Introduction
Bonjour! C’est Kristine ici avec le podcast Express to Impress.
De nos jours, les conférences téléphoniques sont la norme. Que les membres de votre équipe vivent dans un rayon de 30 minutes les uns des autres ou vivent sur des continents différents, vous organiserez probablement toutes les réunions par conférence téléphonique. Maintenant, vous connaissez certains des dangers potentiels des conférences téléphoniques. Quelqu’un oublie de se mettre en sourdine, et vous l’entendez respirer ou manger son déjeuner, quelqu’un oublie de se mettre en sourdine quand il commence à parler, quelqu’un parle, puis son enfant ou son conjoint fait du bruit dans son bureau. Quelle que soit la situation inhabituelle qui se déroule lors d’une conférence téléphonique, quelqu’un doit gérer la conversation et la rendre aussi efficace que possible.
Dans cet épisode, vous apprendrez à diriger des conférences téléphoniques. Nous nous concentrerons sur les audioconférences, pas sur les vidéoconférences, qui méritent leur propre épisode.
Chaque semaine, je partage des histoires et des conseils pour vous aider à communiquer clairement et en toute confiance dans votre recherche d’emploi, vos entretiens et votre lieu de travail afin que vous puissiez atteindre vos objectifs de carrière. Si vous aimez mon podcast, n’oubliez pas de vous abonner pour obtenir de nouveaux épisodes. Vous pouvez vous abonner partout où vous téléchargez des podcasts comme Apple, Pandora ou mon site Web à express-to-impress.com .
Maintenant, commençons!
Histoire
Maintenant, je vais vous parler d’une histoire sur une conférence téléphonique qui a mal tourné.
Un ami des RH dirigeait une conférence téléphonique lorsque sa petite amie a fait irruption dans la pièce. Avec une assiette dans une main, elle a joyeusement annoncé: « Le petit déjeuner est prêt! »immédiatement suivi du surnom sale qu’elle a pour son petit ami.
Mon ami, bien sûr, était abasourdi. Sa petite amie était stupéfaite. Et pourtant, il a dû continuer à diriger l’appel, espérant, d’une manière ou d’une autre, que tout cela allait exploser.
Mais il dirigeait l’appel, et il n’a pas coupé son appel, alors bien sûr, ses collègues ont appris son sale petit nom et d’autres détails sur sa vie personnelle.
Étant donné que les autres à l’appel ont coupé leurs lignes, tout halètement ou rire était caché à mon ami. Et heureusement, c’était la fin!
Mais il a continué, espérant que ses collègues n’avaient pas entendu ce qu’ils avaient sûrement entendu.
Ceci n’est qu’une des nombreuses histoires d’horreur de la conférence téléphonique. Saturday Night Live a un sketch hilarant appelé « Zoom Call » qui s’inspire sans aucun doute de certains événements réels.
Maintenant, vous n’avez plus à vous soucier de diriger une conférence téléphonique. Nous pouvons tous apprendre de drôles d’erreurs. Continuons à la section conseils, où vous apprendrez comment mener une conférence téléphonique réussie.
Que faire Avant de diriger des conférences téléphoniques
Votre conférence téléphonique sera productive et efficace avec la préparation.
Partagez un ordre du jour Avant la réunion
Mon premier conseil est de créer un ordre du jour et de le partager avec tous les participants avant la réunion.
Maîtriser la technologie
Ensuite, vous devez maîtriser la technologie que vous utiliserez. Alors, allez-y et testez Microsoft Teams, Zoom ou un autre outil que vous utiliserez lors de la conférence téléphonique. Assurez-vous de savoir comment fonctionnent les fonctionnalités afin de pouvoir prendre le contrôle de la réunion et aider les autres si nécessaire.
