Úvod
Dobrý den! Tady Kristine s podcastem Express to Impress.
v dnešní době jsou konferenční hovory normou. Ať už členové vašeho týmu žijí v okruhu 30 minut od sebe, nebo žijí na různých kontinentech, pravděpodobně budete provádět všechna setkání během konferenčních hovorů. Teď, znáte některá potenciální nebezpečí konferenčních hovorů. Někdo zapomene ztlumit sebe, a slyšíte, jak dýchají nebo jedí oběd, někdo zapomene se rozepnout, když začnou mluvit, někdo mluví, a pak jejich dítě nebo manželka vtrhnou do své kanceláře a vydávají hluk. Bez ohledu na to, jaká neobvyklá situace se odehrává během konferenčního hovoru, musí někdo zvládnout konverzaci a učinit ji co nejúčinnější.
v této epizodě se naučíte, jak vést konferenční hovory. Zaměříme se na audio konferenční hovory, ne videokonferenční hovory, které si zaslouží vlastní epizodu.
každý týden sdílím příběhy a tipy, které vám pomohou jasně a sebevědomě komunikovat při hledání zaměstnání, rozhovorech a na pracovišti, abyste mohli dosáhnout svých kariérních cílů. Pokud se vám líbí můj podcast, nezapomeňte se přihlásit k odběru nových epizod. Můžete se přihlásit k odběru kdekoli si stáhnete podcasty jako Apple, Pandora, nebo můj web na express-to-impress.com.
nyní začneme!
příběh
nyní vám povím o příběhu o konferenčním hovoru, který se zhoršil.
přítel v HR vedl konferenční hovor, když jeho přítelkyně vtrhla do místnosti. S talířem v jedné ruce vesele oznámila: „snídaně je hotová!“okamžitě následuje špinavá přezdívka, kterou má pro svého přítele.
můj přítel byl samozřejmě ohromen. Jeho přítelkyně byla ohromená. A ještě, musel pokračovat ve vedení hovoru, doufat, nějak, všechno to přežene.
ale vedl hovor a neuměl hovor, takže jeho spolupracovníci se samozřejmě dozvěděli jeho špinavé malé jméno a další podrobnosti o jeho osobním životě.
vzhledem k tomu, že ostatní na hovoru ztlumili své linky, byly před mým přítelem skryty jakékoli zalapání po dechu nebo smích. A tím to naštěstí skončilo!
ale pokračoval v naději, že jeho spolupracovníci neslyšeli to, co jistě slyšeli.
Toto je jen jeden z mnoha hororových příběhů konferenčního hovoru. Saturday Night Live má veselou parodii nazvanou „Zoom Call“, která je nepochybně inspirována některými skutečnými událostmi.
nyní se nemusíte starat o vedení konferenčního hovoru. Všichni se můžeme poučit z vtipných chyb. Pokračujeme v sekci tipy, kde se dozvíte, jak vést úspěšný konferenční hovor.
co dělat, než budete vést konferenční hovory
váš konferenční hovor bude produktivní a efektivní s přípravou.
sdílejte agendu před schůzkou
můj první tip je vytvořit agendu a sdílet ji se všemi účastníky před schůzkou.
zvládněte technologii
Dále musíte zvládnout technologii, kterou budete používat. Tak, jděte do toho a vyzkoušet Microsoft Teams, Zoom, nebo jiný nástroj, který budete používat během konferenčního hovoru. Ujistěte se, že víte, jak funkce fungují, abyste mohli převzít kontrolu nad schůzkou a v případě potřeby pomáhat ostatním.
připravte své prostředí
a co je nejdůležitější, připravte své prostředí pro volání. Řekněte svým členům domácnosti o hovoru, umístěte poznámku na dveře, zamkněte dveře a snažte se zajistit, aby vaše prostředí bylo co nejtišší. To může znamenat, že před voláním odložíte své dítě na zdřímnutí nebo nařídíte zvířeti, aby vstoupilo do bedny.
Tipy pro vedoucí konferenční hovory
nyní se pojďme ponořit do toho, jak vést konferenční hovor.
přijeďte brzy
budete chtít přijet brzy, abyste zajistili, že technologie funguje správně, a přivítejte lidi na volání, jakmile se připojí. Vaše přítomnost také ukáže účastníkům, že jste připraveni a na starosti. Budete také chtít zasáhnout před nebo během hovoru, pokud má někdo špatné spojení nebo rušivý hluk na pozadí.
otevřete schůzku
po malém rozhovoru s kolegy budete chtít upoutat pozornost každého na zahájení hovoru. Pokud má Vaše firemní kultura zahájit konferenční hovory na tečce, nezapomeňte zahájit hovor včas. Pokud je to normální čekat jednu nebo dvě minuty, aby pozdní truhláři ve vaší společnosti, pak dát lidem, že více času.
