forretningsrapport: Hvad er det & hvordan man skriver det? (Trin & Format)

skiftet fra akademisk skrivning, såsom essays og artikler, til komplekse forretningsrapporter, kan være skræmmende!

en forretningsrapport er nødvendig inden for næsten ethvert arbejdsområde. Disse er faktabaserede dokumenter, der bruges til at træffe beslutninger i en virksomhed.

du kan bruge forretningsrapporter til flere formål, såsom at pitche en ide, analysere en ide, pitche en fusion, analysere en fusion, bevise, at din virksomhed overholder juridiske og sociale retningslinjer eller ethvert specifikt emne relateret til dit job og arbejde.

så hvis du har et job, er det afgørende, at du forstår begrebet forretningsrapporter, og hvordan du skriver dem effektivt.

i denne artikel vil vi tale om de forskellige typer rapporter og deres formål, vigtigheden af forretningsrapporter og hvordan du strukturerer dine egne på en virkningsfuld måde!

men hej, første ting først. Lad os forstå begrebet forretningsrapporter lidt bedre.

Hvad er en forretningsrapport? (Definition)

en forretningsrapport defineres som et officielt dokument, der indeholder faktuelle oplysninger, statistiske data, forskningsresultater eller enhver anden form for information, der er relevant for jobforløbet.

denne rapport er et formelt dokument, der er skrevet til det punkt for at formidle information på en kortfattet, men alligevel klar måde. Forretningsrapporter bruges hovedsageligt til intern kommunikation i en organisation.

objektivitet er et vigtigt element, mens du skriver forretningsrapporter. Uanset hvad du siger, skal understøttes af data og fakta, ikke mening og perspektiv. For eksempel, i stedet for at sige ‘salget i sidste kvartal var meget lavt’, viser du det ved hjælp af data.

rapporten kan variere fra en side til flere sider afhængigt af formålet og typen af rapport, hvilket bringer os til anden del: typer af forretningsrapporter.

Læs mere: forretningsbreve: Definition, Typer, Format og tip!

typer af forretningsrapporter

der er mange typer forretningsrapporter, der bruges i en organisation til forskellige formål. Det er klart, at du ikke kan bruge den samme rapport til at analysere medarbejderpræstationer og salg i sidste kvartal, ikke?

her er nogle almindelige typer forretningsrapporter:

informationsrapporter

du bruger denne rapport, når din chef beder om data, der er rent objektive, dvs.bare almindelige fakta uden nogen begrundelse eller potentielle resultater. For eksempel en arbejdsstyrkerapport med angivelse af antallet af ansatte i virksomheden, deres opgaver, arbejdsafdeling og ansvar.

Læs mere: Hvordan skriver man projektrapporter, der ‘imponerer’ dine kunder? (Skabelon inkluderet)

analytisk rapport

som navnet antyder, bruges denne rapport, når nogle kritiske virksomhedsdata skal analyseres for at træffe informerede beslutninger.

for eksempel analyse af salgsfaldet i det sidste regnskabsår. Denne rapport består af salgstal, en sammenligning af disse tal med tidligere år og finde årsager til faldet. Rapporten vil også angive mulige foranstaltninger, som virksomheden kan tage for at løse dette problem.

forskningsrapport

du bruger en forskningsrapport, når noget stort kommer op! Det kan være en potentiel fusion eller en ny produktlinje eller et skift i den nuværende måde at arbejde på.

en stor ændring kræver en omfattende rapport, der studerer alle dens implikationer. For eksempel, hvis virksomheden ønsker at introducere et nyt produkt, vil forskningsrapporten bestå af elementer som målgruppe, marketingstrategi, reklamekampagner osv.

forklarende rapport

du bruger denne rapport, når du vil forklare dit individuelle projekt for hele teamet. Lad os antage, at du udførte forskning.

en forklarende rapport viser fakta, viser resultaterne og bestemmer konklusionen af forskningen. Det skal skrives i meget enkle, koncise og klare ord. Selvom læserne for det meste er jævnaldrende i samme branche, bør jargon undgås.

statusrapport

dette er en lille rapport, der bruges til at underrette opdateringer i en virksomhed.

Hvordan var den foregående uge?

Hvordan kommer salget for dette kvartal sammen?

Hvad er den procentvise ændring i konverteringer siden den sidste uge / måned?

spørgsmål som disse besvares i en statusrapport. Det indeholder ikke analyser. Kun information og ændringer.

statusrapporter er et godt medium for virksomheder at spore deres daglige arbejde og komme med nye ideer til vækst og ekspansion.

stadig ikke overbevist? Her er 4 overbevisende grunde til, at forretningsrapporter er vigtige for effektiv arbejdsgang i en organisation.

