Combien De Temps Devons-Nous Conserver Nos Dossiers Personnels?

À moins que vous ne viviez dans le manoir Spelling de 123 pièces, vous n’avez probablement pas d’espace pour stocker des quantités massives de documents fiscaux et d’assurance, de garanties et de reçus de réparation liés à votre maison. Mais vous aurez certainement besoin de vos documents à portée de main si vous devez prouver que vous méritiez une déduction fiscale, déposer une réclamation d’assurance ou déterminer si votre four cassé est toujours sous garantie.

À l’exception des documents fiscaux, il n’existe aucune directive officielle régissant exactement la durée de conservation de la plupart des documents relatifs à la maison. Heureusement pour vous, nous avons examiné les situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de documents et avons mis au point une liste de contrôle pratique des dossiers personnels « Combien de temps les conserver ».

Tout d’abord, un peu de contexte sur les règles de l’IRS, qui a informé certains de nos graphiques:

• L’IRS dit que vous devez conserver les déclarations de revenus et les documents à l’appui pendant au moins trois ans après avoir produit la déclaration — le temps que l’IRS doit vous auditer. C’est donc le temps que nous conseillons dans nos graphiques.

• Vérifiez cependant auprès de votre État l’impôt sur le revenu de l’État. Certains vous font tenir des registres fiscaux très longtemps.

• L’IRS peut également demander des enregistrements jusqu’à six ans après un dépôt s’il soupçonne que quelqu’un n’a pas déclaré 25% ou plus de son revenu brut. Et l’agence ne ferme jamais la porte à un audit si elle soupçonne une fraude. Je dis juste.

ACCUEIL VENTE DISQUES
Document	Combien de temps le conserver
Documents de clôture de la vente à domicile, y compris la feuille de règlement HUD-1 ou ALTA	Tant que vous êtes propriétaire de la propriété + 3 ans
Acte à la maison	Tant que vous êtes propriétaire de la propriété
Garantie du constructeur ou contrat de service pour la maison neuve	Jusqu’à la fin de la période de garantie
Engagements, codes, restrictions (CC & Rs)	Tant que vous êtes propriétaire la propriété
Reçus pour améliorations au capital	Tant que vous êtes propriétaire de la propriété + 3 ans
Section 1031 (échange de biens similaires) dossiers de vente pour vos propriétés anciennes et nouvelles, y compris la feuille de règlement HUD-1	Tant que vous êtes propriétaire de la propriété + 3 ans
Déclarations de remboursement hypothécaire (certificat de satisfaction ou libération de privilège)	Pour toujours, juste au cas où un prêteur dirait: « Hé, vous devez toujours de l’argent. »

Pourquoi avez-vous besoin de ces documents: Vous utilisez les documents de clôture de la vente d’une maison, les reçus pour les améliorations au capital et les enregistrements d’échange similaires pour calculer et documenter votre profit (gain) lorsque vous vendez votre maison. Vos relevés d’acte et de remboursement d’hypothèque prouvent que vous êtes propriétaire de votre maison et que vous avez remboursé votre hypothèque, respectivement. La garantie ou le contrat de votre constructeur est important si vous déposez une réclamation. Et tôt ou tard, vous devrez vérifier les règles CC&R dans votre condo ou votre association communautaire.

DÉDUCTIONS FISCALES ANNUELLES
Document	Combien de temps le conserver
Paiement de la taxe foncière (compte de taxes + chèque annulé ou relevé bancaire indiquant que le chèque a été encaissé)	3 ans après la date d’échéance de la déclaration indiquant la déduction
Relevés hypothécaires de fin d’année	3 ans après la date d’échéance de la déclaration indiquant la déduction
Paiement PMI (factures mensuelles + chèque annulé ou relevés bancaires indiquant que le chèque a été encaissé)	3 ans après la date d’échéance du retour indiquant la déduction
Crédit d’impôt pour l’énergie résidentielle * reçus	3 ans après la date d’échéance de la déclaration à laquelle le crédit est demandé (y compris les reports**)

Pourquoi avez-vous besoin de ces documents: Pour documenter que vous êtes admissible à une déduction ou à un crédit d’impôt.

