implementace systému řízení kvality: Best Practice

implementace systému řízení kvality (QMS) je stejně umění jako věda. Vyžaduje data, metodický přístup a schopnost zapojit lidi.

tento článek bude diskutovat o implementaci QMS a zodpoví vaše Často kladené otázky na toto téma.

zde v Ideagen pomáháme organizacím již více než 25 let k dosažení kvality a provozní dokonalosti. Máme zkušenosti s implementací a konzultací s organizacemi všech velikostí, proto můžeme nabídnout odborný pohled na úspěšné zavedení nového systému řízení kvality.

zjistit:

• co je systém řízení kvality
• proč je důležité pro všechny organizace, které chtějí uspět
• výhody implementace QMS
• požadavky QMS
• logistika provozu QMS ve vysoce regulovaném prostředí
• význam hierarchické kultury
• zásadní kroky k implementaci

co je to je systém řízení kvality (QMS)?

QMS je koordinovaný soubor hodnot a procesů implementovaných organizací s cílem zajistit a prokázat, že splňuje standardy požadované pro uspokojení požadavků a očekávání svých zákazníků. Mezinárodní norma ISO 9001: 2015 je přijatým prohlášením o širokých požadavcích systému řízení kvality.

proč je QMS důležitý?

plně funkční QMS pomůže organizaci splnit a prokázat, že dosáhla určitých cílů:

1. důsledně splňující požadavky zákazníků.
2. důsledně řídí vnitřní požadavky.
3. důsledně řídí externí požadavky. například efektivní alokace zdrojů

jaké jsou výhody implementace QMS?

zavedení systému řízení kvality bude mít za následek řadu dlouhodobých obchodních zisků. Zde je jen několik výhod efektivní implementace QMS:

1. dosáhněte organizačních cílů
2. snižte nákladné chyby a plýtvání
3. Zvyšte spokojenost zákazníků
4. efektivněji prodávejte své podnikání
5. efektivněji Spravujte růst
6. zlepšujte dostupnost dokumentace
7. Opravte problémy s neustálým zlepšováním produktů a služeb
8. zvyšte podíl na trhu v nových teritoriích a tržních sektorech
9. Vytvořte kulturu kvality

>

10. vložit vizi do všech projektů
11. lepší interní komunikace
12. konzistentní produkty
13. efektivně změřte výkonnost jednotlivců a týmů
14. Zlepšete dodržování předpisů

jak QMS podporuje organizaci při řízení kulturních otázek?

implementace systému řízení kvality může prohrábnout peří zaměstnanců. Může je vyvést z jejich komfortní zóny a mimo institucionalizované procesy. Proto je podpora provozního a výkonného managementu od samého počátku zásadní pro implementaci systému řízení kvality.

Ideagen spolupracoval se stovkami manažerů kvality a vždy zjistil, že je nejlepší praxí získat management na podporu kvality. Je vhodné, aby se manažeři pustili do rutiny pozitivního posílení v raných fázích života systémů. Nejen, že to podpoří používání systému, ale bude motivovat zaměstnance.

Stáhněte si naši šablonu zapojení zúčastněných stran, kde získáte podrobný plán nákupu od svých interních zúčastněných stran.

aby byl systém řízení kvality efektivní, musí být robustní, intuitivní a flexibilní. Níže uvedený diagram ukazuje, jak softwarové moduly Ideagen interagují, aby posílily holistický QMS.

v rámci QMS by procesy měly být podrobeny přísnějšímu řízení. Je moudré očekávat změny ve způsobu interakce zaměstnanců a v rozdělení odpovědnosti a odpovědnosti. Zvážit vnímání zaměstnanců a rozpoznat stávající postoje zaměstnanců a rozptýlit jakékoli obavy, které zastávají, je důležitou součástí manažerské strategie při implementaci QMS.

v návaznosti na téma komunikace zaměstnanců by organizace při implementaci QMS neměla zavírat uši návrhům zaměstnanců. Zaměstnanci jsou ti, kteří budou používat systém řízení kvality, takže jakékoli nezbytné změny, aby vyhovovaly jejich potřebám a zlepšily použitelnost, mají smysl.

je také vhodné, aby organizace umožnila počáteční fázi zpoždění, než se zlepšení stane normou. QMS nabízí klid, že jsou dodržovány regulační požadavky a že organizace neustále přijímá přístup zaměřený na zákazníka.

co vyžaduje QMS?

systém řízení kvality vyžaduje řadu základních prvků. Zde je šest z nich:

1. rámec a nástroj pro komunikaci, obvykle qms software.
2. politika kvality a cíle kvality. Tato prohlášení musí být zdokumentována.
3. příručka kvality včetně rozsahu, zdůvodnění jakéhokoli vyloučení, zdokumentovaných postupů a popisů interakcí procesů. To upřesní, jak bude QMS dodržován, a zdůrazní závazky společnosti k neustálému zlepšování a kvalitě.
4. veškeré zdokumentované postupy vyžadované normou shody.
5. veškeré dokumenty potřebné k zajištění efektivního provozu, plánování a řízení firemních procesů.
6. záznamy, jako je důkaz o shodě s požadavky a účinného provozu QMS, budou vyžadovány normou shody.

