úspěch projektu se obvykle počítá s tradičními hodnotícími parametry, které berou v úvahu pouze skutečnost, že projekt respektoval rozpočet a program. Poměrně často to však nestačí.
některé organizace zvažují širší parametry než ty tradiční – náklady, plánování a provoz – a určují úspěch projektu vyhodnocením klíčových ukazatelů výkonnosti, tzv.
tento přístup vytváří relevantnější, spravedlivější a vyváženější hodnocení výkonnosti projektu.
některé organizace však nemají konzistentní způsob, jak určit parametry, které by měly být použity k určení toho, jak projekt dosáhl svých cílů a jak ovlivnil společnost hmatatelným a nehmatatelným způsobem.
proto se v tomto článku podívejme, jaké jsou možné parametry hodnocení pro kvantifikaci úspěchu projektu.
proč měřit úspěch projektu?
může se to zdát jako hloupá otázka, ale jaký je hlavní bod měření úspěchu projektu?
koneckonců, jakmile je projekt dokončen, není toho mnohem víc, co s tím můžete udělat, ať už je to úspěch nebo neúspěch, že?
Toto je primární filozofie po dlouhou dobu, ale s rozvojem konceptu učení a osvědčených postupů se hodnota zaznamenávání informací o minulosti organizace pro vedení její budoucí strategie stala častější.
v současné době je uznávána hodnota neustálého zlepšování na základě minulých dat a na základě toho mohou společnosti pochopit, co se během daného projektu pokazilo, aby se při dalších projektech nedostaly do stejných chyb.
integrací nových poznatků, zejména o úspěších a neúspěších, do nových procesů dochází k menšímu počtu chyb a lze dosáhnout vyššího výkonu.
proto se měření úspěchu projektu stalo kritickým pro každého projektového manažera.
problém s měřením úspěchu projektu je, že to není tak snadné, jak to zní.
co je tak obtížné na měření úspěchu projektu?
zdá se logické, že měřením úspěchu projektu bude možné shromažďovat údaje o tom, co šlo zvláště dobře nebo špatně, a že budete schopni určit tyto faktory úspěchu, které se použijí na budoucí projekty.
co se stane, pokud je projekt dodán včas a s rozpočtem, ale o dva měsíce později klient nemá prospěch z výsledku? Nebo nejste absolutně spokojeni?
naopak, někteří klienti mohou být zcela spokojeni s výsledkem projektu, který byl z hlediska řízení téměř katastrofou, například s nepředvídanými zpožděními, nadměrnými zdroji, finančními ztrátami pro společnost atd.
projektové řízení se již řadu let snaží přijít s přesnější představou o tom, co znamená „úspěch projektu“, a po celá léta se snažíme zjistit, co je potřeba k zajištění úspěchu projektu.
na toto téma bylo provedeno mnoho výzkumů a bylo publikováno mnoho studií.
výsledky však nebyly tak homogenní: navzdory tisícům A tisícům textů napsaných o projektovém řízení, navzdory desetiletím individuálních a kolektivních zkušeností a navzdory značnému nárůstu množství projektové práce, data vedla k zdůraznění, že úspěch projektu je také částečně velmi subjektivní a liší se podle situací, organizací, odvětví a zúčastněných stran.
každý by mohl mít jiné vnímání projektu a jeho výsledku.
naštěstí se však objevily i některé osvědčené postupy, které by měly pomoci projektovému manažerovi měřit úspěch jeho projektů pomocí jednoduchých procesů.
kritéria pro úspěšné řízení projektů
v těchto kritériích najdeme všechna kritéria týkající se samotného projektu a jeho realizace.
tyto zejména pomáhají měřit vnitřní efektivitu organizace při realizaci projektů a zde najdeme „klasické“ prvky projektového řízení:
- projekt je dokončen v harmonogramu
- projekt je dokončen v rámci rozpočtu
- projekt splňuje své cíle kvality
lze přidat další kritéria řízení projektu, jako jsou:
- projekt zahrnuje všechny body, na které se vztahuje rozsah
- projekt splňuje obchodní cíle z hlediska výnosů a zisků
a opět do této kategorie je možné zahrnout kritéria týkající se různých zúčastněných stran:
- spokojenost projektového týmu
- spokojenost koncového uživatele
- spokojenost dodavatele
subjektivita úspěchu je proto minimalizována pomocí předdefinovaných kritérií úspěchu.
každý bude vědět, na čem pracuje, a když je čas měřit úspěch, budou k dispozici zavedená měřítka.
paradigma“ definovat, zarovnat a schválit“
aby bylo zajištěno, že stanovená kritéria úspěchu jsou uspokojivě realistická, musí se vývoj kritérií řídit paradigmatem „definovat, zarovnat a schválit“.
stručně řečeno, kritéria úspěchu musí být správně stanovena měřitelně, musí být v souladu s potřebami a omezeními projektu a musí být schválena všemi stranami zapojenými do rozhodovacího procesu.
podívejme se na každý bod podrobněji:
1. Kritéria úspěchu musí být výslovně uvedena
kritéria úspěchu musí být uvedena ve zvláštních termínech týkajících se provádění procesu řízení projektu, činností projektu a jejich výsledků. Například: je to úspěch, pokud je projekt dokončen do konce 4.čtvrtletí.
2. Kritéria úspěchu musí být přiměřeně „sladěna“.
kritéria úspěchu musí být odpovídajícím způsobem sladěna s vizí, rozsahem a úsilím projektu, s ohledem na celkový účel, přínosy, kterých má být dosaženo, organizační kapacitu, priority, rizika a provozní omezení. Příklad: je to úspěch, pokud projekt vede k 5% snížení hlášení problémů souvisejících se vzdáleným přístupem k systému.
3. Kritéria úspěchu musí být řádně schválena
kritéria úspěchu musí být vypracována a definována pomocí strukturovaného a kolaborativního procesu, přičemž všechny strany zapojené do rozhodovacího procesu mají příležitost poskytnout vstup, zpochybnit hypotézy, vyjednat a nakonec poskytnout přijetí a schválení.
bez ohledu na daný projekt, kdy je možné měřit úspěch pomocí optimálních hodnotících parametrů, budou získány kritické informace, které možná nepovedou ke zlepšení samotného projektu, ale pomohou vytvořit databázi znalostí pro rozvoj budoucích úspěšných programů a projektů.
