implementering af et kvalitetsstyringssystem: bedste praksis

implementering af et kvalitetsstyringssystem er lige så meget en kunst som det er en videnskab. Det kræver data, en metodologisk tilgang og evnen til at engagere mennesker.

denne artikel vil diskutere implementering af en kvalitetssikring og besvare dine ofte stillede spørgsmål om emnet.

her på Ideagen har vi hjulpet organisationer i over 25 år med at opnå kvalitet og operationel ekspertise. Vi har erfaring med implementering og rådgivning med organisationer af alle størrelser, derfor kan vi tilbyde et ekspertperspektiv på succesfuld implementering af et nyt kvalitetsstyringssystem.

Find ud af det:

• hvad et kvalitetsstyringssystem er
• hvorfor det er vigtigt for alle organisationer, der ønsker at få succes
• fordelene ved at implementere en KVMS
• kravene til en KVMS
• logistikken ved at drive en KVMS i et stærkt reguleret miljø
• vigtigheden af en hierarkisk kultur
• afgørende skridt til implementering

hvad er et kvalitetsstyringssystem?

et KMS er et koordineret sæt af værdier og processer implementeret af en organisation for at sikre og demonstrere, at den opfylder de standarder, der kræves for at tilfredsstille sine kunders krav og forventninger. Den internationale ISO 9001: 2015-standard er den accepterede Erklæring om de brede krav til et kvalitetsstyringssystem.

Hvorfor er et kms vigtigt?

et fuldt operationelt kvalitetsmærke vil hjælpe en organisation med at opfylde og demonstrere, at den har nået visse mål:

1. konsekvent at opfylde kundernes krav.
2. konsekvent styring af interne krav.
3. konsekvent styring af eksterne krav. F. eks. den effektive ressourceallokering

hvad er fordelene ved at implementere et kvalitetssikringssystem?

implementering af et kvalitetsstyringssystem vil resultere i en række langsigtede kommercielle gevinster. Her er blot nogle få fordele ved effektivt at implementere et MMS:

1. opnå organisatoriske mål
2. reducer dyre fejl og spild
3. Boost kundetilfredsheden
4. Markedsfør din virksomhed mere effektivt
5. Administrer vækst mere effektivt
6. forbedre dokumentationstilgængelighed
7. rette problemer for løbende at forbedre produkter og tjenester
8. væk markedsandele i nye territorier og markedssektorer
9. opret en kvalitetskultur
10. Integrer vision i alle projekter
11. bedre intern kommunikation
12. konsistente produkter
13. effektivt måle resultater for enkeltpersoner og teams
14. forbedre compliance

hvordan understøtter et kvalitetssikringssystem en organisation til at håndtere kulturelle problemstillinger?

implementering af et kvalitetsstyringssystem kan flæse medarbejdernes fjer. Det kan tage dem ud af deres komfortområde og væk fra institutionaliserede processer. Derfor er støtte fra drifts-og direktionen fra starten afgørende for implementeringen af et kvalitetsstyringssystem.

Ideagen har arbejdet med hundredvis af kvalitetsledere og har altid fundet ud af, at det er bedste praksis at få ledelsen til at fremme kvalitet. Det tilrådes for ledere at gå i gang med en rutine med positiv forstærkning i de tidlige stadier af systemernes liv. Dette vil ikke kun fremme systembrug, men det vil motivere personalet.

Hent vores skabelon til interessentengagement for en trinvis plan for at få buy-in fra dine interne interessenter.

for at være effektiv skal et kvalitetsstyringssystem være robust, intuitivt og fleksibelt. Diagrammet nedenfor viser, hvordan Ideagens programmoduler interagerer for at styrke en holistisk kvalitetssikring.

under et kvalitetssikringssystem skal processerne underkastes en strammere styring. Det er klogt at forvente ændringer i den måde, personalet interagerer på, og i fordelingen af ansvar og ansvarlighed. Overvej medarbejdernes opfattelse og anerkend eksisterende medarbejders holdninger, og at fjerne eventuelle bekymringer, de har, er en vigtig del af ledelsesstrategien, når de implementerer et kvalitetssikringssystem.

med udgangspunkt i temaet personalekommunikation bør en organisation ikke lukke ørerne for medarbejderforslag, når den implementerer en kvalitetssikring. Medarbejdere er dem, der vil bruge kvalitetsstyringssystemet, så det er fornuftigt at foretage de nødvendige ændringer for at passe til deres behov og forbedre brugervenligheden.

det anbefales også, at en organisation giver mulighed for en indledende forsinkelsesfase, før forbedringer bliver normen. Et kvalitetssikringssystem giver ro i sindet, at lovkrav bliver overholdt, og at organisationen hele tiden anvender en kundecentreret tilgang.

hvad kræver en MMS?

et kvalitetsstyringssystem kræver en række væsentlige elementer. Her er seks af dem:

1. en ramme og et værktøj til kommunikation, som regel MMS-programmer.
2. en kvalitetspolitik og kvalitetsmål. Disse udsagn skal dokumenteres.
3. en kvalitetsmanual, herunder omfang, begrundelser for enhver udelukkelse, dokumenterede procedurer og beskrivelser af procesinteraktion. Dette vil tydeliggøre, hvordan en kvalitetssikring vil blive overholdt, og understrege virksomhedens forpligtelser til både løbende forbedringer og kvalitet.
4. alle dokumenterede procedurer, der kræves i henhold til overensstemmelsesstandarden.
5. eventuelle dokumenter, der er nødvendige for at sikre effektiv drift, planlægning og kontrol af virksomhedens processer.
6. registreringer som bevis for overensstemmelse med kravene og for effektiv drift af kvalitetsmålinger kræves i henhold til overensstemmelsesstandarden.