Chcete-li zahájit schůzku, měli byste provést následující:
- získejte pozornost každého
- Vítejte a poděkujte publiku, že se připojilo k hovoru
- představte nové kolegy nebo návštěvníky
- vysvětlete účel a cíle schůzky
- Nastiňte program
- sdílejte očekávání, jako by lidé měli ztlumit své řádky, pokud nemluví, pokud by měli použít nástroj k označení, že mají dotaz nebo komentář v online chatovacím nástroji
- požádejte první osobu na pořadu jednání, aby vám sdělila, že začněte
zde je příklad, jak můžete otevřít schůzku.
v pořádku. Vypadá to, že většina lidí dorazila. Rebecca je na cestě. Volala, aby nám dala vědět, že se zpozdí, ale brzy se k nám připojí. Pojďme do toho a rozjedeme tuhle show.
no, dobré odpoledne, všichni. Chci přivítat naši návštěvu, Jane Doe z firmy, na našem dnešním hovoru. Jsme rádi, že jste dnes s námi. Účelem této výzvy je identifikovat potenciální škrty. Pojďme se rychle podívat na agendu.
jak můžete vidět, pět vedoucích oddělení bude podávat zprávy o možných oblastech, které mají snížit ve svých odděleních. Každý vedoucí oddělení dostane 10 minut na prezentaci, a pak budete mít možnost jim položit otázky. Ujistěte se, že je váš řádek ztlumen, pokud nepředkládáte nebo nepokládáte otázku. Nějaké otázky, než začneme? Skvělé, pojďme se pustit do podnikání. Same, můžeš nás nastartovat?
diskutujte o problémech
nyní se podívejme na vaši roli, zatímco lidé diskutují o problémech.
držte se programu
když se někdo pokusí změnit téma, musíte je vrátit zpět do programu, abyste udrželi diskusi na správné cestě.
můžete vést diskusi zpět k účelu schůzky tím, že uznáte, že někdo vychoval dobrý bod, ale že musíte přivést skupinu zpět k hlavnímu bodu. Zde můžete zdůraznit výhodu pobytu na trati tím, že uklidníte publikum, že víte, že jsou zaneprázdněni a chcete je dostat z hovoru včas.
změňte téma
jednou z vašich nejdůležitějších rolí je sledovat čas a prohodit při přechodu na nové téma. Někdy budete muset zabalit naléhavou diskusi, jak se rozvíjí. Chcete-li to provést, můžete uznat, že je to důležitý bod a poskytnout některé možnosti pro jeho vyřešení. Tým o tom může diskutovat později během hovoru, pokud je čas navíc, lze naplánovat následný hovor nebo konverzace může pokračovat e-mailem po konferenčním hovoru. Jakmile zabalíte jedno téma, je čas nasměrovat pozornost skupiny na další téma komentářem jako:
nyní věnujme Sethovi naši pozornost, když nám poskytuje nějaké aktualizace o IT oddělení.
Podporujte zapojení
rozšiřte diskusi
v konferenčním hovoru budete mít na sobě hodně klobouků. Jedním z nich je zapojení účastníků. Pokud si všimnete, že někteří lidé nepřispěli, můžete položit otázku jako,
tak, co si ostatní myslí?
tento druh otázky rozšíří diskusi o více lidí.
zkontrolujte dohodu
pokrok vyžaduje rozhodování a jako vedoucí konferenčního hovoru budete muset zkontrolovat souhlas k dosažení rozhodnutí. Tak, jak to můžeš udělat? Můžete se zeptat, zda všichni souhlasí, nebo se jednoduše zeptat, zda někdo nesouhlasí nebo má obavy ohledně diskutovaných plánů.
ukončete schůzku
nakonec bude čas dokončit schůzku a budete muset tento proces také vést. Kromě toho, že je čas dokončit schůzku, přepracovat dohody a následné položky a požádat o konečný vstup.
účastníci ocení, že respektujete svůj čas, takže nezapomeňte zabalit včas.
zde je návod, jak můžete ukončit schůzku.
dobře, vím, že všichni máte nabitý program, a chci vás odtud dostat včas. Shrňme si, na čem jsme se dohodli. Budeme pokračovat s krácením nízko visící ovoce z rozpočtu, v celkové výši $ 55,000. Ve čtvrtém čtvrtletí pak rozpočet znovu projdeme a uvidíme, jestli budou potřeba další škrty. Zatímco se soustředíme na odstranění pouze skutečně zbytečných nákladů, získáme si nějaký čas a nezpůsobíme rozruch v kanceláři. Souhlasí všichni?
dobře, nyní víte, jak vést konferenční hovor. Víte, jaké jsou vaše povinnosti, a máte několik frází, které můžete použít v důležitých bodech konferenčních hovorů.
INTERVIEW COACHING
v poslední době jsem byl zaneprázdněn koučováním 14 mezinárodních lékařů z Koreje, Saúdské Arábie, Peru, Tchaj-wanu, Palestiny a Turecka, když se připravují na lékařské pobyty a stipendijní rozhovory v USA. Jsou neuvěřitelně dobře informovaní a dokonalí, ale rozhovor ve druhém jazyce není snadný výkon. Každý den na mě zapůsobí svou otevřeností učit se a zkoušet nové způsoby komunikace, aby se spojili se svými tazateli a přesvědčili je, že budou úspěšní ve svých programech.
pokud máte pohovor-buď pracovní pohovor, lékařský pobytový pohovor, stipendijní pohovor nebo akademický rozhovor-rád bych s vámi spolupracoval. Pomůžu vám s obsahem vašich odpovědí a způsobem, jakým říkáte své odpovědi. Také vám pomůžu stručně a působivě prezentovat informace! Po společné práci, dorazíte na rozhovory připravené, sebejistý, a připraven.
si můžete rezervovat falešný rozhovor se mnou na mých webových stránkách na express-to-impress.com.
Nalaďte se příští týden
v pořádku, zvu vás naladit příště zlepšit své znalosti angličtiny. Z této epizody se dozvíte definice frází a idiomů.
Děkuji moc za poslech podcastu Express to Impress. Pokud se vám tato epizoda líbila, nezapomeňte ji sdílet s přítelem! Uvidíme se příště. Ahoj!
