der minder brugerne om, hvor specifikke filtyper går, og hvor du kan finde specifikke dokumenter. Husk at medtage, om filen er i computersystemet, på en intern server, i skyen eller, hvis den er på papir, arkiveret på et fysisk sted.
lad os for eksempel antage, at du bruger billeder, videoer eller endda papirbilleder i din virksomhed. En post i din filplaceringsliste kan være:
- digitale billeder / video: computer (eller server) – drev E: / fotos – fil i den relevante emnemappe
Papirfotos: arkivskab 3 – fotos – efter emne
delt netværks-eller skymapper skal mærkes efter indhold, ligesom skufferne i et arkivskab skal være.
Hvordan kan vi holde vores dokumenter sikre?
den første forsvarslinje i dokumentsikkerhed er fysisk at beskytte virksomhedens faciliteter. Alle virksomheder skal have sikkerhedssystemer installeret, såsom et alarmsystem – endda hjemmekontorer.
virksomheder vil muligvis også (eller har brug for) at investere i andre sikkerhedsforanstaltninger, såsom installation af barer eller sikkerhedskameraer eller ansættelse af sikkerhedstjenester. Du kan bruge hele tiden i verden på at oprette adgangskoder og kryptere filer for at beskytte dine elektroniske filer, men det vil ikke være meget effektivt, hvis nogen bare kan bryde ind og stjæle din computer og harddisken inde i den.
alle arkivskabe skal have låse og holdes låst efter åbningstiden (og låst ved frokosttid, hvis ingen er i nærheden).
generelle sikkerhedsprocedurer for elektroniske dokumenter omfatter sikkerhedskopiering af dokumenter regelmæssigt og opbevaring af sikkerhedskopier af dokumenter på et andet sted end harddisken, hvor originaldokumenterne er placeret. Off-site opbevaring er ideel til at beskytte dine data mod naturkatastrofer (en anden grund til, at skyen er en god mulighed).
små virksomheder med medarbejdere, der deler det samme computernetværk, ønsker måske også at begrænse nogle brugeres adgang, så de kun kan bruge eller se nogle af netværksressourcerne. For eksempel kan du have et delt netværk eller en cloud-mappe kaldet “regnskab”, der kun har adgang til administration. Selvom en bruger har tilladelse til at få adgang til en ressource, f.eks. Dokumentindhold kan også krypteres, hvilket gør det kun tilgængeligt for dem, der har krypteringsnøglen.
informationstyveri af medarbejdere er en anden trussel mod datasikkerheden. Som et spørgsmål om intern politik bør små virksomheder dyrlæge medarbejdere og få en baggrundskontrol.
implementering af dit dokumenthåndteringssystem
når du har besvaret spørgsmålene ovenfor og oprettet din dokumenthåndteringsplan, er du klar til at implementere den og dermed sikre, at hele dit team kender detaljerne i din virksomheds dokumenthåndteringssystem og følger de rette procedurer for oprettelse, lagring og hentning af dokumenter.
du skal også sørge for, at alle brugere, der får adgang til og bruger dokumenter i din organisation, synkroniserer og navngiver og gemmer dokumenter korrekt. For at sikre dette skal du regelmæssigt kontrollere, om specifikke filer let kan findes, og om der er arkiveringsfejl.
Programmelløsninger til små virksomheder
små virksomheder kan også nyde godt af en programmelløsning til håndtering af dokumenter, og uden at skulle bruge en formue på det. Muligheder som SaaS og uddannelse via e-learning minimerer omkostningerne og letter implementeringen.
Lær mere om Softekspert ECM, og find ud af, hvilke fordele denne løsning kan tilbyde din virksomhed. Vi garanterer, at det vil spare dig penge og give et hurtigt afkast af din investering.
Lær mere om Softekspert ECM
