Comment Protéger Votre Entreprise Contre le détournement de fonds

Le détournement de fonds est défini comme un vol effectué par des employés ou d’autres parties commerciales de confiance. Il s’agit généralement d’un employé (ou de toute personne affiliée à l’entreprise) détournant des fonds de l’entreprise pour réaliser un profit illégal.

Cependant, cela peut également inclure le vol d’inventaire, de biens de bureau et même de données. Les détournements de fonds peuvent aller de fausses escroqueries complexes en matière de comptabilité et de tenue de livres et de transferts de fonds non autorisés au simple vol de biens ou de petite caisse. Selon l’ampleur du crime et la quantité d’argent ou de titres volés, le détournement de fonds peut être un crime grave.

Bien qu’il puisse être déplaisant de penser que vos employés volent l’entreprise ou élaborent un plan pour le faire, il reste une réalité malheureuse à laquelle les propriétaires d’entreprise doivent être préparés. Les dommages causés par le détournement de fonds peuvent être importants. En fait, plus de 30% de toutes les faillites d’entreprises ont été liées à des détournements de fonds et à des vols d’employés.

La différence Entre Fraude et Détournement de fonds

Le détournement de fonds implique toujours une fraude, mais la fraude n’entraîne pas toujours un détournement de fonds. La principale différence entre les deux est le fait que le détournement de fonds implique que l’entreprise fasse confiance à ses employés ou à ses sous-traitants pour gérer certains actifs.

En cas de fraude, quelqu’un donne de fausses informations, mais le détournement de fonds implique toujours une entreprise. Par exemple, se faire arnaquer via un système de phishing pourrait être un type d’activité frauduleuse, mais ce n’est pas un détournement de fonds. Mais si votre directeur financier vole de l’argent directement à votre entreprise en falsifiant des documents, il s’agit à la fois de fraude et de détournement de fonds.

La fraude vole des fonds à une entreprise de manière un peu détournée, une partie en trompant une autre afin d’accéder à des informations ou à des fonds. Le détournement de fonds fait référence au vol direct de fonds d’une entreprise.

Comment prévenir le détournement de fonds

Discutons de ce que vous pouvez faire pour réduire le risque de détournement de fonds et des options que vous aurez si un acte criminel commis par vos employés cause des dommages financiers importants à votre entreprise.

Et bien que cette liste ne soit pas exhaustive ou exhaustive, elle devrait vous aider à prendre les premiers pas de votre entreprise vers la prévention et la neutralisation de la menace de détournement de fonds.

Effectuez des vérifications des antécédents Lors de l’embauche

Lorsque vous cherchez à embaucher des employés ou des entrepreneurs à temps plein, il est judicieux de faire vos devoirs avant d’embaucher. Prenez le temps de parcourir leurs références. Y a-t-il quelque chose dans leurs antécédents professionnels qui est suspect ou indique qu’ils représentent un risque pour votre entreprise?

Selon un rapport de HireRight, 85% des employeurs ont découvert un mensonge ou une fausse déclaration sur le CV d’un candidat.

Pour les postes de haut niveau, où les candidats peuvent avoir accès à vos fonds et à vos systèmes informatiques, il est sage d’élargir votre processus d’embauche pour inclure des vérifications détaillées des antécédents. Si vous décidez de suivre cette voie, vous devez créer une politique de vérification des antécédents pour votre entreprise. La politique devrait documenter les vérifications qui seront effectuées, la façon dont les informations collectées seront utilisées et qui pourra y accéder. Cela contribuera à garantir que le processus est équitable, sûr et transparent pour toutes les personnes impliquées.

Gardez également à l’esprit que si vous allez effectuer des vérifications des antécédents, il est crucial de vous assurer que l’ensemble du processus est légal et conforme. Tenez compte de la Fair Credit Reporting Act (FCRA), des directives de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) et de toutes les réglementations nationales et locales lors de la vérification des employés potentiels.