drift i et kontrolleret miljø:

mange organisationer implementerer et kvalitetsstyringssystem for at demonstrere overholdelse af lovkrav. En MMS kan støtte en organisation, der opererer i et kontrolleret miljø på en række måder:

• for at sikre, at compliance-standarder er opfyldt, skal alle virksomhedsdokumenter være i overensstemmelse med KMS-processer.
• dette vil sikre overensstemmelse i personalets adfærd, når de udfører deres opgaver, en ensartet dataregistreringsmetode og konsistens i personaleuddannelsen.
• opbevaring af optegnelser såsom revisionsresultater, dataovervågning, rapporter om manglende overensstemmelse og korrigerende handlinger osv. kan bruges som bevis for brug og effektivitet af MMS.
• et kvalitetsmærke kan bruges til at håndhæve den krævede godkendelse og disposition af dokumenter og optegnelser.
• det er vigtigt, at kun den mest opdaterede version af dokumenter er tilgængelige for virksomhedsbrugere. For at være kompatible skal dokumenter have unik identitet og versionskontrol, når de udsættes for ændringer.
• underskrifter fra forfattere og godkendere af dokumentet kan være påkrævet.
• en oversigt over dokumenthistorik, der viser ændringer og datoer for revision, kan være påkrævet.

for at sikre, at alle poster både kan spores og hentes, skal poster administreres og kontrolleres på samme måde som dokumenter. Det er tilrådeligt at tildele dem unikke identifikatorer, som vil blive leveret af et elektronisk kms-værktøj.

betydningen af hierarkisk organisation:

Organisation er afgørende, når man beskæftiger sig med kontrollerede dokumenter. Et foreslået hierarki til styring af KVALITETSSIKRINGSDOKUMENTATION er:

1. kvalitetshåndbog
2. politikker
3. procedurer
4. arbejdsinstruktioner
5. lister
6. formularer

eventuelle yderligere dokumenttyper kan anvendes efter virksomhedens skøn.

Implementeringstrin:

implementering af et MMS er en mangesidet udfordring. Her er en grov plan for at få en kvalitetssikring implementeret:

1. generelle skabeloner til alle kontrollerede dokumenter, som virksomheden planlægger at bruge, skal udarbejdes, før der skrives kms-dokumenter. Skabeloner skal have ensartede stilarter og formater, hvilket gør dem lette at læse og navigere. Alle skabelon procedurer og instruktioner bør have formål, omfang og ansvarsområder sektioner. Skabeloner skal også opfylde kontrollerede dokumentkrav, f.eks. entydig identifikator osv. Det er valgfrit, om et firmalogo skal medtages i en dokumentoverskrift.
2. mange virksomheder vil have skriftlige procedurer allerede på plads; disse nuværende procedurer er dog muligvis ikke op til bunden med hensyn til at være forældede eller ufuldstændige osv. Der kan være nogle områder af virksomheden, såsom finansiering, der ikke anses for at falde ind under anvendelsesområdet for kvalitetssikringssystemet, og eksisterende procedurer kan ses som den bedste mulighed for at opnå overholdelse. Virksomheder skal sikre, at disse områder ikke påvirker den overordnede kvalitetsstyring.
3. virksomheder bør foretage en rutediagram-stil kortlægning af kvalitetsrammestyringsprocesser. Dette hjælper med at inkludere alle interessenter i processen, fremhæver områder med manglende overholdelse og manglende dokumenter og er en fantastisk metode til at identificere områder, hvor der er behov for ændringer.
4. det er nyttigt at kortlægge dine kms-dokumenter og struktur i henhold til hierarki ved hjælp af proces – /dokumentkort og organisationsdiagrammer.
5. dokumenter skal udarbejdes i henhold til specifikationerne i dokumentkortene; vær opmærksom på dit publikum og brug passende sprog i overensstemmelse hermed. En stor international virksomhed med tosproget personale skal muligvis offentliggøre dokumentation på flere sprog.
6. elektroniske kladder skal styres korrekt. De skal dokumenteres og arkiveres, så de let kan identificeres, hentes, gennemgås, spores og administreres. Den proces, der anvendes i dokumentkontrolmekanismen, skal være i overensstemmelse med den, der anvendes i udarbejdelsesprocessen.
7. det er vigtigt, at alle dokumenter gennemgås af Emneeksperter fra alle områder, der er berørt af dokumentets omfang. Manglende gennemgang af dokumenter kan resultere i en reduktion af overholdelse, øge risikoen for afvigelse fra kvalitetssikringen og skabe friktion mellem personale/afdelinger.
8. det er vigtigt at opnå det passende godkendelsesniveau for et udstedt dokument, som vil blive dikteret af overensstemmelsesstandarden. Når det er udstedt og godkendt, en papirkopi af dokumentet skal arkiveres på et sikkert sted. Når dokumenterne er offentliggjort, kan personalet trænes i at bruge dem.

Sammenfattende

• Evaluer din eksisterende virksomhed
• sørg for, at det er nødvendigt at implementere et kvalitetsstyringssystem
• sørg for, at processerne fungerer
• Revider disse processer, hvor det er nødvendigt, og gennemfør løbende anmeldelser
• Undersøg elektroniske Kvalitetsstyringsløsninger som en måde af automatisering og forenkling af processen

hvad næste?

find ud af, hvordan Ideagen kan hjælpe din virksomhed med at implementere et kvalitetsstyringssystem. Det er det foretrukne program for mere end 2000 virksomheder over hele verden, et system, støttet af 25 års innovation, fra en etableret og betroet leverandør.