Comptabilité de la construction 101: Un guide de base pour les entrepreneurs

La comptabilité de la construction est une forme unique de comptabilité et de gestion financière. Il est spécialement conçu pour aider les entrepreneurs à suivre chaque travail et comment cela affecte l’entreprise dans son ensemble. Bien qu’il s’inspire des mêmes principes de base de la comptabilité générale, il présente également plusieurs caractéristiques importantes et distinctes.

Nous allons plonger dans chacun de ces éléments pour voir les entrepreneurs de fondations dont ils ont besoin pour gérer une entreprise de construction prospère. Mais d’abord, regardons ce qui rend la construction différente de tant d’autres industries.

Pourquoi La Comptabilité De La Construction Est-Elle Différente?

Par rapport à d’autres industries, comme la vente au détail ou la fabrication, les contrats de construction présentent plusieurs caractéristiques distinctes d’un point de vue comptable.

CARACTÉRISTIQUES DE LA COMPTABILITÉ DE LA CONSTRUCTION:

1. C’est basé sur chaque projet.

2. La production est décentralisée.

3. Les contrats sont à long terme avec des paiements prolongés.

1. Basé sur un projet

Qu’il s’agisse de facturation, de production ou de main-d’œuvre, les entrepreneurs exploitent leur entreprise principalement autour de projets. L’orientation financière tourne autour de chaque emploi. Pensez à toute autre entreprise, comme une chaîne de magasins de cupcakes de créateurs ou un fabricant de vannes pneumatiques. Là, les gestionnaires peuvent traiter chaque magasin, usine, ligne de produits ou toute l’entreprise comme un « centre de profit ». » Pour la plupart des industries, celles-ci sont stables et prévisibles.

Les entrepreneurs doivent cependant traiter chaque projet de construction comme un centre de profit unique à court terme. Ce qui rend vraiment cette particularité, c’est que chaque travail de construction a tendance à avoir des intrants et des exigences uniques. Même lorsque les projets ont des exigences de production similaires, ils sont souvent soumis à des conditions de site différentes ou à des variables locales telles que la disponibilité de la main-d’œuvre, le coût des matériaux et la législation. De plus, les projets s’ouvrent et se ferment continuellement au cours de l’année avec chaque contrat.

En fin de compte, les entreprises de construction ont un moyen de contrôler les coûts et de soumissionner intelligemment. Cela permet de suivre les coûts précis de chaque projet individuellement, ainsi que les types de dépenses et les activités de production qui constituent les coûts du travail. Ces nombreux centres de coûts temporaires sont finalement la raison pour laquelle les entrepreneurs doivent pratiquer le coût des travaux.

2. Production décentralisée

De même, contrairement à la vente au détail et à la fabrication, la production se produit principalement sur des sites de travail différents plutôt que sur des sites fixes tels que des usines. L’utilisation de l’équipement et la main-d’œuvre se déplacent donc fréquemment d’un site à l’autre. Cela peut entraîner des coûts de mobilisation. Cela signifie également que les coûts d’équipement et de main-d’œuvre doivent toujours être suivis sur chaque chantier avec le taux de salaire correct.

En plus des exigences distinctes du projet, la construction comporte également des cycles de production longs et souvent saisonniers. Parce que la production peut être moins prévisible, les entrepreneurs ne sont souvent pas en mesure de conserver de grandes quantités de stocks. En conséquence, le coût et la disponibilité des intrants de production peuvent fluctuer et nécessiter un suivi et une planification spéciaux et minutieux.

3. Contrats à long terme

L’idée de cycles de production longs est liée à l’idée que les contrats de construction sont plus longs que ceux de nombreuses autres entreprises. Imaginez vendre un camion. Si vous êtes un revendeur, le contrat est terminé dès que la transaction est effectuée. Le client paie et vous lui remettez les clés. Même si vous êtes un fabricant de camions, il peut s’agir d’un délai plus long entre la vente et la livraison, ou vous pouvez simplement livrer à partir d’un stock d’inventaire.