Læs mere: Hvad er en statusrapport og hvordan man skriver en?

betydningen af forretningsrapporter

kommunikationsmåde

du ved, hvordan du tekst eller ringer i det daglige liv for at kommunikere? I virksomheder udarbejdes rapporter til det. Vi kan sige, at forretningsrapporter fungerer som et kommunikationsmedium i en organisation.

men hvorfor er det gjort?

nå, i store virksomheder er der en hel række arbejdsgange, der finder sted. Det er også kendt som en delegation af opgaver. I denne arbejdsgang er der filialer, underafdelinger, afdelinger og nichespecifikke områder. Hvis kommunikation sker mundtligt, kan oplysninger gå tabt eller forurenet.

så for hvert vigtigt stykke kommunikation oprettes en skriftlig rapport. Enhver, der har brug for adgang til disse oplysninger, kan læse rapporten og udstyre sig med førstehåndsdata.

beslutningstagning

tænker på at lancere en ny produktlinje? Udarbejde en rapport.

sigter mod at reducere virksomhedens omkostninger? Udarbejde en rapport.

fra at beslutte målgruppen til at afskedige medarbejdere træffes enhver beslutning på grundlag af detaljerede rapporter udarbejdet med fakta og statistik.

rapporter overføres tovejs i en organisation. Medarbejdere opretter forretningsrapporter og sender dem til højere ledelse til beslutningstagning. Øverste ledelse opretter rapporter til at cirkulere information, opgaver osv. blandt arbejdsstyrken.

krisestyring

i tilfælde af krise, kaos og panikudbrud har alle en mening om sagen, og overførsel af tanker verbalt giver anledning til sladder på arbejdspladsen.

i en sådan situation oprettes forretningsrapporter for at få alle på samme side og derefter faktisk analysere problemet.

Krisestyringsrapporter består af årsagen til problemet, skridt til at tage for skadekontrol og politikker, der tyder på fremtidig beskyttelse mod en sådan krise.

effektiv forvaltning

delegationen af opgaver sker via rapporter. Hver medarbejder har sine egne opgaver med en tildelt deadline. Dette hjælper med en mere sund og effektiv ledelse af virksomheden.

alle oplysninger er i levedygtige skriftlige dokumenter, beslutninger træffes efter omhyggelig analyse, og virksomhedens overordnede funktion er bedre ved hjælp af forretningsrapporter.

så nu hvor vi ved, at vi er nødt til at forberede forretningsrapporter for at overleve i erhvervslivet, lad os gå videre til det næste og sandsynligvis det vigtigste afsnit, hvor vi lærer dig, hvordan du kan komme i gang med at skrive en ordentlig rapport.

Læs mere: Forretningskravsdokument (BRD): Hvad, hvorfor og hvordan man skriver?

hvordan man skriver en forretningsrapport? (Trin og Format)

Følg denne trinvise vejledning for at oprette din magtfulde forretningsrapport:

Trin 1: Opret en handlingsplan

du skriver en forretningsrapport, ikke et skoleopgave. Du kan ikke basere din rapport på tanker, når og når de kommer. Før du starter rapporten, skal du identificere dens formål.

Definer, hvad du sigter mod at opnå med rapporten, og hvordan du planlægger at præsentere den. Slå ikke rundt om bushen! Dette vil hjælpe dig med at skrive en klar og kortfattet rapport.

Trin 2: Kontroller for et internt format

din virksomhed kan have et specifikt format til skrivning af rapporter. Spørg din vejleder eller tjek virksomhedens håndbog for at finde den. Stol ikke blindt på internettet.

hvis der ikke er angivet et sådant format, kan du dog bruge det globale standardformat, der er angivet i følgende trin.

Trin 3: Tilføj en titel

rapportens titel kan specificeres i den brief, du modtog fra din vejleder. Hvis ikke, kan du skrive din egen titel. Det skal være klart, skarpt og være i stand til at formidle formålet med rapporten.

du bør undgå at bruge meget lange og komplicerede titler. Brug for eksempel’ salgsrapport for regnskabsåret 2020-21 ‘i stedet for’at analysere kundeinteraktionen med virksomheden i de sidste 12 måneder i forhold til tidligere år’. Folk vil gabe og forlade rummet i starten af din rapport!

tilføj også dit navn og navnene på andre personer, der er involveret i udarbejdelsen af rapporten. Portrættere en andens baggrund hårdt arbejde som din egen er meget uetisk på arbejdspladsen.

Trin 4: Skriv en indholdsfortegnelse

du skal kun medtage en indholdsfortegnelsesside, hvis rapporten er lang og indeholder underafsnit.

hvis denne side tilføjes, skal du sørge for at skrive indholdet nøjagtigt på den måde, overskrifter er skrevet i rapporten. Alt indhold skal nummereres korrekt, så læseren nemt kan navigere gennem rapporten eller hoppe på et bestemt afsnit.

Trin 5: Tilføj en oversigt/ abstrakt

dette er en meget vigtig side i enhver rapport. Du skal skrive abstraktet på en sådan måde, at selvom en person ikke læser hele rapporten, kan denne side give dem en klar og detaljeret ide om hele sagen.

det skal indeholde din titel, problem, vigtige fund og konklusioner. Du skal dybest set opsummere alt, hvad du skrev i rapporten for at passe ind i abstraktet.

Trin 6: Skriv en introduktion

nu begynder din faktiske rapport. På denne side skal du angive formålet med at skrive rapporten sammen med en kort ide om hovedargumentet.

du kan også medtage nogle baggrund af emnet på denne side.

