Přemýšlejte o svém oblíbeném dobrodružném příběhu. Ať už je to Pán prstenů nebo Spirited Away, všichni sdílejí jednu společnou věc: zastřešující misi – s úkoly na cestě a (doufejme) plán, jak vést hrdinu k jejich cíli.
podobně, když se pustíte do nového projektu — ať už je to renovace domu nebo navrhování nové aplikace — stejný smysl pro strukturu a hybnost pomůže udržet věci na správné cestě. Zde se hodí pracovní plán.
pracovní plán je dokument, který mapuje cestu k vašemu cíli. Zahrnuje věci, jako jsou rozpočty a zdroje, stejně jako plány a omezení. Je to společné úsilí mezi vámi, často členy vašeho týmu, a téměř vždy zúčastněné strany-koho budete potřebovat pro buy-in.
zde je vše, co potřebujete vědět o vytvoření prvního pracovního plánu, včetně toho, jak jej schválit a co po dokončení projektu. Pojďme se do toho ponořit.
co je pracovní plán?
pracovní plán je formální dokument, který obsahuje klíčové kroky, které vás posouvají k dosažení cíle. Zahrnuje rozpočty, zdroje, termíny, milníky a časovou osu. Obvykle je vyhrazena pro větší projekty, ale pro menší úkoly můžete použít verzi s pared-back.
je to průvodní dokument, který pomáhá každému spolupracovat na dosažení konečného cíle. Než se podíváme na to, jak vytvořit, pojďme rychle projít některými klíčovými pojmy.
cíl popisuje věc, které chcete dosáhnout. Například rebrand vaše podnikání, vytvořit aplikaci, nebo zvýšit zisky.
strategie je cesta, kterou budete mít k dosažení svého cíle. Například, pokud bylo vaším cílem rebrandovat, mohlo by to zahrnovat návrh nového loga, definování nového tónu hlasu, a vytvoření nového prohlášení o misi.
vaše cíle jsou výstupy, které jsou stanoveny ve vaší strategii. Měly by být definovány jasně, s termíny a měřitelnými faktory. Jejich nastavení vám pomůže zůstat na trati a měřit pokrok.
taktika jsou techniky, které vám pomohou dosáhnout konkrétních cílů. Pokud je například vaším cílem zvýšit počet návštěvníků vašeho webu, taktika může zahrnovat výzkum klíčových slov, SEO blogové příspěvky, PPC reklamu atd.
Proč používat pracovní plán?
pracovní plán vám pomůže zůstat na trati a organizovat se. Je to také užitečné pro momentum: Mít dokument, který mapuje každou fázi vašeho projektu, vás a další členy týmu zodpovídá za klíčové milníky, což se navíc hodí pro prozatímní schůzky, když potřebujete vysvětlit svůj pokrok zúčastněným stranám a vrcholovému vedení.
příklad pracovního plánu
jak vytvořit pracovní plán
vytvoření pracovního plánu může být trochu časově náročné. Ale znáte cvičení: čím více času investujete dopředu, tím hladší bude váš projekt-takže se vyplatí vyčlenit si nějaký čas, abyste to napravili.
vypracujte „proč“
než začnete pracovní list, budete muset stanovit svůj cíl. Nebo jinými slovy, definujte, proč děláte to, co děláte.
proč je ústředním bodem všeho. To je váš cíl, váš úkol, důvod, proč váš projekt existuje na prvním místě. Zkuste to kondenzovat do věty ve stylu výtahu nebo dvou, které můžete umístit na začátek (nebo nahoře) pracovního plánu. Dává každému, kdo si to přečte (včetně vás), pohotovou připomínku toho, o co jde. Je to také užitečné pro zúčastněné strany a vrcholový management, kteří často nemají moc času a chtějí jen shrnutí toho, co děláte.
Chcete-li zjistit proč, budete pravděpodobně muset začít s některými počátečními zahajovacími schůzkami se zúčastněnými stranami. To vám pomůže stanovit vaše cíle, rozsah a omezení. Než se vydáte na tuto schůzku, možná budete chtít udělat nějakou předběžnou práci sami. Pokud se snažíte začít, zkuste stanovit své chytré cíle. Ty vám mohou pomoci uspořádat vaše myšlenky a překonat počáteční překážku při vypracování toho, čeho chcete dosáhnout.
Dejte svému projektu kontext
doufejme, že jste o tom přemýšleli během prvního kroku, takže tato fáze by měla být jednodušší. Seznamte se s kontextem vašeho projektu, včetně informací o konkurentech, aktuálním trhu a o tom, jak váš projekt zapadá do širších obchodních cílů.
zde je několik otázek, které si můžete položit (a, heads-up, otázky, které vám pravděpodobně budou položeny zúčastněnými stranami):
- jaký je účel vašeho projektu a jak podporuje širší obchodní cíle?