Préparez votre environnement
Enfin, et surtout, préparez votre environnement pour l’appel. Informez les membres de votre ménage de l’appel, placez une note sur votre porte, verrouillez la porte et faites de votre mieux pour que votre environnement soit aussi calme que possible. Cela peut signifier poser votre enfant pour une sieste avant l’appel ou demander à votre animal d’entrer dans sa caisse.
Conseils pour diriger des conférences téléphoniques
Maintenant, plongeons dans la façon de diriger une conférence téléphonique.
Arrivez tôt
Vous voudrez arriver tôt pour vous assurer que la technologie fonctionne correctement et accueillir les personnes à l’appel lorsqu’elles se joignent. Votre présence montrera également aux participants que vous êtes prêt et responsable. Vous voudrez également intervenir avant ou pendant l’appel si quelqu’un a une mauvaise connexion ou un bruit gênant en arrière-plan.
Ouvrez une réunion
Après une petite conversation avec des collègues, vous voudrez attirer l’attention de tous pour lancer l’appel. Si la culture de votre entreprise est de commencer les conférences téléphoniques sur le point, assurez-vous de commencer l’appel à temps. S’il est normal d’attendre une ou deux minutes pour permettre aux menuisiers en retard dans votre entreprise, donnez aux gens ce temps supplémentaire.
Donc, pour ouvrir une réunion, vous devez procéder comme suit:
- Attirer l’attention de tous
- Bienvenue et remerciez votre public de s’être joint à l’appel
- Présentez les nouveaux collègues ou visiteurs
- Expliquez le but et les objectifs de la réunion
- Décrivez l’ordre du jour
- Partagez les attentes telles que si les gens doivent couper leurs lignes s’ils ne parlent pas s’ils doivent utiliser un outil pour indiquer qu’ils ont une question ou un commentaire dans un outil de discussion en ligne
- Demandez à la première personne à l’ordre du jour de commencer
Voici un exemple de la façon dont vous pourriez ouvrir une réunion.
D’accord. On dirait que la plupart des gens sont arrivés. Rebecca arrive. Elle a appelé pour nous faire savoir qu’elle serait retardée mais qu’elle nous rejoindra bientôt. Allons de l’avant et mettons ce spectacle sur la route.
Eh bien, bonjour à tous. Je souhaite la bienvenue à notre visiteuse, Jane Doe de Corporate, à notre appel d’aujourd’hui. Nous sommes ravis de vous avoir parmi nous aujourd’hui. Le but de cet appel est d’identifier les coupes potentielles. Jetons un coup d’œil à l’ordre du jour.
Comme vous pouvez le voir, les cinq chefs de département feront rapport sur les secteurs potentiels à couper dans leurs départements. Chaque chef de département aura 10 minutes pour présenter, puis vous aurez l’occasion de leur poser des questions. Veuillez vous assurer que votre ligne est en sourdine, sauf si vous présentez ou posez une question. Des questions avant de commencer? Super, passons aux choses sérieuses. Sam, tu peux nous démarrer ?
Discutez des problèmes
Examinons maintenant votre rôle pendant que les gens discutent des problèmes.
Respectez l’Ordre du jour
Lorsque quelqu’un essaie de changer de sujet, vous devez le ramener à l’ordre du jour pour maintenir la discussion sur la bonne voie.
Vous pouvez ramener la discussion au but de la réunion en reconnaissant que quelqu’un a soulevé un bon point, mais que vous devez ramener le groupe au point principal. Ici, vous pouvez souligner l’avantage de rester sur la bonne voie en rassurant le public que vous savez qu’il est occupé et que vous souhaitez le sortir de l’appel à temps.
