na dnešním trhu musí malé podniky konkurovat masivním podnikům. Jedním ze způsobů, jak zajistit, že mohou držet krok, je použití správných nástrojů a softwaru ke zlepšení procesů, optimalizaci pracovních postupů a zvýšení produktivity. Díky silnému a efektivnímu pracovnímu postupu pro všechny hlavní procesy v podniku je možné přinést více příjmů za kratší dobu.
ale kdyby to bylo tak snadné, všechny podniky by to dělaly. Nalezení perfektní platformu pro vaše obchodní potřeby znamená, že budete muset trávit čas a pozornost zkoumáním a možných možností, a ve většině případů, potenciálně významné finanční investice.
nejen to, ale lidé jsou tvorové zvyku a tyto návyky je obtížné změnit. Váš tým může být již zvyklý dělat věci určitým způsobem a pokud pro ně tento způsob funguje dobře, úplná změna jejich obchodních procesů může způsobit jejich odolnost vůči změnám. Tento odpor by se mohl ukázat jako škodlivý pro celou společnost.
odpověď: nejprve vypracujte plán.
co je to plán implementace softwaru? Proč Ho Potřebuješ?
plán implementace softwaru pomáhá vaší společnosti najít a nasadit správný software pro vaše obchodní potřeby. Přijetí nového softwaru je časově náročné a může být nákladné z hlediska financí a lidských zdrojů. Bez plánu na místě před zahájením procesu, je pravděpodobné, že vaše přijetí softwaru selže.
s řádně vyvinutým plánem se můžete vyhnout unáhleným rozhodnutím, zajistit, aby se do implementace zapojili správní lidé, správně nakonfigurovat systém a vytvořit situaci, kdy zaměstnanci mohou skutečně ocenit plné výhody, které software nabízí, a zároveň poskytnout odpovídající školení.
pro mnoho podniků je přijetí nového softwaru vážným podnikem. Pokud pokazíte proces implementace, pravděpodobně zažijete provozní prostoje, což se promítá do ušlých příjmů. Na druhou stranu, pokud budete mít čas udělat svůj výzkum a připravit dopředu, vaše společnost může sklízet mnoho výhod, včetně, zrychlený růst, úspory nákladů, zvýšení efektivity procesu, a lepší viditelnost.
plán implementace softwaru: 5 kritických kroků
první krok: Sestavte si svůj obchodní případ
bez ohledu na to, jak velký nebo malý je váš podnik, implementace nového softwaru není něco, co děláte jen proto, že se vám to líbí.
zatímco menší podniky jsou hbitější než jejich větší konkurenti, chyby jakéhokoli druhu mohou být nákladné a poškodit jakoukoli společnost, zejména ty, které mají omezený rozpočet.
změny, jako je upgrade současného softwaru nebo zavedení něčeho nového, jsou obtížné i pro větší organizace, protože rozhodovací proces se stává složitějším, jak společnost roste. Výzkum ukazuje, že asi 72% vedoucích pracovníků si myslí, že špatná strategická rozhodnutí byla „asi tak častá jako dobrá nebo byla převládající normou v jejich organizaci.“
jak si svůj případ?
- zvažte své body bolesti: jaké výzvy čelí vaše společnost? Jaké aspekty je třeba zlepšit? Promluvte si se svými zaměstnanci a dalšími relevantními zúčastněnými stranami a získejte odpovědi. Pokud zjistíte, že organizační efektivita je nízká a společnost ztrácí příjmy, zaměřte na to úsilí. Pracujte na sladění vašich obchodních cílů s vašimi cíli.
- přijít s řešením: Uveďte podrobný přehled například o tom, jak by nový software pro zadávání zakázek nebo nový software pro řízení projektů mohl zlepšit efektivitu a produktivitu týmu a proč je důležité řešit body bolesti, které jste našli.
- proveďte analýzu nákladů a přínosů: hlavním důvodem pro vybudování silného obchodního případu je ospravedlnění investice. Analyzujte hmotné i nehmotné náklady spolu s hmotnými a nehmotnými zisky, kterých společnost dosahuje úspěšnou implementací.
- vytvořit časovou osu: Stanovte přiměřená časová očekávání kolem toho, jak dlouho trvá vyhodnocení softwaru, implementace nového systému a realizace návratnosti investice.