provoz v kontrolovaném prostředí:

mnoho organizací používá systém řízení kvality, aby prokázalo dodržování regulačních požadavků. QMS může podporovat organizaci působící v kontrolovaném prostředí mnoha způsoby:

• aby bylo zajištěno splnění standardů shody, měly by všechny firemní dokumenty odpovídat procesům QMS.
• tím bude zajištěna shoda v chování zaměstnanců při plnění jejich povinností, jednotná metoda zaznamenávání údajů a důslednost školení zaměstnanců.
• vedení záznamů, jako jsou zjištění auditu, monitorování dat, zprávy o neshodě a nápravná opatření atd. může být použit jako důkaz použití a účinnosti QMS.
• QMS lze použít k vynucení požadovaného schválení a dispozice dokumentů a záznamů.
• je důležité, aby uživatelům společnosti byla k dispozici pouze nejaktuálnější verze dokumentů. Aby byly dokumenty kompatibilní, měly by mít při změně jedinečnou kontrolu identity a verzí.
• mohou být vyžadovány podpisy autorů a schvalovatelů dokumentu.
• může být vyžadován souhrn historie dokumentů zobrazující změny a data revize.

aby bylo zajištěno, že všechny záznamy jsou dohledatelné i dohledatelné, musí být záznamy spravovány a kontrolovány podobným způsobem jako dokumenty. Doporučujeme jim přiřadit jedinečné identifikátory, které budou dodávány elektronickým nástrojem QMS.

význam hierarchické organizace:

organizace je zásadní při nakládání s kontrolovanými dokumenty. Navrhovaná hierarchie pro správu dokumentace QMS je:

1. příručka kvality
2. zásady
3. postupy
4. pracovní pokyny
5. seznamy
6. formuláře

jakékoli další typy dokumentů mohou být použity podle uvážení SPOLEČNOSTI.

kroky implementace:

implementace QMS je mnohostrannou výzvou. Zde je hrubý plán pro implementaci QMS:

1. obecné šablony pro všechny kontrolované dokumenty, které společnost plánuje použít, by měly být vypracovány před napsáním dokumentů QMS. Šablony by měly mít konzistentní styly a formáty, což by jim usnadnilo čtení a navigaci. Všechny postupy a pokyny šablony by měly mít účel, sekce působnosti a odpovědnosti. Šablony musí také splňovat kontrolované požadavky na dokumenty, např. jedinečný identifikátor atd. Je volitelné, aby logo společnosti bylo zahrnuto do záhlaví dokumentu.
2. mnoho společností bude mít písemné postupy již zavedené; tyto současné postupy však nemusí být až do nuly, pokud jde o zastaralé nebo neúplné atd. Mohou existovat některé oblasti podnikání, jako jsou finance, které nejsou považovány za spadající do oblasti působnosti QMS a stávající postupy mohou být považovány za nejlepší možnost k dosažení souladu. Společnosti musí zajistit, aby tyto oblasti neměly dopad na celkové řízení kvality.
3. společnosti by měly provádět mapování procesů řízení rámce kvality ve stylu vývojového diagramu. To pomáhá zapojit všechny zúčastněné strany do procesu, upozorňuje na oblasti nesouladu a chybějících dokumentů a je to skvělá metoda identifikace oblastí, kde je třeba změnit.
4. je užitečné zmapovat vaše QMS dokumenty a strukturu podle hierarchie pomocí procesních / dokumentových map a organizačních grafů.
5. dokumenty by měly být vypracovány podle specifikací v Mapách dokumentů; buďte si vědomi svého publika a podle toho používejte vhodný jazyk. Velká mezinárodní společnost s dvojjazyčnými zaměstnanci může potřebovat zveřejnit dokumentaci v několika jazycích.
6. elektronické koncepty by měly být spravovány odpovídajícím způsobem. Měly by být zdokumentovány a podány tak, aby mohly být snadno identifikovány, načteny, zkontrolovány, sledovány a spravovány. Proces použitý v mechanismu kontroly dokumentů by měl být v souladu s procesem používaným v procesu navrhování.
7. je důležité, aby všechny dokumenty byly přezkoumány odborníky ze všech oblastí, kterých se rozsah dokumentu týká. Neprovedení kontroly dokumentů může mít za následek snížení shody, zvýšení rizika odchylky od QMS a vytvoření tření mezi zaměstnanci/odděleními.
8. je důležité získat odpovídající úroveň schválení vydaného dokumentu, která bude diktována normou shody. Po vydání a schválení musí být tištěná kopie dokumentu podána na bezpečném místě. Jakmile jsou dokumenty zveřejněny, zaměstnanci mohou být vyškoleni, aby je používali.

v souhrnu

• vyhodnoťte své stávající podnikání
• Zajistěte, aby implementace QMS byla nezbytná
• ujistěte se, že procesy fungují
• v případě potřeby tyto procesy revidujte a provádějte nepřetržité kontroly
• Prozkoumejte elektronická řešení řízení kvality (EQMS) jako způsob automatizace a zjednodušení procesu

co dál?

zjistěte, jak může Ideagen pomoci vašemu podnikání s implementací systému řízení kvality. Q-Pulse QMS je software volby pro více než 2000 společností po celém světě, jeden systém, opírající se o 25 let inovací, od zavedeného a důvěryhodného dodavatele.