e-mail kan være en vanskelig måde at kommunikere med nogen på, fordi du ikke kan se personen tale med dig eller høre tonen i deres stemme. Derfor kan ting tages ud af kontekst. Når du prøver at løse et problem eller rydde op i en misforståelse via e-mail, er det vigtigt at være artikuleret og bruge passende, stærke ord til at udtrykke dine tanker. Det er let at forveksle sarkasme med uhøflighed over Internettet, så læs din e-mail igen, før du sender den til modtageren.
Anerkend en misforståelse eller fejlkommunikation. Hvis du er usikker på betydningen af en e-mail, skal du stille spørgsmål. Hvis du sendte en e-mail, der blev modtaget på en negativ måde, skal du forsikre modtageren om, at du ikke havde til hensigt at lyde pludselig, afvisende, irriteret eller hvilken anden negativ konnotation der blev taget af modtageren. Afklar din mening, og vær sikker på at bruge høflige udsagn, såsom “tak” og “tak.”
Læs e-mailen igen for at se, hvor misforståelsen kunne have fundet sted. Blev oplysningerne i e-mailen præsenteret tydeligt, eller var det tvetydigt? Hvis misforståelsen involverer data, deadlines eller andre forventninger, skal du sætte de relevante detaljer i en sætning. Tilføj derefter yderligere oplysninger eller kommentarer. Hvis du har modtaget en e-mail med tvetydige forventninger, skal du stille spørgsmål.
tilbyde en måde jer to kan løse problemet, måske foreslår at tale om sagen over telefonen eller personligt over kaffe. Din generøsitet af tid formidler din interesse i at opretholde et godt forhold til en anden person.