Dans le domaine de la construction, les contrats de production peuvent durer des années et comporter des paiements multiples et prolongés au cours de cette période. Les termes du contrat permettent généralement 30, 60, voire 90 jours ou plus pour payer les factures. La retenue à la source ou les litiges peuvent retarder le paiement encore plus longtemps. Par conséquent, la comptabilisation des produits et la gestion de la trésorerie dans le secteur de la construction comportent toutes deux des considérations particulières. Les entrepreneurs ont besoin d’un suivi et de rapports précis, ainsi que de stratégies de collecte et de flux de trésorerie.

Les fondements de la comptabilité de la construction

Affacturage Pour certaines des différences essentielles de la comptabilité générale, la comptabilité de la construction repose sur un certain nombre de concepts importants.

1. Coût Du Travail

Qu’Est-Ce Que Le Coût Du Travail?

Pour la plupart des entreprises, le grand livre général de la comptabilité (G/L) est tout ce dont elles ont besoin. Cela leur permet de suivre les transactions qui ont un impact sur la situation financière de l’ensemble de l’entreprise. Cependant, comme la comptabilité de la construction est centrée sur le projet et que la production est décentralisée, les entrepreneurs ont également besoin d’un moyen de suivre et de signaler les transactions spécifiques à chaque travail. C’est le coût du travail. Le coût des travaux est la pratique de la comptabilité de la construction consistant à suivre les coûts de projets et d’activités de production particuliers.

Quel est le coût du travail

En comptabilité de construction, le coût du travail et le G / L fonctionnent ensemble comme une main gauche et une main droite. Le G / L examine l’ensemble de l’entreprise et le coût des travaux examine le niveau du projet. Et lorsque le G / L est composé de comptes (comme les dépenses de matériaux ou A / P), le coût des travaux est composé de:

• projets individuels
• activités de coût (comme la fondation ou l’encadrement)
• et types de coûts (comme la main-d’œuvre ou les matériaux)

GRAND LIVRE GÉNÉRAL	COÛT DES TRAVAUX
Suit les finances de l’entreprise	Suit les données du projet
Produit des états financiers, des rapports sur le vieillissement, sur / sous-facturation	Produit des estimations vs. rapports réels, rapports de production, rapports WIP
Organisé par plan comptable	Organisé par structure des coûts des emplois

Lorsque toutes ces données de travail sont enregistrées et organisées, le résultat est des rapports exploitables que les chefs de projet et les contremaîtres peuvent vraiment utiliser. Les entrepreneurs sont en mesure de guider leurs chefs de projet et leurs surintendants dans la façon de superviser les coûts et la production avec succès. Les estimateurs sont en mesure de connaître le véritable coût de rentabilité, même dans des offres serrées. Les PMs et les supers ont un « tableau de bord » pour voir comment leurs équipages se comportent, apprendre et faire des ajustements. Grâce à une meilleure estimation, aux appels d’offres et au contrôle des coûts, les entrepreneurs devraient être en mesure de protéger des marges bénéficiaires étroites et de continuer à prendre en charge les bons projets.

Comment fonctionne le coût des travaux

Le coût des travaux peut mesurer plusieurs aspects différents d’un projet afin d’améliorer les estimations et la budgétisation. Alors que les rapports financiers du G / L ne portent que sur les dollars, les entrepreneurs peuvent utiliser le coût des travaux pour suivre:

achèvement physique	(en unités)
coûts encourus	(en dollars)
main-d’œuvre utilisée	(en heures)

Il les suit non seulement pour chaque emploi, mais également au sein de chaque groupe d’activités professionnelles et de chaque type de coût. Par exemple, un entrepreneur peut  » coder  » une facture à Job 140 (Lake Ave. Rénovation), Code de coût 100 (Fondation), Classe de Coût « MAT » (Matériaux). Certains peuvent également classer les coûts par phases de projet ou sous-emplois, comme les étages d’une structure ou les bâtiments d’un développement. Le système de catégories que l’entrepreneur utilise pour tous ses travaux s’appelle la structure des coûts des travaux.

