introduktion
Hej! Det er Kristine her med udtrykket at imponere podcast.
i dag er konferenceopkald normen. Uanset om dine teammedlemmer bor inden for en 30-minutters radius af hinanden eller bor på forskellige kontinenter, vil du sandsynligvis gennemføre alle møder over konferenceopkald. Nu kender du nogle af de potentielle farer ved konferenceopkald. Nogen glemmer at dæmpe sig selv, og du hører dem trække vejret eller spise deres frokost, nogen glemmer at slå lyden fra, når de begynder at tale, nogen taler, og så deres barn eller ægtefælle pramme på deres kontor gør støj. Uanset hvilken usædvanlig situation der udfolder sig under et konferenceopkald, skal nogen styre samtalen og gøre den så effektiv som muligt.
i denne episode lærer du, hvordan du leder konferenceopkald. Vi fokuserer på lydkonferenceopkald, ikke videokonferenceopkald, som fortjener deres egen episode.
hver uge deler jeg historier og tips til at hjælpe dig med at kommunikere klart og trygt i din jobsøgning, jobsamtaler og arbejdspladsen, så du kan nå dine karrieremål. Hvis du kan lide min podcast, så glem ikke at abonnere for at få nye episoder. Du kan abonnere overalt du hente podcasts som Apple, Pandora, eller min hjemmeside på express-to-impress.com.
lad os nu begynde!
historie
nu vil jeg fortælle dig om en historie om et konferenceopkald gået galt.
en ven i HR ledede et konferenceopkald, da hans kæreste barged ind i lokalet. Med en tallerken i den ene hånd meddelte hun glædeligt: “morgenmaden er klar!”umiddelbart efterfulgt af det beskidte kaldenavn, hun har til sin kæreste.
min ven var selvfølgelig bedøvet. Hans kæreste var bedøvet. Og stadigvæk, han måtte fortsætte med at lede opkaldet, håber, på en eller anden måde, det hele ville sprænge over.
men han ledede opkaldet, og han dæmpede ikke sit opkald, så selvfølgelig lærte hans kolleger sit beskidte lille navn og andre detaljer om hans personlige liv.
da de andre på opkaldet dæmpede deres linjer, blev enhver gisp eller latter skjult for min ven. Og heldigvis var det slutningen på det!
men han soldatede videre og håbede, at hans kolleger ikke hørte, hvad de helt sikkert hørte.
dette er blot en af mange konferenceopkald skrækhistorier. Saturday Night Live har en sjov skit kaldet” Forstørrelsesopkald”, der utvivlsomt er inspireret af nogle sande begivenheder.
nu er der ingen grund til at bekymre sig om at lede et konferenceopkald. Vi kan alle lære af sjove fejl. Lad os fortsætte til afsnittet tips, hvor du lærer at lede et vellykket konferenceopkald.
Hvad skal du gøre, før du leder konferenceopkald
dit konferenceopkald vil være produktivt og effektivt med forberedelse.
Del En dagsorden før mødet
mit første tip er at oprette en dagsorden og dele den med alle deltagere før mødet.
mestre teknologien
Dernæst skal du mestre den teknologi, du bruger. Så gå videre og test Microsoft Teams, Forstør eller et andet værktøj, du vil bruge under konferenceopkaldet. Sørg for, at du ved, hvordan funktionerne fungerer, så du kan tage kontrol over mødet og hjælpe andre, hvis det er nødvendigt.
Forbered dit miljø
endelig, og vigtigst af alt, Forbered dit miljø til opkaldet. Fortæl dine husstandsmedlemmer om opkaldet, læg en note på din dør, lås døren, og gør dit bedste for at sikre, at dit miljø bliver så stille som muligt. Det kan betyde at lægge dit barn ned for en lur før opkaldet eller instruere dit dyr om at komme ind i deres kasse.
Tips til førende konferenceopkald
lad os nu dykke ned i, hvordan man leder et konferenceopkald.
ankom tidligt
du ønsker at ankomme tidligt for at sikre, at teknologien fungerer korrekt og byde folk velkommen til opkaldet, når de tilmelder sig. Din tilstedeværelse vil også vise deltagerne, at du er forberedt og ansvarlig. Du vil også gerne gribe ind før eller under opkaldet, hvis nogen har en dårlig forbindelse eller distraherende støj i baggrunden.
Åbn et møde
efter lidt small talk med kolleger, vil du gerne få alles opmærksomhed til at starte opkaldet. Hvis din virksomhedskultur skal starte konferenceopkald på prikken, skal du sørge for at starte opkaldet til tiden. Hvis det er normalt at vente et eller to minutter for at give mulighed for sene deltagere i din virksomhed, så giv folk den ekstra tid.
så for at åbne et møde skal du gøre følgende:
- få alles opmærksomhed
- velkommen og tak dit publikum for at deltage i opkaldet
- introducer nye kolleger eller besøgende
- Forklar formålet med og målene for mødet
- skitsere dagsordenen
- del forventninger som om folk skulle slå deres linjer fra, hvis de ikke taler, hvis de skulle bruge dem til at et værktøj til at angive, at de har et spørgsmål eller en kommentar i et online chatværktøj
- bed den første person på dagsordenen om at begynde
her er et eksempel på, hvordan du kan åbne et møde.
okay. Det ser ud til, at de fleste mennesker er ankommet. Rebecca er på vej. Hun ringede for at fortælle os, at hun ville blive forsinket, men vil snart slutte sig til os. Lad os gå videre og få denne forestilling på vejen.