Par exemple, en vertu de la LRFC, vous devez d’abord aviser le candidat de votre intention de procéder à une vérification des antécédents et obtenir son consentement par écrit. Si vous ne finissez pas par les embaucher, vous devrez leur permettre de revoir la vérification des antécédents qui a été effectuée. S’ils trouvent des inexactitudes, ils peuvent déposer un litige et essayer de résoudre le problème avant que vous ne décidiez de ne pas les embaucher. Avec toute cette législation compliquée, c’est toujours une bonne idée de parler à un avocat ou d’en embaucher un à l’interne pour obtenir des conseils sur ces questions.

Séparation des tâches

La séparation des tâches signifie que des tâches spécifiques nécessitent plus d’une personne pour être accomplies. La fraude interne devient beaucoup plus difficile si des tâches liées à l’argent, aux comptes et aux contrôles nécessitent l’exécution de plusieurs employés.

Par exemple, si un employé a le pouvoir d’approuver les paiements et d’écrire des chèques, il pourrait être très facile pour lui d’abuser de ce pouvoir. Si ces tâches sont réparties entre plusieurs employés, il devient plus difficile pour quiconque au sein de cette chaîne d’employés de réussir une arnaque.

C’est également une bonne idée d’introduire une signature à deux personnes pour toutes les transactions en ligne. Toute modification des détails du compte de votre entreprise doit être traitée et approuvée par téléphone ou en personne. Le traitement de ces processus financiers par courrier électronique expose votre entreprise à un plus grand risque.

Effectuez des dépôts quotidiens et effectuez des chèques mensuels

Si vous êtes une entreprise de vente au détail ou un bar ou un restaurant qui gère quotidiennement de grandes quantités d’argent, il peut être assez facile pour les employés de voler de l’argent sans que personne ne s’aperçoive si vos protocoles de sécurité ne sont pas à la hauteur.

C’est pourquoi c’est une bonne idée de faire des dépôts quotidiens en espèces, pour ne jamais avoir trop d’argent qui traîne. De plus, vous devez vous efforcer de rapprocher vos relevés bancaires tous les mois. Cela vous permettra de repérer rapidement les irrégularités et les problèmes, vous permettant d’arrêter rapidement les fraudeurs et d’éviter des pertes importantes.

Vous devez également faire attention à la petite caisse. Il s’agit généralement d’un petit montant de fonds qu’une entreprise a sous la main pour apporter des modifications ou pour de petits achats qui ne justifient pas de chèques ou de transferts. C’est une cible facile pour les employés malhonnêtes car personne ne prête vraiment attention à ces fonds.

Même s’il s’agit d’une petite quantité, le vol régulier de petite caisse peut rapidement s’additionner. Heureusement, il est assez facile d’établir une politique exigeant que toutes les transactions de petite caisse soient enregistrées régulièrement. Lorsque le fonds doit être rempli à nouveau, il devrait exiger plusieurs signatures pour éviter toute altération potentielle.

Envisagez d’investir Dans une assurance contre le crime

Il est essentiel de mettre en place des protocoles de sécurité pour prévenir les actes de malhonnêteté des employés. Cependant, lorsque toutes les mesures et procédures échouent, vous devez avoir un filet de sécurité en place. C’est là que l’assurance contre le crime entre en jeu.

Une bonne police d’assurance contre les crimes commerciaux fournira une couverture contre la malhonnêteté des employés pour protéger votre entreprise contre les détournements de fonds commis par des employés, des entrepreneurs ou d’autres personnes de confiance dans votre entreprise. Il offrira une protection abordable pour une grande variété de crimes et protégera votre entreprise contre des expositions potentielles. Une politique de malhonnêteté des employés couvre généralement les éléments suivants:

• Vol d’argent et de biens par vos employés
• Falsification de chèques ou de billets à ordre
• Fraude par carte de crédit ou de débit
• Systèmes de transfert de fonds

Lorsque vous recherchez une assurance pour protéger votre entreprise contre les détournements de fonds, il est crucial de travailler avec le bon courtier d’assurance pour obtenir la bonne police pour vos besoins uniques. Travailler avec un courtier dédié qui comprend votre secteur d’activité vous permet de vous procurer la bonne police sans trop payer pour cela ou laisser des lacunes dans votre couverture qui pourraient vous ouvrir à des expositions inutiles.

Si vous souhaitez comprendre comment transférer le risque de détournement de fonds à votre assureur, n’hésitez pas à contacter l’un de nos courtiers experts à tout moment.