En étiquetant chaque transaction avec des informations de la structure des coûts des travaux, les entrepreneurs sont en mesure de voir une toute nouvelle dimension à leurs coûts. Ils peuvent examiner le coût de chaque aspect des opérations sur un travail particulier et dans l’ensemble de l’entreprise. En plus des dépenses, ils peuvent suivre les progrès en fonction de postes budgétaires spécifiques, détecter les tendances et signaler la rentabilité ou les dépassements pour différentes activités de production au fur et à mesure qu’elles sont en cours. Fait important, ils peuvent également identifier les coûts partagés entre plusieurs tâches, comme l’équipement, et calculer un moyen équitable de répartir ces coûts, ce qu’on appelle la répartition des frais généraux.

En fin de compte, l’objectif est d’aider les entrepreneurs à identifier leurs coûts réels et leur rentabilité, ce qui est par ailleurs très difficile à faire dans une industrie avec autant de variables d’un contrat à l’autre. Ensuite, ils peuvent les utiliser pour informer leurs estimations, leur budgétisation et leur prise de décision à l’avenir.

2. Comptabilisation Des Produits Des Contrats

Qu’Est-Ce Que La Comptabilisation Des Produits?

La comptabilisation des revenus ou la comptabilisation des revenus est la façon dont un entrepreneur détermine quand il a officiellement gagné de l’argent sur un projet. Cela aide également à déterminer quand ils doivent enregistrer officiellement une dépense. N’oubliez pas que cela entre en jeu parce que les contrats de construction sont généralement à long terme et comportent souvent des retards de paiement. Les entrepreneurs ne sont pas nécessairement en mesure de compléter, facturer et percevoir un contrat dans le même mois. En fait, pour de nombreux entrepreneurs, cela n’arrive jamais.

Cela laisse aux entrepreneurs et aux comptables en construction le choix de la méthode de comptabilisation des revenus. La méthode qu’ils choisiront déterminera quand les revenus et les dépenses  » comptent. »Dans certains cas, ils peuvent utiliser une méthode pour leur propre comptabilité et une autre pour la déclaration fiscale, à condition qu’elles restent cohérentes dans le temps. Dans la comptabilité de construction, les principales options comprenaient traditionnellement la comptabilité de caisse, le contrat terminé et le pourcentage d’achèvement. Cependant, les entrepreneurs doivent maintenant tenir compte des directives des nouvelles normes de comptabilisation des produits ASC 606 avec leur CPA en construction.

La méthode de comptabilisation des revenus

La méthode la plus simple pour comptabiliser les revenus est la méthode de comptabilisation des revenus. Tout est basé sur son impact en temps réel sur la trésorerie de l’entreprise. Les entrepreneurs enregistrent les revenus quand et seulement quand ils reçoivent le paiement — et déclarent les dépenses quand et seulement quand ils paient réellement. Par conséquent, il n’y a pas de comptes créditeurs (A / P) ou de comptes débiteurs (A / R). Sous comptabilité de caisse, si l’argent n’a pas encore changé de mains, il n’y a pas de transaction à comptabiliser.

Bien que la comptabilité de caisse présente plusieurs avantages, ce n’est pas pour toutes les entreprises de construction. En fait, alors que de nombreux États-Unis les petites entreprises préfèrent la comptabilité de caisse pour sa simplicité et sa flexibilité, seuls certains entrepreneurs sont admissibles. Selon l’IRS, seules les entreprises de construction dont le revenu annuel moyen est inférieur à un chiffre d’affaires moyen peuvent utiliser la méthode de la trésorerie à des fins fiscales. Si les ventes d’une entreprise dépassent ce montant, elle devra utiliser une autre méthode à des fins fiscales. Dans ce cas, ils peuvent également décider d’utiliser une autre méthode pour leurs propres livres.

Chacune de ces autres méthodes sera connue sous le nom de méthode d’accumulation. Une méthode de comptabilité d’exercice comptabilise une dépense lorsqu’elle est engagée et un revenu lorsqu’il est gagné, même si l’argent n’est pas encore entré ou sorti. En d’autres termes, il suit comment l’argent « s’accumule » ou s’accumule en détention avant qu’il ne se déplace en espèces.