kritiske succesfaktorer

Hvad er kritiske succesfaktorer for et projekt?

kritiske succesfaktorer (CSF) er specifikke elementer eller handlingsområder, som en virksomhed, et team eller en afdeling skal fokusere på og gennemføre med succes for at nå sine strategiske mål. En vellykket gennemførelse af disse succesfaktorer bør skabe et positivt resultat og skabe meningsfuld værdi for virksomheden.

FSR er vigtige, fordi hver enkelt fungerer som et vejledende kompas for en virksomhed. Når de eksplicit afklares for alle i virksomheden, fungerer de som et pålideligt referencepunkt for fokus og for at bestemme succes.

mange virksomheder bruger også deres kritiske succesfaktorer til et projekt for at afgøre, om de skal fortsætte med et nyt forretningsinitiativ eller en ny aktivitet. For eksempel kan en organisation bestemme, at et foreslået initiativ ikke direkte understøtter en bestemt succesfaktor og kan distrahere fra deres overordnede strategiske mål, spilde dyrebar tid og dræne ressourcer.

selvom det ikke er en hård og hurtig regel, er det almindelig praksis at begrænse antallet af kritiske succesfaktorer for et projekt til fem eller færre. At holde antallet af faktorer håndterbare hjælper med at garantere, at hver faktor har en klar indflydelse på strategiske prioriteter og andre elementer i din virksomhed.

hvordan understøtter FSR strategisk ledelse?

kritiske succesfaktorer bør udvikles for at forbinde og tilpasse sig de strategiske mål for en virksomhed. De bruges til at bestemme, hvordan en forretningsenhed, afdeling eller funktion kan nå sine specifikke mål og lette fremskridt fremad mod organisationens strategiske mål. Disse faktorer påvirker også, hvordan individuelle medarbejdere og teams støtter og gør deres del i at bidrage til strategiske planer og mål.
hver enkelt EFSR er identificeret for at understøtte opnåelsen af et specifikt strategisk mål og vejlede om oprettelse og sporing af Key Performance Indicators (KPI ‘ er). For eksempel illustrerer diagrammet nedenfor, hvor CSF passer til opnåelsen af et strategisk mål.

Hvordan Kategoriseres Kritiske Succesfaktorer?

alle kritiske succesfaktorer kan grupperes i fem hovedkategorier*:

miljøfaktorer

miljøfaktorer henviser til ting, der sker uden for organisationen, som virksomheden ikke har nogen direkte kontrol over. For eksempel er økonomien, den offentlige orden, konkurrentens handlinger og nye teknologier alle elementer, der falder ind under denne kategori. En virksomhed skal holde sig informeret, forudse ændringer og holde sig foran kurven ved at anerkende miljøfaktorer, der kan påvirke dens evne til at udføre sin mission. Ved at mærke og være opmærksom på dem kan organisationer være opmærksomme på disse faktorer og overvåge deres præstationer i forhold til dem.

brancherelaterede faktorer

dette er opgaver, som din organisation skal udføre for at forblive konkurrencedygtig inden for en bestemt branche. For eksempel kan en fødevareproducent fokusere på “innovation inden for emballage” som en kritisk succesfaktor for at nå sit strategiske mål om at reducere forsendelsesomkostninger og dets kulstofaftryk, mens et flyselskab måske fokuserer på “on-time service.”

Peer-relaterede faktorer

Peer-baserede succesfaktorer har at gøre med en virksomheds relative position til sine konkurrenter eller jævnaldrende i branchen. Hvis din virksomhed er førende i branchen, kan du fokusere på kritiske succesfaktorer, der vil sikre din evne til at bevare din markedsandel og position, som “øget brandloyalitet.”Hvis du dog ikke fører på markedet, kan dine faktorer være rettet mod at forbedre din samlede konkurrenceposition. For eksempel leverer uovertruffen kundeservice.

tidsmæssige faktorer

de fleste kritiske succesfaktorer er bundet til en organisations langsigtede eller permanente strategiske mål. Nogle gange står virksomheder imidlertid over for midlertidige situationer, der, selvom de er vigtige, kun skal styres i en begrænset periode. CSF relateret til disse situationer er kategoriseret som tidsmæssige faktorer.

et eksempel på vedtagelsen af denne type kritisk succesfaktor er effekten COVID-19 havde på små mursten og mørtel virksomheder. Disse virksomheder måtte hurtigt øge antallet af online ordrer og øge forsendelses-og leveringsprocesserne. Dette fokus og de relaterede ændringer kan være midlertidige eller kan udvikle sig til langsigtede løsninger.

