tænk på din foretrukne eventyrhistorie. Uanset om det er Ringenes Herre eller spændt væk, deler de alle en ting til fælles: en overordnet mission — med opgaver undervejs og (forhåbentlig) en plan for at lede helten igennem til deres mål.
tilsvarende, når du går i gang med et nyt projekt — hvad enten det er renovering af et hus eller design af en ny app — vil den samme følelse af struktur og momentum hjælpe med at holde tingene på sporet. Det er her en arbejdsplan kommer til nytte.
en arbejdsplan er et dokument, der kortlægger ruten til dit mål. Det omfatter ting som budgetter og ressourcer, samt tidsplaner og begrænsninger. Det er en fælles indsats mellem dig, ofte dine teammedlemmer og næsten altid interessenter — hvem du skal bruge til buy-in.
her er alt hvad du behøver at vide om at oprette din første arbejdsplan, herunder hvordan du får den godkendt, og hvad du skal gøre, når dit projekt er afsluttet. Lad os dykke ind.
Hvad er en arbejdsplan?
en arbejdsplan er et formelt dokument, der indeholder vigtige trin, der bevæger dig mod at nå et mål. Det omfatter budgetter, ressourcer, deadlines, milepæle og en tidslinje. Det er normalt forbeholdt større projekter, men du kan bruge en pared-back version til mindre opgaver.
det er et vejledende dokument, der hjælper alle med at samarbejde mod at nå det endelige mål. Før vi tager et kig på, hvordan man opretter en, lad os hurtigt løbe gennem nogle nøglebegreber.
målet beskriver det, du vil opnå. Omdøb f.eks. din virksomhed, Opret en app eller øg overskuddet.
strategien er den rute, du tager for at nå dit mål. For eksempel, hvis dit mål var at omdøbe, kunne det omfatte at designe et nyt logo, definere en ny tone og oprette en ny mission statement.
dine mål er resultater, der er angivet i din strategi. De bør defineres klart med deadlines og målbare faktorer. Indstilling af disse hjælper dig med at holde dig på sporet og måle fremskridt.
taktik er teknikker, du vil bruge til at hjælpe dig med at nå specifikke mål. For eksempel, hvis dit mål er at øge antallet af besøgende på din hjemmeside, taktik kan omfatte søgeord forskning, SEO blogindlæg, PPC reklame, og så videre.
Hvorfor bruge en arbejdsplan?
en arbejdsplan kan hjælpe dig med at holde dig på sporet og organisere dig selv. Det er også nyttigt for momentum: At have et dokument, der kortlægger hvert trin i dit projekt, holder dig og andre teammedlemmer ansvarlige for vigtige milepæle, hvilket også er praktisk til midlertidige møder, når du har brug for at forklare dine fremskridt for interessenter og den øverste ledelse.
Arbejdsplaneksempel
Sådan oprettes en arbejdsplan
oprettelse af en arbejdsplan kan være lidt tidskrævende. Men du kender boret: jo mere tid du investerer på forhånd, jo glattere bliver dit projekt-så det lønner sig at afsætte lidt tid til at få det rigtigt.
Find ud af ‘hvorfor’
før du begynder dit regneark, skal du etablere dit mål. Eller med andre ord, definere, hvorfor det er du gør, hvad du laver.
hvorfor er centralt for alt. Dette er dit mål, din søgen, grunden til, at dit projekt eksisterer i første omgang. Prøv at kondensere dette til en elevator pitch-stil sætning eller to, som du kan sætte i starten (eller øverst) af din arbejdsplan. Det giver alle, der læser det (inklusive dig selv) en snappy påmindelse om, hvad det handler om. Det er også praktisk for interessenter og den øverste ledelse, der ofte ikke har meget tid og bare vil have overlinjesammendraget af, hvad det er, du laver.
for at finde ud af hvorfor skal du sandsynligvis begynde med nogle indledende kick-off-møder med interessenter. Dette vil hjælpe dig med at etablere dine mål, omfang og begrænsninger. Før du hovedet ind i dette møde, du måske ønsker at gøre nogle indledende arbejde selv. Hvis du kæmper for at komme i gang, kan du prøve at angive dine smarte mål. Disse kan hjælpe dig med at organisere dine tanker og overvinde den indledende forhindring ved at finde ud af, hvad det er, du vil opnå.
Giv din projektkontekst
du har forhåbentlig tænkt på dette under trin et, så denne fase skal være lettere. Konkretisere dit projekts kontekst, herunder oplysninger om konkurrenter, det nuværende marked, og hvordan dit projekt passer ind i de bredere forretningsmål.
her er nogle spørgsmål, du kan stille dig selv (og heads-up, spørgsmål, du sandsynligvis bliver stillet af interessenter):
- Hvad er formålet med dit projekt, og hvordan understøtter det bredere forretningsmål?