- jak bude váš projekt lépe splňovat požadavky zákazníků?
- jak se váš projekt porovnává s tím, co dělají konkurenti? To by také mohlo přispět k vašemu „proč“ (možná budete muset vydat novou verzi něčeho, abyste zůstali konkurenceschopní).
stanovte svou strategii a cíle
pomocí širokých tahů štětcem začněte mapovat cestu k dosažení svého cíle, včetně cílů, které by měly být měřitelné. Pokud jste tak ještě neučinili, vytvořte inteligentní diagram, který vám to pomůže vyřešit. Nebo, pokud jste to už udělali, možná to budete chtít podrobněji popsat.
Definujte a koordinujte své zdroje
dále vypracujte své zdroje. Podrobnější otázky a odpovědi mohou zahrnovat následující:
- jak dlouho bude váš projekt trvat?
- jaký je váš rozpočet a odkud pochází?
- existují nějaká omezení?
- jaké nástroje budete používat, aby vám pomohl (nástroje pro řízení projektů, diagramů software…)
- kdo bude přiřazen k jaké roli?
- jaké jsou vaše milníky a termíny?
- jak bude vypadat úspěch a jaké jsou vaše metriky pro jeho měření?
měli byste se také dozvědět o trojitém omezení. Pochopení toho vám může pomoci žonglovat s rozsahem, časem a náklady efektivněji. Může vám také pomoci naplánovat a připravit se na věci,které nejsou ideální, ale jsou také nevyhnutelné — jako nemocenské dny zaměstnanců, havárie softwaru nebo vytažení sponzorů.
Definujte rizika a vytvořte pohotovostní plán
plánování nejhoršího neznamená, že jste pesimističtí: je to jen dobrý, zdravý rozum. To znamená, že pokud se něco stane, budete s větší pravděpodobností vědět, co dělat dál.
rizika přicházejí ve všech tvarech a formách – od mimořádných událostí zaměstnanců až po nehody, které mají dopad na rozpočty a plány. Promluvte si s co nejvíce lidí, jak je to možné získat co nejširší obraz jak je to možné, pak vytvořit pohotovostní plán mít na místě, jen pro případ. Je také dobré jmenovat někoho, kdo zde převezme odpovědnost, pro případ, že by se některá z těchto rizik stala realitou. S každým potenciálním problémem budete mít lepší odpovědi pro své zúčastněné strany a budete je moci ujistit, že jste nezanechali žádný kámen na kameni.
Vytvořte si pracovní plán
jakmile budete mít všechny tyto informace shromážděny, je čas vytvořit šablonu pracovního plánu a vyplnit ji. Měl by zahrnovat váš cíl, vaše metriky úspěchu, vaše cíle, termíny, rizika a další užitečné informace. Můžete použít tabulku aplikace Excel nebo se rozhodnout pro software pro správu projektů, který obvykle obsahuje předem vytvořené šablony a grafy,jakož i další nástroje, které usnadňují spolupráci.
ponoření do jiných diagramů vám může v této fázi pomoci. Někteří projektoví manažeři rádi používají Ganttovy grafy (jako je ten níže) k mapování jejich časových os.
vytvořeno v Cacoo
Check-in a následné
jakmile jste odstartovali, je důležité sledovat pokrok a sledovat každého člena týmu, abyste se ujistili, že se všichni vyrovnávají s pracovní zátěží a plní své cíle.
software pro správu projektů vám opět pomůže zůstat na vrcholu věcí a včas odhalit problémy, aniž byste se museli potulovat po kanceláři a osobně se zeptat každého nebo poslat stovky e-mailů-něco, co váš tým ocení stejně jako vy. Je také dobré naplánovat pravidelné check-iny, které mohou mít podobu jednoho nebo všech následujících: denní stand-upy, rychlá týmová setkání jednou týdně, setkání s vedením a / nebo zúčastněnými stranami na klíčových milnících.
čím více komunikujete a spolupracujete, tím méně je pravděpodobné, že věci proklouznou skrz trhliny. Je to také dobrá příležitost přezkoumat kvalitu práce a poskytnout zpětnou vazbu a provádět úpravy za pochodu.
vyhodnoťte projekt
nakonec zjistěte, jak dobře jste to udělali. Posmrtné setkání (ne tak morbidní, jak to zní) je zde zásadní, protože dává každému v týmu šanci se sejít ,udělat krok zpět a oslavit vítězství(stejně jako konstruktivně řešit jakékoli selhání).
hodnocení je důležité ze tří důvodů: nejprve vám pomůže zjistit, zda jste dosáhli svého cíle nebo ne. Za druhé, pomůže vám vysvětlit úspěch projektu (nebo problémy) zúčastněným stranám. A za třetí, vytváří užitečný precedens pro budoucí projekty, s cennými lekcemi získanými na cestě.
