zpronevěra je definována jako krádež prováděná zaměstnanci nebo jinými důvěryhodnými obchodními stranami. Obvykle se jedná o zaměstnance (nebo kohokoli přidruženého ke společnosti), který odkloní finanční prostředky společnosti, aby získal nezákonný zisk.
může však zahrnovat i krádež inventáře, kancelářského majetku a dokonce i dat. Zpronevěra může spustit rozsah od komplikovaných falešných účetních a účetních podvodů a neoprávněných převodů fondů až po jednoduchou krádež majetku nebo drobné peníze. V závislosti na rozsahu trestného činu a na tom, kolik peněz nebo cenných papírů nakonec ukradne, může být zpronevěra vážným zločinem.
i když to může být nechutné si myslet, že vaši zaměstnanci mohou být krádeže ze společnosti nebo vylíhnutí plán tak učinit, je to stále nešťastná realita, pro které majitelé podniků musí být připraveni. Škody způsobené zpronevěrou mohou být značné. Ve skutečnosti bylo více než 30% všech obchodních bankrotů spojeno se zpronevěrou a krádeží zaměstnanců.
rozdíl mezi podvodem a zpronevěrou
zpronevěra vždy zahrnuje podvod, ale podvod ne vždy znamená zpronevěru. Hlavním rozdílem mezi těmito dvěma je skutečnost, že zpronevěra zahrnuje podnikání, které důvěřuje svým zaměstnancům nebo dodavatelům při manipulaci s určitými aktivy.
když dojde k podvodu, někdo dává nepravdivé informace, ale zpronevěra vždy zahrnuje podnikání. Například, získání scammed prostřednictvím phishingového schématu by mohlo být typem podvodné činnosti, ale nejedná se o zpronevěru. Ale pokud váš finanční ředitel ukradne peníze přímo z vaší společnosti falšováním dokumentů, je to podvod i zpronevěra.
podvod krade finanční prostředky od společnosti trochu kruhovým objezdem, přičemž jedna strana podvádí druhou, aby získala přístup k informacím nebo finančním prostředkům. Zpronevěra se týká přímého odcizení finančních prostředků od společnosti.
jak zabránit zpronevěře
pojďme diskutovat o tom, co můžete udělat pro snížení rizika zpronevěry a jaké možnosti budete mít, pokud trestný čin spáchaný vašimi zaměstnanci způsobí značné finanční škody vašemu podnikání.
a i když to není vyčerpávající nebo úplný seznam, měl by vás začít podnikat první kroky vaší společnosti k prevenci a neutralizaci hrozby zpronevěry.
provádějte kontroly na pozadí při najímání
při pohledu na pronájem zaměstnanců nebo dodavatelů na plný úvazek je dobré udělat si domácí úkoly před pronájmem. Udělejte si čas projít jejich odkazy. Je v jejich zaměstnanecké historii něco podezřelého nebo poukazuje na to, že jsou pro vaši společnost rizikem?
podle zprávy HireRight 85% zaměstnavatelů odhalilo lež nebo zkreslení životopisu uchazeče.
u pozic na vysoké úrovni, kde kandidáti mohou mít přístup k vašim finančním prostředkům a počítačovým systémům, je rozumné rozšířit proces náboru tak, aby zahrnoval podrobné kontroly pozadí. Pokud se rozhodnete jít touto cestou, musíte pro svou společnost vytvořit zásady kontroly pozadí. Politika by měla dokumentovat, jaké kontroly budou prováděny, jak budou shromážděné informace použity a kdo k nim bude mít přístup. To pomůže zajistit, aby proces byl spravedlivý, Bezpečný,a transparentní pro všechny zúčastněné.
mějte také na paměti, že pokud se chystáte provádět kontroly na pozadí, je důležité zajistit, aby byl celý proces legální a vyhovující. Při zvažování kontroly potenciálních zaměstnanců vezměte v úvahu zákon o vykazování spravedlivých úvěrů (FCRA), pokyny Komise pro rovné pracovní příležitosti (EEOC) a všechny státní a místní předpisy.