- naplánujte, jak budete spravovat změny: výzkum ukazuje, že 70% programů organizační transformace selže. Když je méně riskantní odmítnout návrh, vedoucí pracovníci mohou mít těžší rozhodnutí o jeho podpoře. Zdůrazněte náklady na neřešení těchto bodů bolesti a ujistěte se, že chápou, že znáte rizika a kroky, které podniknete, abyste se vyhnuli stejným chybám, které v minulosti učinily jiné organizace. Řízení změn je zásadní pro hladkou implementační fázi.
druhý krok: Vyberte správného dodavatele
jakmile budete mít potřebnou podporu, musíte najít nejvhodnějšího dodavatele softwaru. Kterýkoli dodavatel, kterého si vyberete, bude strategickým partnerem ve vašem podnikání, takže je důležité věnovat čas výběrovému procesu.
otázky, které je třeba položit při zúžení možností, zahrnují:
- co potřebuješ? zvažte věci, jako jsou funkce, cena, cloud-based vs. on-premise vs. hybrid, a tak dále.
- jak dlouho prodejce podniká? Jaké jsou jejich pověření?
- je software škálovatelný?
- existují skryté náklady?
- co o nich říkají jejich zákazníci?
- integruje se software se systémy, které již máte na svém místě?
- poskytuje prodejce školení softwaru?
- zahrnuje náklady na implementaci poprodejní podporu?
- jsou aktualizace a aktualizace cloud-based?
třetí krok: ochrana proti dotvarování rozsahu
pokud si nejste opatrní, další funkce, které různé softwarové možnosti poskytují, vás mohou vyděsit. Softwarový trh nabízí celou řadu možností a přizpůsobení, takže Příprava dokumentu potřeb, který nastiňuje vše, co hledáte, je rozhodující, pokud jde o hodnocení softwaru.
v ideálním případě by měl dokument poskytnout prodejcům jasný obraz o tom, jaké jsou specifické potřeby vaší organizace. Pokud se rozhodnete nastavit software, který všechny dostupné funkce nebo přizpůsobit všechny své schopnosti najednou, to je, když scope tečení se stane. Je to past, do které spadnete:
- exponenciálně zvyšují náklady
- zúčastněné strany, které ztratí zájem
- přetažením procesu implementace
projekty zřídka dopadnou přesně tak, jak se od nich očekává, a implementace softwaru se neliší. Změny během životního cyklu projektu jsou přirozenou součástí podnikání, ale abyste zabránili tečení rozsahu, musíte vykonávat určitou kontrolu.
proto je důležité, aby váš realizační tým uplatňoval osvědčené postupy řízení projektů a aby všichni spolupracovali na maximalizaci využití softwaru pro svá oddělení.
bez ohledu na velikost vašeho týmu vám nástroj pro správu projektů umožňuje vypláchnout plán procesu implementace softwaru. Některé možnosti zahrnují:
- Wrike: To je dobrá volba pro funkce sledování projektů, jako jsou Ganttovy grafy a kanbanové desky.
- Asana: tato volba je ideální pro práci nebo centrické funkce, jako je sledování pracovní zátěže. obsahuje řadu vestavěných šablon projektů a je uživatelsky přívětivý.
- Basecamp: Toto je ideální volba pro stanovení priorit úkolů, funkce plánování a ukládání dokumentů.
- Trello: Jedná se o vysoce přizpůsobitelnou platformu, kterou lze přizpůsobit jakémukoli pracovnímu postupu nebo procesu. Desky se skládají z karet, které lze přiřadit jednotlivcům a podle potřeby se pohybovat. Integruje se také s řadou dalších nástrojů.
Krok čtyři: Sestavte realizační tým
váš realizační tým softwaru je zásadní pro úspěch projektu. Může být tak malý jako dva lidé a může růst na tolik lidí, kolik potřebujete k dokončení práce. Čím více oddělení potřebuje software, tím větší je realizační tým. Každé oddělení by mělo mít zástupce, který bude fungovat jako šampión nového softwaru. Tento zástupce také zodpoví otázky a pomůže školit své kolegy.
tým může zahrnovat:
- vlastník projektu: Toto je obvykle vedoucí podniku nebo oddělení, které implementuje nový systém. Může to být také tým vedoucích pracovníků spíše než jedna osoba.
