La sélection de votre prochain système logiciel ERP peut devenir une décision complexe. Adopter une approche ad hoc dans votre processus de sélection d’ERP peut entraîner des coûts inutiles importants et des interruptions de la productivité de l’entreprise. Dans de nombreux cas, les entreprises évaluent les systèmes ERP en fonction de la réputation du marché, de la recommandation d’un ami ou des expériences passées d’un collègue avec un système ERP, mais ce qui a tendance à se produire est; collecte incomplète des exigences, démonstrations de fournisseurs génériques, trop d’accent sur les coûts totaux, biais des employés, tentative d’auto-implémentation et incompréhension des exigences par le fournisseur ERP.
Nous avons tous connu au moins un ou plusieurs de ces événements et l’impact financier peut être important, de sorte que la probabilité d’une sélection réussie d’un logiciel ERP peut diminuer considérablement. L’importance d’adopter une approche structurée augmentera la probabilité de succès – voici quelques points à considérer:
1. Effectuer un examen et une analyse des processus métier
Pour éviter les pièges majeurs d’un logiciel ERP, la sélection nécessite une approche structurée. La première et la plus importante tâche qu’une entreprise doit entreprendre est un Examen des processus opérationnels (BPR) et une Évaluation/Analyse des besoins (NAA). En exécutant par BPR et NAA, soit en interne, soit en faisant appel à une entreprise de services professionnels, vous serez en mesure de définir les besoins spécifiques de l’entreprise et de l’utilisateur final et de déterminer l’impact du processus métier. Vous trouverez des opportunités d’accroître l’efficacité, de réduire les frais généraux et de collecter des alertes et des exigences de reporting aux étapes clés du flux de travail métier. En définissant clairement vos exigences en matière de processus métier et de système, vous pourrez partager vos résultats avec le fournisseur pour effectuer une présentation de la solution pertinente pour votre entreprise plutôt qu’une démonstration générique de son logiciel.
En effectuant une évaluation / analyse complète des besoins, vous serez en mesure de calculer l’impact financier de chaque processus métier afin de déterminer les coûts matériels et indirects pour votre entreprise. Lors de la sélection d’un nouveau logiciel ERP, il sera beaucoup plus facile de déterminer un retour sur investissement (ROI) en fonction de la quantité d’efforts nécessaires pour remédier aux inefficacités et aux lacunes de votre système actuel.
2. Évaluez les plates-formes technologiques ERP prises en charge
Au fur et à mesure que les offres de plates-formes technologiques varient, telles que les services sur site, le cloud et les services gérés – la sélection d’une solution ERP adaptée à votre entreprise doit être d’abord et avant tout dans votre processus de prise de décision. Les plateformes technologiques sont une partie importante de votre logiciel ERP, mais chaque offre a ses avantages et ses inconvénients. L’adoption de systèmes ERP basés sur le cloud est devenue plus acceptable dans nos cultures d’entreprise aujourd’hui, mais les solutions cloud représentent encore un très faible pourcentage du total des systèmes ERP vendus en Amérique du Nord. Les services gérés fournissent un service d’externalisation des serveurs et des sauvegardes et ont tendance à être utilisés par les grandes entreprises pour contrôler les coûts en capital et sont basés sur un modèle de location. On-premise est la méthode traditionnelle par laquelle vous achetez le système ERP à installer sur des serveurs appartenant à l’entreprise. Vous devrez évaluer le système ERP qui convient le mieux à votre entreprise et adopter la plate-forme technologique prise en charge par le système ERP.
3. Comprendre le coût total de possession
Comme le font tous les propriétaires d’entreprise, nous insistons trop sur le coût d’un nouveau système ERP et des plates-formes technologiques associées. De nombreuses entreprises réévaluent leurs besoins en ERP entre cinq et sept ans en fonction de l’évolution de l’environnement commercial. Cependant, de nombreuses entreprises ont maintenu le même système ERP depuis plus de 10 ans, donc comprendre le coût total de possession (TCO) est un facteur important dans votre décision. Nous avons tendance à considérer l’investissement de la première année comme l’impact sur l’entreprise, mais l’investissement initial plus les coûts de support supplémentaires sur une période de 5, 7 et 10 ans vous donnera une meilleure idée du coût total d’un nouveau logiciel ERP. Aujourd’hui, plusieurs éditeurs de logiciels ERP proposent un modèle de tarification par abonnement. L’investissement initial total est beaucoup plus faible, mais les coûts futurs totaux peuvent devenir suffisamment élevés. Dans le cadre d’un modèle de tarification par abonnement, vous devez déterminer le coût total de possession sur 5, 7 et 10 ans par rapport à d’autres modèles de tarification, y compris les options de location.
4. Déterminer les avantages commerciaux potentiels du nouveau système
Comprendre les avantages commerciaux potentiels d’un nouveau système ERP pour votre entreprise doit être mesuré de manière quantitative, qualitative et financière. L’avantage peut facilement être défini en évaluant les domaines fonctionnels clés de votre entreprise pour déterminer l’impact qu’il aura sur toutes les parties prenantes, y compris les clients, les fournisseurs et les employés. De nombreux propriétaires d’entreprise croient avoir une idée intuitive de l’impact pour toutes les parties prenantes, mais pour vraiment comprendre les avantages mesurables, une analyse des besoins doit être effectuée pour valider et confirmer l’investissement nécessaire pour maximiser un rendement.
5. Déterminez l’impact sur le personnel
Ne sous-estimons pas l’impact qu’un nouveau système ERP aura sur votre personnel, surtout s’il n’est pas impliqué dans le processus de prise de décision. Vos employés ont une compréhension détaillée des exigences nécessaires pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles quotidiennes et responsabiliser ceux qui participent au processus de sélection aidera certainement à atteindre l’engagement nécessaire pendant le processus de mise en œuvre pour réussir.
6. Choisir le bon partenaire d’affaires
Engager une entreprise de services professionnels spécialisée dans le système ERP qui convient le mieux à votre entreprise aidera à accélérer la mise en œuvre de la solution. Vous devrez déterminer les services et l’expertise offerts par le partenaire commercial au-delà du système ERP car de nombreuses technologies impactent l’ensemble de votre infrastructure informatique. Vous devriez vous associer à une entreprise de services professionnels qui offre une approche à guichet unique qui comprend des solutions CRM, une gestion de contenu d’entreprise, des solutions d’infrastructure et des solutions Web pour n’en nommer que quelques-unes. Le cabinet de services professionnels peut vous aider à déterminer les meilleures plates-formes parmi plusieurs offres qui prennent le mieux en charge le système ERP que vous avez sélectionné et peut travailler directement avec les fournisseurs et les éditeurs en votre nom en cas de besoin.
La sélection d’un nouveau logiciel ERP pour votre entreprise peut être une tâche ardue et fastidieuse. En vous associant à une entreprise de services professionnels qui possède une expérience et des connaissances du secteur dans la sélection de systèmes ERP, vous minimiserez l’impact de votre entreprise et de vos employés tout en maximisant les gains d’efficacité et le retour sur investissement.