například v rámci FCRA musíte nejprve oznámit kandidátovi svůj záměr provést kontrolu na pozadí a získat písemný souhlas. Pokud je nakonec nepřijmete, budete jim muset umožnit zkontrolovat kontrolu pozadí, která byla provedena. Pokud zjistí nějaké nepřesnosti, mohou podat spor a pokusit se problém vyřešit dříve, než se rozhodnete je najmout. Se všemi těmito komplikovanými právními předpisy je vždy dobré mluvit s právníkem nebo najmout jednoho interního pro vedení v těchto záležitostech.
oddělení povinností
oddělení povinností znamená, že zvláštní úkoly vyžadují, aby byla dokončena více než jedna osoba. Interní podvody se stávají výrazně obtížnějšími, pokud úkoly související s penězi, účty a kontrolami vyžadují provedení několika zaměstnanců.
pokud má například jeden zaměstnanec pravomoc schvalovat platby i psát šeky, mohlo by být pro ně velmi snadné tuto pravomoc zneužít. Pokud jsou tyto povinnosti rozděleny mezi několik zaměstnanců, je pro kohokoli v tomto řetězci zaměstnanců těžší vytáhnout podvod.
je také dobré zavést dvoučlenné odhlášení pro všechny online transakce. Jakékoli změny údajů o účtu vaší společnosti by měly být zpracovány a schváleny telefonicky nebo osobně. Zpracování těchto finančních procesů e-mailem otevírá vaší společnosti větší riziko.
provádějte denní vklady a provádějte měsíční kontroly
pokud jste maloobchodní společnost nebo bar nebo restaurace, která denně zpracovává velké množství hotovosti, může být pro zaměstnance docela snadné ukrást peníze z vrcholu, aniž by si někdo všiml, zda vaše bezpečnostní protokoly nejsou na šňupací tabák.
to je důvod, proč je dobré provádět denní hotovostní vklady, takže nikdy nebudete mít příliš mnoho peněz. Kromě toho byste se měli snažit sladit své bankovní výpisy každý měsíc. To vám umožní rychle zjistit jakékoli nesrovnalosti a problémy, což vám umožní rychle zastavit podvodníky a vyhnout se významným ztrátám.
měli byste být také opatrní s drobnými penězi. Toto je obvykle malé množství finančních prostředků, které má podnik po ruce, aby provedl změnu, nebo pro malé nákupy, které nezaručují kontroly nebo převody. Je to snadný cíl pro nepoctivé zaměstnance, protože těmto fondům nikdo nevěnuje pozornost.
i když je to malé množství, důsledná krádež drobných peněz se může rychle sčítat. Naštěstí je poměrně snadné zavést politiku vyžadující pravidelné zaznamenávání všech drobných hotovostních transakcí. Když je třeba fond doplnit, měl by vyžadovat více podpisů, aby nedošlo k případné manipulaci.
zvažte investice do pojištění trestné činnosti
je nezbytné mít zavedeny bezpečnostní protokoly, které zabraňují činům nepoctivosti zaměstnanců. Pokud však všechna opatření a postupy selžou, musíte mít zavedenou záchrannou síť. Zde přichází do hry pojištění trestné činnosti.
dobrá pojistná smlouva o obchodním zločinu poskytne nepoctivosti zaměstnanců, aby chránila Vaše podnikání před zpronevěrou spáchanou zaměstnanci, dodavateli nebo jinými důvěryhodnými lidmi ve vaší společnosti. Nabídne cenově dostupnou ochranu pro širokou škálu trestných činů a ochrání vaše podnikání před potenciálními expozicemi. Politika nepoctivosti zaměstnanců obvykle zahrnuje následující:
- krádež peněz a majetku vašimi zaměstnanci
- padělání šeků nebo směnek
- podvody s kreditními nebo debetními kartami
- schémata převodu fondů
při hledání pojištění pro ochranu vašeho podnikání před zpronevěrou je zásadní spolupracovat se správným pojišťovacím makléřem, aby zajistil správnou politiku pro vaše jedinečné potřeby. Práce s specializovaným makléřem, který chápe vaše odvětví, vám umožní získat správnou politiku, aniž byste za ni masivně platili nebo zanechali mezery ve vašem pokrytí,které by vás mohly nechat otevřené zbytečným expozicím.
pokud chcete pochopit, jak můžete převést riziko zpronevěry na svého pojistitele, neváhejte se kdykoli obrátit na některého z našich odborných makléřů.