- projektový manažer: Jedná se o osobu odpovědnou za organizaci procesu implementace, včetně rozpočtu.
- správce systému: tato osoba dohlíží na Nastavení systému a technickou správu
- komunikační spojení: tato osoba slouží jako spojení mezi projektovým týmem a koncovými uživateli.
- hlavní členové oddělení: To jsou lidé, kteří bojují za software, z každého oddělení ve vaší organizaci.
nezapomeňte, že typ lidí, které jste přidělili do svého realizačního týmu, odráží váš závazek k úspěchu iniciativy. Proto je nejlepší zahrnout pouze členy týmu, kteří jsou mimořádně talentovaní, týmově orientovaní a stejně oddaní úspěchu projektu.
krok pět: dejte jej použít
poslední věc, kterou chcete, je software, který nikdo nechce používat. Samozřejmě, pokud jste šéf, můžete jednoduše požadovat, aby váš tým přijal nový systém, ať se mu to líbí nebo ne. Ale pokud to uděláte, měli byste být připraveni na návrat a zvýšení nespokojenosti zaměstnanců.
abyste nemuseli nutit svůj tým používat nový software, můžete udělat několik věcí:
- připravte svůj tým na switch co nejdříve: čím dříve dáte zaměstnancům vědět o změně, tím více ji přijmou.
- přiřadit správce změn: Tato osoba bude v čele změny a dá zaměstnancům jasnou osobu, která se přiblíží, pokud jde o otázky, výcvik, zpětná vazba, a další informace.
- jasně sdělte výhody: když všichni pochopí výhody, které jim software nabízí, je pravděpodobnější, že uvidíte vyšší míru přijetí.
- poskytnout odpovídající školení: aby zaměstnanci mohli používat software a těžit z výhod, musí vědět, jak funguje.
- nadále poskytovat podporu: I když se samotný proces implementace pohybuje hladce, je důležité očekávat, že problémy vzniknou zejména v raných fázích. Chcete-li, aby věci fungovaly co nejplynuleji, ujistěte se, že je k dispozici help desk nebo tým technické podpory, který vám v případě potřeby pomůže.
k zajištění trvalého přijetí můžete použít model změny ADKAR. Ještě lepší je, že tuto metodiku můžete použít ke správě jakýchkoli změn ve vaší organizaci.
- povědomí: ujistěte se, že každý problém rozpozná.
- touha: Motivujte využívání výhod a důsledků
- znalosti: vědět, jak vytvářet a udržovat změny
- schopnost: práce na odstranění nedostatků v dovednostech, které omezují změny
- posílení: Odměřujte a odměňujte výhry
i když může být lákavé používat stejné zprávy a komunikaci o implementačním procesu pro každý tým ve vaší organizaci, budete mít větší štěstí, pokud si uděláte čas na přizpůsobení všeho pro každý tým. Každý tým bude mít pravděpodobně jiné cíle, které jim nový systém pomáhá dosáhnout. Tím, že se budete věnovat těmto cílům specifickým pro tým, budete moci řídit adopci.
může chvíli trvat, než se všichni dostanou do plné rychlosti s novým systémem a to je v pořádku. Tak dlouho, jak budete i nadále lépe pracovat se softwarem každý den, dostanete se tam. Chcete-li podpořit dlouhodobou implementaci nového softwaru, upřednostněte schopnosti, které je třeba nejprve zvládnout. To pomáhá ovlivňovat školení a poskytuje měřítka pro vaše check-iny.
zaměřte úsilí na neustálé zlepšování. Školení je ústřední součástí tohoto procesu. Po zaškolení personálu o tom, jak systém používat, poskytněte podle potřeby další příležitosti k učení. Pokud dojde k významné aktualizaci systému, zvažte hostování dalšího školení, abyste zajistili, že všichni rozumí změnám.
pro úspěšnou implementaci softwaru je komunikace klíčová. Vedoucí IT, systémoví šampioni, a implementační týmy sdílejí tento proces, a všichni hrají roli v zapojení a adopci.