Trin 7: Angiv din metode

på denne side, fortæl læserne, hvordan du oprettede denne rapport. Det omfatter informationskilder, type data (kvalitativ eller kvantitativ), kanaler for modtagelse af information mv.

dette er for at udstyre dine læsere med den proces, du har gennemgået, eller som vi kan sige i urban slang, BTS i rapporten. Det gør din rapport mere troværdig.

Trin 8: Præsenter dine fund

dette er hovedafsnittet, hvor du præsenterer dine fund. Det skal formidle, at du har gjort grundig forskning. Så medtag Statistik, Fakta og grafer for at skildre oplysningerne.

for at forhindre, at det bliver rodet, skal du justere dataene i forskellige overskrifter og underoverskrifter. Brug pointers, punktopstilling eller nummereret, når det er nødvendigt.

trin 9: Giv en konklusion eller anbefaling

Afslut din rapport med en overbevisende konklusion. Dette bør drages ud fra tidligere anførte resultater.

du kan også give anbefalinger til ændring eller forbedring af en politik, understøttet af gyldig dokumentation. Konklusionen skal komme stærkt ud, baseret på faktuelle data, ikke partiske synspunkter eller meninger.

Trin 10: Tilføj bibliografi og referencer

tilføjelse af dette afsnit er en juridisk tvang i enhver rapport, hvor dataene er taget eller inspireret fra tidligere offentliggjorte kilder.

lad os forklare det simpelthen. Hvis du har tilføjet data eller statistikker i din rapport, skal du give den oprindelige forfatter behørig kredit. Ellers tæller det som plagiering, hvilket er en strafbar handling.

Bemærk også forskellen mellem referencer og bibliografi, og ikke forveksle de to!

her er et eksempel:

Antag, at du læste en forretningsrapport online og blev inspireret af den. Selvom du ikke brugte nogen af dens data i din egen rapport. I dette scenario vil du liste denne rapport under afsnittet bibliografi.

men hvis du tog data fra denne rapport til direkte at medtage i din, vil du liste det i referencesektionen.

trin 11: korrekturlæsning

korrekturlæsning eller revision er meget vigtigt, før du færdiggør en rapport. I dette afsnit skal du kontrollere for stavefejl, grammatiske fejl eller tegnsætninger. Dette er små uheld, der kan gøre et meget dårligt indtryk.

kontroller også under korrekturlæsning citater, fodnoter, bilag osv. Der kan være retningslinjer, du gik glip af, mens du skrev rapporten!

Bit.ai: det ultimative værktøj til at skrive Business Reports

med sin nye alder cloud teknologi bit giver din virksomhed rapport supermagter!

du kan vælge mellem foruddesignede skabeloner og bare bekymre dig om at sætte dit indhold i det.

med bits smarte integration kan du tilføje rich media-elementer som links, PDF-filer, indlejringer, matematiske ligninger, grafer og meget mere i dine virksomhedsrapporter inden for få sekunder.

ikke kun dette, bit.ai lader dig arbejde med dit team i realtid. Du kan redigere og bruge indbyggede kommentarer til at bringe dine kolleger til det samme sted for at træffe beslutninger relateret til dine virksomhedsrapporter.

du har endda dokumentsporing for at se, hvem der åbner din rapport, og hvor meget tid de har brugt på den.

prøv at bruge en af bits gratis skabeloner i dag.

indpakning

som vi har set, involverer skrivning af en forretningsrapport mange aspekter. Al den tid og energi forbruges skriftligt engagerende indhold, og man har tendens til at glemme alt om design element.

Ja, designet er et meget vigtigt aspekt af enhver rapport. Når din rapport er visuelt tiltalende, engagerer den læseren og skiller sig ud i et rum fyldt med sort / hvid tekst.

…og bit hjælper dig med at gøre netop det!

på bit kan du redigere dokumentet i henhold til den type rapport, du oprettede, uden at gå på kompromis med designet. Spil rundt med hundredvis af skrifttyper, temaer og farvepaletter med Bit for at skabe indflydelse på dit arbejde!

hvilken var din sidste forretningsrapport, der virkelig medførte en ændring? Hvilket værktøj brugte du til at lave det?

kvidre os @bit_docs og lad os vide!

yderligere læser:

Forretningskontinuitetsplan: Hvad, hvorfor & Sådan oprettes det?

7 typer rapporter, som din virksomhed bestemt har brug for!

Præstationsrapport: Hvad er det & Hvordan oprettes det? (Trin inkluderet)

formelle rapporter: hvad er de & Sådan oprettes dem!

forretningsdokumenter: Definition, typer, fordele & trin til at oprette dem!

Business Vertikaler: Definition, Fordele & Eksempler!

Teknisk rapport: Definition, betydning og hvordan man skriver det?

16 bedste forretningsværktøjer, som enhver virksomhed har brug for i 2021

hvordan man skriver en Business Case: trin for trin Guide

hvordan man skriver et forretningsforslag?

Hvordan Laver Man En Fuld Bevis Forretningsplan?