Ledelsespositionsfaktorer

Ledelsespositionsfaktorer adskiller sig meget fra de andre fire listede, fordi de identificeres internt af ledere, der har et unikt perspektiv på deres rolle, ansvar og funktionsområde. Denne type CSF har et internt fokus og kan omfatte områder relateret til løbende forbedringer, kulturændringer eller medarbejderengagement.

hver leder skal være opmærksom på de faktorer, der er forbundet med deres egne roller. For eksempel kan driftsledere have kritiske succesfaktorer, der adresserer Produktions-og omkostningskontrol. I mellemtiden ville ledere på højere niveau være mere fokuseret på risikostyring og eksponering.

hvordan identificeres kritiske succesfaktorer?

kritiske succesfaktorer identificeres normalt gennem dataindsamling, analyse og diskussion. Mens nogle virksomheder kan vælge at medbringe konsulenter, der har mere erfaring med at etablere kritiske succesfaktorer, er der fire trin, du kan tage for at hjælpe med at bestemme de kritiske succesfaktorer, der understøtter de strategiske mål for din virksomhed.

1. 1. Undersøg nøgleelementerne i dine langsigtede strategiske mål. Hvordan er disse mål blevet påvirket af analyser (styrker, svagheder, muligheder og trusler) eller ændringer i din overordnede dagsorden? Denne dybe analyse hjælper dig med bedre at forstå slutmålet og gøre det lettere at identificere CSF, som du skal fokusere på.
   2. gennemgå og diskutere organisationens overordnede strategiske mål med vigtige interessenter. Formaliser ikke kritiske succesfaktorer, før du har samlet data. Du kan få dette ved at tale med medarbejdere og kunder, være vært for fokusgrupper og gennemgå de seneste tendenser. Gør dit bedste for at kvantificere, hvordan din organisation klarer sig i dag, snarere end hvordan du gjorde på et tidspunkt i fortiden, så du kan planlægge for fremtiden. Du kan begynde med at tale med ledende medarbejdere og diskutere den potentielle CSF, der bedst kan bidrage til succes for de langsigtede strategiske mål.
   3. Bed ledere og teammedlemmer om deres ideer og feedback. Kommuniker klart med medarbejderne om organisationens langsigtede strategiske mål. Brug derefter det, du lærte under diskussionen med seniorledere, som en ramme for en medarbejderfeedback-session. For eksempel kan du spørge: “hvilke faktorer synes du, vi skal fokusere på for at nå disse mål?”
   4. Kombiner de oplysninger, der er modtaget fra medarbejderfeedback og gruppediskussioner for at finde ud af, hvilke faktorer der er nøglen til at nå dine mål. Med ideer, der kommer fra hele virksomheden, er du sikker på at finde en, der negler nøjagtigt, hvad du skal fokusere på. Du kan derefter implementere disse faktorer i din virksomhedsdækkende strategiske plan. Sørg for, at folk ved nøjagtigt, hvad de har brug for for at bidrage til FSR.

Hvordan Måler Du Kritiske Succesfaktorer?

kritiske succesfaktorer (CSF) måles ofte ved hjælp af Key Performance Indicators (KPI). Tænk på en CSF som et overordnet element, der er afgørende for at nå et strategisk mål. Identificer derefter KPI ‘ er, der er mere granulære og specifikke, ting du konkret kan måle imod. Et eksempel kan se ud som følgende.

• kritisk succesfaktor – Opbyg salgskompetencer og produktkendskab hos salgsteamet
  • Key Performance Indicator 1 – Komplet træning i salgskompetencer for 1.200 salgsledere inden 3.kvartal
  • Key Performance Indicator 2 – øg salgsindtægterne for nye kunder med 8% i løbet af de næste 12 måneder.

ledere overvåger KPI ‘ er for at se, hvordan de korrelerer med og støtter CSF samt de strategiske initiativer eller resultater i virksomheden. Hvis initiativer og succesfaktorer ikke ser ud til at korrelere—eller værre, hvis strategierne og succesfaktorerne har et negativt forhold—kan lederen revurdere deres faktorer eller initiativer.

lav en forpligtelse

succesfuld opnåelse af strategiske mål er direkte knyttet til at levere på passende og målrettet FSR. Det kræver fokus og engagement. Især når man beskæftiger sig med miljømæssige og tidsmæssige faktorer, skal alle i organisationen være klar og villige til at ændre sig. Dette er især vigtigt for lederteam, der er vant til at gøre tingene på en bestemt måde. Sørg for at identificere og kommunikere, hvordan organisationen klarer sig i dag, samt muligheder og udfordringer, så du kan skabe effektiv CSF, der understøtter din plan for fremtiden.

* tilpasset fra ideer præsenteret af D. Ronald Daniel, i sin artikel “Management Information Crisis” (Harvard Business anmeldelse, September-oktober 1961).