Changer de sujet
L’un de vos rôles les plus importants consiste à surveiller l’heure et à intervenir lorsque vous passez à un nouveau sujet. Parfois, vous devrez conclure une discussion urgente au fur et à mesure qu’elle se déroule. Pour ce faire, vous pouvez reconnaître que c’est un point important et donner quelques options pour le résoudre. L’équipe peut en discuter plus tard dans l’appel s’il y a plus de temps, un appel de suivi peut être planifié ou la conversation peut se poursuivre par e-mail après la conférence téléphonique. Une fois que vous avez terminé un sujet, il est temps d’attirer l’attention du groupe sur le sujet suivant avec un commentaire comme:
Maintenant, accordons notre attention à Seth car il nous fournit des mises à jour sur le département informatique.
Encouragez l’engagement
Élargissez la discussion
Vous porterez beaucoup de chapeaux lors de la conférence téléphonique. L’un d’eux engage les participants. Si vous remarquez que certaines personnes n’ont pas contribué, vous pouvez poser une question comme,
Alors, qu’en pensent les autres?
Ce genre de question élargira la discussion pour inclure plus de personnes.
Vérifier l’accord
Le progrès nécessite de prendre des décisions, et en tant que responsable de la conférence téléphonique, vous devrez vérifier l’accord pour prendre des décisions. Alors, comment pouvez-vous faire ça? Vous pouvez demander si tout le monde est d’accord ou simplement demander si quelqu’un n’est pas d’accord ou a des préoccupations concernant les plans discutés.
Terminez une réunion
Finalement, il sera temps de terminer la réunion et vous devrez également diriger ce processus. En plus d’indiquer qu’il est temps de terminer la réunion, de reformuler les accords et les éléments de suivi et de demander la contribution finale.
Les participants apprécieront que vous respectiez leur temps, alors assurez-vous de terminer à l’heure.
Voici comment mettre fin à une réunion.
D’accord, je sais que vous avez tous des horaires chargés, et je veux vous sortir d’ici à temps. Récapitulons donc ce sur quoi nous avons convenu. Nous allons aller de l’avant avec la coupe des fruits à faible teneur du budget, totalisant 55 000 $. Ensuite, nous réexaminerons le budget au quatrième trimestre et verrons si d’autres coupes sont nécessaires. Tout en nous concentrant sur l’élimination des coûts vraiment inutiles, nous gagnerons du temps et ne provoquerons pas de tumulte au bureau. Tout le monde est d’accord?
D’accord, maintenant vous savez comment diriger une conférence téléphonique. Vous savez quelles sont vos responsabilités et avez quelques phrases à utiliser à des moments importants lors de conférences téléphoniques.
COACHING D’ENTREVUE
Dernièrement, j’ai été occupé à entraîner 14 médecins internationaux de Corée, d’Arabie saoudite, du Pérou, de Taiwan, de Palestine et de Turquie alors qu’ils se préparent à des entretiens de résidence médicale et de bourses aux États-Unis. Ils sont incroyablement compétents et accomplis, mais interviewer dans une langue seconde n’est pas une tâche facile. Ils m’impressionnent tous les jours par leur ouverture à apprendre et à essayer de nouvelles façons de communiquer pour communiquer avec leurs intervieweurs et les convaincre qu’ils réussiraient dans leurs programmes.
Si vous avez un entretien à venir – soit un entretien d’embauche, un entretien de résidence en médecine, un entretien de bourse ou un entretien académique – j’aimerais travailler avec vous. Je vais vous aider avec le contenu de vos réponses ainsi que la façon dont vous dites vos réponses. Je vous aiderai également à présenter les informations de manière concise et impressionnante! Après avoir travaillé ensemble, vous arriverez à des entretiens équilibrés, confiants et préparés.
Vous pouvez réserver une interview simulée avec moi sur mon site web à express-to-impress.com .
Syntonisez la semaine prochaine
D’accord, je vous invite à syntoniser la prochaine fois pour améliorer vos compétences en anglais. Vous apprendrez des définitions de phrases et d’idiomes à partir de cet épisode.
Merci d’avoir écouté le podcast Express to Impress. Si vous avez aimé cet épisode, n’oubliez pas de le partager avec un ami! À la prochaine fois. Au revoir!
