La méthode essentielle pour définir un processus est sans aucun doute la carte de processus. La carte des processus vous aide à comprendre un processus et les étapes de ses composants. Les cartes de processus aident à déterminer où et comment un processus commence et se termine, ainsi que toutes les étapes et décisions entre les deux. En apprenant les bases de la cartographie des processus, vous pouvez devenir adepte de:
- Comprendre comment documenter un processus existant
- Apprendre à représenter l’état » tel quel » ou l’état actuel d’un processus
- Identifier les zones d’inefficacité d’un processus
Il existe un certain nombre de types de cartes de processus (de haut niveau, détaillées, fonctionnelles, etc.). Dans la phase de mesure de Six Sigma, nous abordons même des types de mappage de processus plus avancés tels que les cartes de flux de valeur et le SIPOC. Dans cet article cependant, nous nous concentrons sur la façon de définir un processus en apprenant les bases de la cartographie des processus et comment utiliser une carte de processus de haut niveau.
Une carte de processus est une représentation graphique d’un flux de processus. Une carte de processus illustre comment un produit est fabriqué ou comment une transaction est effectuée. Les cartes de processus représentent ces activités étape par étape. Les cartes de processus aident également à représenter comment les matériaux ou les informations circulent séquentiellement d’une entité commerciale à l’autre. Certaines cartes de processus aident même à démontrer qui est responsable de chaque étape.
Comment créer une carte de processus ?
Les symboles de mappage de processus les plus couramment utilisés sont répertoriés sous la carte de processus ci-dessous. Ce sont les quatre symboles essentiels. Il est peu probable qu’une carte de processus soit jamais créée sans utiliser ces quatre symboles. Ils représentent les éléments graphiques les plus élémentaires et les plus courants nécessaires pour dessiner votre première carte de processus, et même la plus avancée. Les cartes de processus commencent et se terminent par le symbole ovale étiqueté ci-dessus comme « début / fin ». Toutes les cartes ont alors des étapes de processus et la plupart ont des décisions. Pour dessiner votre première carte de processus, vous devez identifier le processus que vous souhaitez mapper et commencer par étiqueter la première étape avec l’ovale. L’étape suivante d’un processus doit alors être représentée par un carré. Si des étapes de processus successives s’ensuivent, continuez à utiliser un carré. Si vous rencontrez un endroit dans le processus où une décision doit être prise, représentez cette question / décision avec un symbole en losange. Toutes les décisions ont plus d’un résultat possible. Par conséquent, la plupart des diamants ont 2 connecteurs pointant vers des étapes de processus distinctes. Généralement, ces pointeurs représentent des réponses « Oui » et « Non » à la question ou à la décision. Voici un exemple de carte de processus générique simple:
En règle générale, je suggère que les cartes de processus de haut niveau soient limitées à 4-6 étapes. La clé est de pouvoir condenser un processus en groupes logiques de catégories facilement descriptives. Si vous ne pouvez pas condenser un processus dans sa forme la plus simple et le représenter en 4 à 6 étapes, vous ne comprenez probablement pas assez bien le processus ou vous êtes victime de trop compliquer les choses.
Il sera sans doute nécessaire d’affiner davantage le niveau d’informations et de détails représentés par votre carte de processus, mais la première étape devrait toujours être de la cartographier sous sa forme la plus élémentaire. Nous avons des techniques de cartographie des processus qui vous aideront à ajouter des détails de manière structurée et organisée, mais cette leçon est pour un autre jour. Aujourd’hui, relevez le défi de cartographier votre processus en 4 à 6 étapesCan Pouvez-vous le faire?
