Être chargé de trouver des prix de tombola pour une collecte de fonds à venir peut être un travail difficile et aussi assez intimidant. Soyez prêt à faire face à des refus en cours de route, mais un plan d’action clair et une approche positive devraient vous aider à passer à travers.
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Quand commencer à demander
Prévoyez plus de temps que vous ne le pensez. Si vous n’avez pas déjà commencé à demander des prix pour votre foire d’été, c’est le bon moment pour commencer. Vous pourriez vous sentir mal à l’aise de demander des prix de tombola, mais vous n’êtes pas seul. Commencez lentement en contactant les personnes qui ont fait des dons au cours des années précédentes. Ensuite, une fois que vous aurez quelques goodies à votre actif, ces soucis commenceront à fondre.
À qui demander
Profitez au maximum de vos contacts : demandez aux parents, aux gouverneurs, aux parrains actuels et aux donateurs précédents. Élargissez ensuite le réseau pour inclure les entreprises locales, les attractions et les clubs sportifs. Soyez créatif: qui pourrait vivre ou travailler dans votre région mais n’est pas un choix évident pour un don? Y a-t-il un nouveau café ou un nouveau cinéma qui aimerait promouvoir leur entreprise auprès des familles? Certains APT incluent un don de tombola dans le cadre des frais pour les décrocheurs externes.’
Comme nous sommes un tout nouveau PTA sans contacts d’affaires, donateurs précédents ou argent à la banque, nous voulions que notre tombola soit aussi simple que possible. Chaque classe s’est vu attribuer un thème et une lettre a été envoyée à la maison aux parents demandant des dons basés sur le thème. Les parents nous ont donné de si belles choses et le PTA a créé des paniers à l’aide d’une boîte en carton enveloppée de cellophane et attachée avec un arc. Il y avait un panier rempli de cadeaux en chocolat, un plein de produits de soin, un panier d’artisanat et bien d’autres. La tombola était très populaire et nous avons récolté 928 £.’
Emily Moorhouse, École primaire Handcross PTA, West Sussex (240 élèves)
Comment demander
Choisissez un jour où vous vous sentez particulièrement confiant et promenez-vous dans votre rue principale locale. Si vous trouvez cela vraiment intimidant, mettez-y une limite de temps. Ces 20 minutes de votre vie seront terminées assez rapidement, et après cela, cela ne vous dérangera probablement pas d’en faire 20 autres. Si vous visitez des magasins, choisissez un moment où vous vous attendez à ce qu’ils soient calmes. Si le magasin est vraiment occupé lorsque vous y arrivez, réessayez un autre jour.
« Il est utile d’avoir une lettre sur du papier à en-tête à remettre aux donateurs potentiels. Entrez simplement, dites que vous demandez des prix pour une tombola pour l’école de votre enfant. Expliquez comment un don leur permettrait de faire de la publicité au sein de la communauté scolaire et dites-leur combien d’enfants ou de familles sont dans l’école. Expliquez à quoi servirait l’argent récolté et faites-leur savoir que tout ce qu’ils peuvent offrir serait incroyable. Demandez à parler au gestionnaire car c’est lui qui prendra la décision. Une fois que vous êtes allé à quelques endroits et que vous avez obtenu des dons, cela aide en toute confiance. Maintenant, je suis fermement dans le camp « si vous ne demandez pas, vous ne recevez pas » – et je demanderai absolument à tout le monde!’
Sarah Wesley, trésorière, Friends of South Camberley Primary & Nursery School, Camberley, Surrey (757 élèves)
Local et national
Vous pouvez contacter les entreprises locales et nationales par e-mail, Twitter ou Facebook. Découvrez le nom de la bonne personne à approcher et à utiliser. Essayez de poster une demande de prix de tombola sur des pages et des groupes Facebook locaux. Si vous collectez des fonds pour quelque chose de spécifique, c’est une bonne idée de le mentionner et d’énumérer les avantages pour les élèves.