- Hvordan vil dit projekt bedre opfylde kundernes krav?
- hvordan dit projekt sammenligne med ting konkurrenter gør? Dette kan også indgå i din ‘hvorfor’ (måske skal du frigive en ny version af noget for at forblive konkurrencedygtig).
Opret din strategi og mål
brug brede penselstrøg til at kortlægge din rute til at nå dit mål, inklusive mål, som skal være målbare. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du oprette et SMART diagram, der hjælper dig med at finde ud af dette. Eller, hvis du allerede har gjort dette, kan du ønsker at kød det ud med flere detaljer.
Definer og koordinere dine ressourcer
næste, arbejde ud af dine ressourcer. Mere detaljerede spørgsmål og svar kan dække følgende:
- hvor lang tid tager dit projekt?
- hvad er dit budget, og hvor kommer det fra?
- er der nogen begrænsninger?
- hvilke værktøjer vil du bruge til at hjælpe dig (projektstyringsværktøjer, diagramprogrammer…)
- hvem vil blive tildelt hvilken rolle?
- hvad er dine milepæle og deadlines?
- Hvordan vil succes se ud, og hvad er dine målinger til måling af dette?
du bør også lære om den tredobbelte begrænsning. At have en forståelse af dette kan hjælpe dig med at jonglere omfang, tid og omkostninger mere effektivt. Det kan også hjælpe dig med at planlægge og forberede dig på ting, der ikke er ideelle, men som også er uundgåelige — som personalets sygedage, programnedbrud eller sponsorer, der trækker ud.
Definer risici og opret en beredskabsplan
planlægning af det værste betyder ikke, at du er pessimistisk: det er bare god, sund fornuft. Det betyder, at hvis der sker noget, vil du være mere tilbøjelig til at vide, hvad du skal gøre næste gang.
risici kommer i alle former — fra personalets nødsituationer til ulykker, der påvirker budgetter og tidsplaner. Tal med så mange mennesker som muligt for at få så bredt et billede som muligt, og opret derefter en beredskabsplan, der skal være på plads, bare i tilfælde. Det er også en god ide at udpege nogen til at tage ansvar her, hvis nogen af disse risici bliver virkelighed. Med hvert potentielt problem rettet, har du bedre svar til dine interessenter, og være i stand til at forsikre Dem om, at du ikke har efterladt nogen sten.
Opret din arbejdsplan
når du har samlet alle disse oplysninger, er det tid til at oprette en arbejdsplanskabelon og udfylde den. Det skal omfatte dit mål, dine målinger for succes, dine mål, deadlines, risici og andre nyttige oplysninger. Du kan bruge et regneark eller vælge et projektstyringsprogram, som normalt indeholder forudbyggede skabeloner og diagrammer samt andre værktøjer, der gør samarbejdet lettere.
Dipping i andre diagrammer kan hjælpe dig på dette stadium. Nogle projektledere kan lide at bruge Gantt-diagrammer (som den nedenfor) til at kortlægge deres tidslinjer.
oprettet i Cacoo
Check-in og opfølgning
når du er startet, er det vigtigt at spore fremskridt og følge op med hvert teammedlem for at sikre, at alle håndterer arbejdsbyrden og gennemfører deres mål.
igen kan projektstyringsprogrammer hjælpe dig med at holde styr på tingene og få øje på problemer tidligt uden at skulle vandre rundt på kontoret og spørge alle personligt eller sende hundredvis af e — mails-noget dit team vil sætte pris på lige så meget som dig. Det er også en god ide at planlægge regelmæssige check-ins, som kan tage form af et eller alle følgende: daglige stand-ups, hurtige teammøder en gang om ugen, møder med ledelse og/eller interessenter ved vigtige milepæle.
jo mere du kommunikerer og samarbejder, jo mindre sandsynligt er det for ting at glide gennem revnerne. Det er også en god mulighed for at gennemgå kvaliteten af arbejdet og give feedback og foretage justeringer, mens du går.
Evaluer projektet
endelig, find ud af, hvor godt du gjorde det. Et post mortem-møde (ikke så morbid som det lyder) er vigtigt her, fordi det giver alle på holdet en chance for at komme sammen, tage et skridt tilbage og fejre sejre (samt konstruktivt løse eventuelle fejl).
evaluering er vigtig af tre grunde: For det første hjælper det dig med at finde ud af, om du har nået dit mål eller ej. For det andet hjælper det dig med at forklare projektets succes (eller problemer) for interessenter. Og for det tredje sætter det et nyttigt præcedens for fremtidige projekter med værdifulde erfaringer undervejs.
