L’e-mail peut être un moyen difficile de communiquer avec quelqu’un car vous ne pouvez pas voir la personne qui vous parle ou entendre le ton de sa voix. Par conséquent, les choses peuvent être sorties de leur contexte. Lorsque vous essayez de résoudre un problème ou de dissiper un malentendu par e-mail, il est important d’être articulé et d’utiliser des mots appropriés et forts pour exprimer vos pensées. Il est facile de confondre sarcasme et impolitesse sur Internet, alors relisez votre e-mail avant de l’envoyer au destinataire.
Reconnaître un malentendu ou une mauvaise communication. Si vous n’êtes pas sûr de la signification d’un e-mail, posez des questions. Si vous avez envoyé un e-mail reçu de manière négative, assurez-vous au destinataire que vous n’aviez pas l’intention de paraître brusque, méprisant, agacé ou toute autre connotation négative prise par le destinataire. Clarifiez votre signification et assurez-vous d’utiliser des déclarations polies, telles que « s’il vous plait » et « merci. »
Relisez l’e-mail pour voir où le malentendu a pu se produire. L’information contenue dans le courriel était-elle présentée clairement ou était-elle ambiguë? Si le malentendu concerne des données, des délais ou d’autres attentes, mettez les détails pertinents dans une phrase. Ajoutez ensuite des informations ou des commentaires supplémentaires. Si vous avez reçu un e-mail avec des attentes ambiguës, posez des questions.
Proposez un moyen pour vous deux de résoudre le problème, en suggérant peut-être de parler de la question au téléphone ou en personne autour d’un café. Votre générosité de temps traduit votre intérêt à maintenir une bonne relation avec une autre personne.