N’ayez pas peur de suivre votre email, tweet ou lettre. Soyez poli. Si vous n’entendez rien après deux tentatives, ils ne sont probablement pas intéressés, alors laissez-le là et essayez quelqu’un d’autre. Si on vous offre un don, répondez rapidement et dites merci. Une fois la foire terminée et la tombola tirée au sort, contactez à nouveau les donateurs avec un autre merci et une note pour dire combien la tombola a récolté pour votre cause.
Prix unique
Bien que les prix de tombola les plus évidents soient des articles donnés par des entreprises locales de vente au détail et de fabrication, il est également bon de sortir des sentiers battus. Les articles et les expériences qui ne peuvent pas être achetés « sur étagère » font des prix de tombola extra-spéciaux et feront la queue aux visiteurs pour gagner. Est-ce que l’un des parents possède quelque chose d’aussi luxueux qu’un chalet de vacances qu’ils offriraient pour une semaine? Y a-t-il des parents créatifs qui seraient prêts à produire une œuvre d’art?
Si cela ne ressemble vraiment pas à votre communauté, que diriez-vous de quelques heures de nettoyage ou de jardinage? Ou le meilleur boulanger du PTA peut-il proposer de faire cuire un gâteau spécial? Vos parents sont-ils des entraîneurs personnels, des instructeurs de yoga ou des esthéticiennes mobiles? Le don d’un bon est un moyen facile pour eux de créer de nouvelles affaires. Au moment où votre tombola sera tirée, vous devriez avoir une sélection de différents prix qui plairont à tous. N’oubliez pas que plus il y a de prix, plus les chances de gagner pour chaque billet acheté sont grandes.
Achetez un prix
Si, malgré tous vos efforts, vous n’avez toujours pas de prix principal pour stimuler les ventes de billets, vous pouvez envisager d’acheter quelque chose de spécial ou d’offrir un prix en argent. Le montant que vous pouvez dépenser dépend du type de tombola que vous organisez. Les règles établies par la Commission des jeux de hasard permettent de dépenser une partie du produit de chaque type de tombola en prix: pour une « loterie accessoire » (les billets ne sont vendus que le jour et le tirage est effectué lors de l’événement, ou peu de temps après) jusqu’à 500 £ des recettes de la tombola peuvent être utilisées pour acheter des prix. Si vous organisez une « loterie de la petite société » (les billets peuvent être vendus avant l’événement et vous devez vous inscrire auprès de votre autorité locale), vous pouvez utiliser jusqu’à 80% des recettes pour les prix.
Bien sûr, dépenser de l’argent en prix réduira vos profits le jour même, alors assurez-vous de vendre suffisamment de billets pour couvrir les dépenses supplémentaires. Visitez la Commission des jeux de hasard pour plus de détails sur les différents types de tombola.
Si personne ne veut assumer seul la responsabilité des prix de la tombola, répartissez la tâche entre plusieurs personnes ou demandez à chaque membre du comité de s’engager à obtenir deux ou trois prix chacun. Une bonne communication est nécessaire pour que vous ne demandiez pas tous les mêmes personnes.
Quelques refus sont tout à fait normaux et tout le monde ne sera pas en mesure de vous aider. Cependant, si vous pensez que trop de gens disent non, voyez si vous pouvez modifier votre demande pour mettre l’accent sur les aspects émotionnels et bénéfiques de votre collecte de fonds.
Le jour
Assurez-vous que tous vos bénévoles sachent quels sont les prix importants que vous offrez, où les billets sont vendus et ce qu’ils coûtent. Vendez des billets à la porte et demandez à quelques bénévoles de vendre pendant que les gens se promènent.
Incluez une liste de prix dans votre programme, si vous en avez un, et affichez-les clairement sur la porte. Vous pouvez plastifier une feuille A4 pour que les visiteurs puissent la passer. Assurez-vous d’avoir inclus les logos de l’entreprise ou les coordonnées que vous avez promises et que tout est correctement orthographié.
