databaser er bygget til at gemme data, der kan være nyttige for nogen, der ejer eller bruger disse data. Data bliver information, når de præsenteres i et format, der er nyttigt for en seer. Der er mange måder at konvertere data til information, og det mest almindelige er ved at oprette en rapport.
en rapport organiserer data i et format, som det er nyttigt til et bestemt formål. For eksempel kan salgsdata organiseres for at opdage tendenser inden for salg, rangordne sælgere eller finde ud af, hvilke firmakampagner der genererer mest indkomst. Som FileMaker-konsulenter, databasedesignere og internetudviklere er det sjældent, når vi bygger en database, der ikke på et tidspunkt bruges til at oprette en rapport. Denne artikel beskriver en 5-trins proces til at gøre rapportdesign enkelt og effektivt.
ved, hvilke oplysninger du har brug for.
det første skridt i at oprette en rapport er at vide, hvilke oplysninger du har brug for spørg dig selv følgende spørgsmål:
- Hvad er formålet med denne rapport?
- Hvad vil jeg gerne vide?
- Hvem skal se denne rapport?
- Hvordan vil oplysningerne i denne rapport blive brugt af hver person eller gruppe, der vil se den?
2. Bestem de data, der vil blive opført på rapporten.
nu er det tid til at designe din rapport. Brug svarene på spørgsmålene i trin 1 til at designe layoutet af din rapport. Spørg dig selv:
- hvilke data skal være opført på din rapport, for at den kan nå sit formål?
- skal listen over data aggregeres grupperet og eller sorteret på en bestemt måde? Hvis ja, hvilke grupper, sorterer, og aggregerede beregninger er nødvendige?
3. Skitse en prøverapport
nogle gange er der ingen erstatning for en visuel kontrol. Valider det, du har bestemt i trin 1 og 2, ved at tegne din rapport på et stykke papir, tekstbehandler, regneark eller dit foretrukne grafiske layoutværktøj. Du kan opleve, at du har udeladt noget i trin 1 og 2. I så fald skal du skylle og gentage, indtil du har eksemplerapporten om dine drømme.
4. Sørg for, at de relevante data indsamles.
indsamling af de relevante data betyder at sikre, at din database er modelleret og designet korrekt. Spørgsmål til din database designer er:
- gemmer databasen de data, jeg har brug for til den rapport, jeg ønsker?
- er min database struktureret korrekt, så jeg kan bruge de lagrede data til at oprette den ønskede rapport? Dette trin kræver en viden om god databasemodellering og design, og dette emne er for stort til endda at opsummere her. Hvis du ikke ved meget om datamodellering, kan du læse nogle gode artikler om emnet online eller konsultere en databaseprogramdesignekspert for at afgøre, om din database er struktureret korrekt til det, du har brug for.
5. Opret din rapport.
Brug din eksempelrapport til at oprette et layout med den teknologi, du bruger til at præsentere data fra din database til de personer, der har brug for din rapport. Nogle eksempler på sådan teknologi er:
- en hjemmeside bygget med php og PHP
- et content management system som Drupal
- en database platform som FileMaker Pro
- et rapporteringsværktøj som Tableau.
rapporter er et vigtigt og nyttigt værktøj til at hjælpe dig med at forstå din virksomhed og informere dine beslutningsprocesser. Sørg for, at dine rapporter forbliver enkle, effektive og målbevidste ved hjælp af ovenstående retningslinjer. Hvis du har brug for flere værktøjer, tip eller vejledning, når du designer rapporter eller databaser, tøv ikke med at kontakte os for at få hjælp.