nå, God eftermiddag, alle sammen. Jeg vil gerne byde vores besøgende velkommen, Jane Doe fra Corporate, til vores opkald i dag. Vi er glade for at have dig med os i dag. Formålet med dette opkald er at identificere potentielle nedskæringer. Lad os tage et hurtigt kig på dagsordenen.
som du kan se, rapporterer de fem afdelingsledere om potentielle områder, der skal skæres i deres afdelinger. Hver afdelingsleder får 10 minutter til at præsentere, og så har du en chance for at stille dem spørgsmål. Sørg for, at din linje er slået fra, medmindre du præsenterer eller stiller et spørgsmål. Nogen spørgsmål før vi starter? Godt, lad os komme i gang. Sam, kan du starte os?
Diskuter spørgsmål
lad os nu se på din rolle, mens folk diskuterer spørgsmål.
Hold dig til dagsordenen
når nogen forsøger at ændre emnet, skal du bringe dem tilbage til dagsordenen for at holde diskussionen på sporet.
du kan guide diskussionen tilbage til formålet med mødet ved at anerkende, at nogen har bragt et godt punkt op, men at du er nødt til at bringe gruppen tilbage til hovedpunktet. Her kan du understrege fordelen ved at holde dig på sporet ved at forsikre publikum om, at du ved, at de har travlt og ønsker at få dem ud af opkaldet til tiden.
Skift emne
en af dine vigtigste roller er at overvåge tiden og interject, når du flytter til et nyt emne. Nogle gange bliver du nødt til at afslutte en presserende diskussion, når den udfolder sig. For at gøre dette kan du erkende, at det er et vigtigt punkt og give nogle muligheder for at løse det. Holdet kan diskutere det senere i opkaldet, hvis der er ekstra tid, et opfølgende opkald kan planlægges, eller samtalen kan fortsætte via e-mail efter konferenceopkaldet. Når du har afsluttet et emne, er det tid til at rette gruppens opmærksomhed mod det næste emne med en kommentar som:
lad os nu give Seth vores opmærksomhed, da han giver os nogle opdateringer om IT-afdelingen.
tilskynde Engagement
udvide diskussionen
du vil være iført en masse hatte i konferenceopkaldet. En af dem er engagerende deltagere. Hvis du bemærker, at nogle mennesker ikke har bidraget, kan du stille et spørgsmål som,
så hvad synes andre?
denne slags spørgsmål vil udvide diskussionen til at omfatte flere mennesker.
kontroller for aftale
fremskridt kræver at træffe beslutninger, og som konferenceopkaldsleder skal du kontrollere, om der er enighed for at nå beslutninger. Så hvordan kan du gøre det? Du kan spørge, om alle er enige eller bare spørge, om nogen er uenige eller har bekymringer med hensyn til planer, der diskuteres.
Afslut et møde
til sidst er det tid til at afslutte mødet, og du skal også lede denne proces. Ud over at indikere, at det er tid til at afslutte mødet, gentage aftaler og opfølgningsposter og bede om endelig input.
deltagerne vil sætte pris på, at du respekterer deres tid, så sørg for at afslutte til tiden.
sådan kan du afslutte et møde.
Okay, Jeg ved, at i alle har travle tidsplaner, og jeg vil have jer ud herfra til tiden. Så lad os opsummere, hvad vi blev enige om. Vi vil gå videre med at skære den lavthængende frugt fra budgettet, i alt $55.000. Derefter vil vi revidere budgettet I kvartal fire og se, om der er behov for yderligere nedskæringer. Mens vi fokuserer på at eliminere kun virkelig unødvendige omkostninger, vil vi købe os lidt tid og ikke forårsage oprør på kontoret. Er alle enige?
Okay, nu ved du, hvordan du leder et konferenceopkald. Du ved, hvad dit ansvar er, og har nogle sætninger at bruge på vigtige punkter i konferenceopkald.
samtale COACHING
på det seneste har jeg haft travlt med at coache 14 internationale læger fra Korea, Saudi-Arabien, Peru, Palæstina og Tyrkiet, mens de forbereder sig på medicinsk ophold og stipendiesamtaler i USA. De er utroligt kyndige og dygtige, men samtale på et andet sprog er ikke let. De imponerer mig hver dag med deres åbenhed over for at lære og prøve nye måder at kommunikere på for at få forbindelse med deres samtalepartnere og overbevise dem om, at de ville få succes i deres programmer.
hvis du har en samtale på vej–enten en jobsamtale, medicinsk opholdssamtale, stipendiesamtale eller akademisk samtale–vil jeg meget gerne arbejde sammen med dig. Jeg vil hjælpe med indholdet af dine svar såvel som den måde, du siger dine svar på. Jeg hjælper dig også med at præsentere oplysningerne kortfattet og imponerende! Efter at have arbejdet sammen, du kommer til samtaler klar, selvsikker, og forberedt.
du kan bestille en mock samtale med mig på min hjemmeside på express-to-impress.com.
Indstil næste uge
Okay, jeg inviterer dig til at indstille næste gang for at forbedre dine engelskkundskaber. Du lærer definitioner af sætninger og idiomer fra denne episode.
Tak så meget for at lytte til Ekspressen for at imponere podcast. Hvis du kunne lide denne episode, husk at dele den med en ven! Vi ses næste gang. Farvel!