* Crédits d’impôt sur l’énergie pour les sources d’énergie alternatives; le crédit expire à la fin de 2016.

** Crédits d’impôt que vous reportez d’une année à une année ultérieure, par exemple lorsque vous n’avez pas assez d’impôt à payer pour compenser le montant total du crédit. (Vous ne pouvez pas déduire plus que ce que vous gagnez.) Seuls certains crédits d’impôt peuvent être reportés. Renseignez-vous auprès de votre fiscaliste sur votre situation particulière.

ASSURANCE ET GARANTIES
Document	Combien de temps le conserver
Reçus de réparation à domicile	Jusqu’à l’expiration de la garantie
Inventaire des biens du ménage	Pour toujours (N’oubliez pas de faire des mises à jour.)
Polices d’assurance habitation	Jusqu’à ce que vous receviez la police de l’année suivante
Contrats de service et garanties	Tant que vous disposez de la garantie de l’article

Pourquoi avez-vous besoin de ces documents: Pour déposer une réclamation ou voir ce que couvre votre police ou votre garantie.

DÉDUCTIONS IMMOBILIÈRES D’INVESTISSEMENT (PROPRIÉTAIRE)
Document	Combien de temps le conserver
Évaluation ou évaluation utilisée pour calculer l’amortissement	Tant que vous êtes propriétaire du bien + 3 ans
Reçus pour dépenses en capital, telles qu’un ajout ou des améliorations	Tant que vous êtes propriétaire de la propriété + 3 ans
Reçus pour réparations et autres dépenses	3 ans après la date d’échéance de la déclaration indiquant la déduction
Le propriétaire reçu de paiement d’assurance (chèque annulé ou relevé bancaire indiquant que le chèque a été encaissé)	3 ans après la date d’échéance indiquant la déduction
Police d’assurance du propriétaire	Jusqu’à ce que vous receviez la police de l’année suivante
Contrats de partenariat ou de LLC pour des investissements immobiliers	Tant que le partenariat ou la LLC existe + 7 ans
Reçus d’assurance du propriétaire (chèque annulé ou relevé bancaire indiquant que le chèque a été encaissé)	3 ans après la déduction de la dépense

Pourquoi vous besoin de ces documents: Pour la plupart, pour prouver votre admissibilité à déduire la dépense. Vous aurez également besoin de reçus pour les dépenses en capital pour calculer votre gain ou votre perte lorsque vous vendez la propriété. Les contrats d’assurance et de partenariat du propriétaire sont des références importantes.

DOSSIERS DIVERS
Document	Combien de temps le conserver
Testaments et fiducies de biens	Jusqu’à mise à jour
Enregistrement de la valeur de la maison de la date de décès pour la maison héritée, et toutes les règles relatives à l’utilisation de la maison par les héritiers	Tant que vous êtes propriétaire de la maison + 3 ans
Documents d’achat originaux des propriétaires (contrat de vente, acte de vente) pour la maison qui vous sont donnés en cadeau	Tant que vous êtes propriétaire de la maison + 3 ans
Décret de divorce avec clause de vente	Aussi long comme vous ou votre conjoint êtes propriétaire de la maison + 3 ans
Dossiers d’emploi pour l’aide à domicile (W-2s, W-4s, relevés de paie et d’avantages sociaux)	4 ans après avoir effectué (ou dû) des paiements d’impôt sur la masse salariale

Pourquoi vous avez besoin de ces documents: La plupart sont nécessaires pour calculer les gains en capital lorsque vous vendez. Les dossiers d’emploi aident à prouver les déductions.

Organisation de vos dossiers personnels

Parce que le papier, comme les reçus, s’estompe avec le temps et prend de la place, envisagez de numériser et de stocker vos documents sur un lecteur flash, un disque dur externe ou un serveur distant basé sur le cloud. Mieux encore, enregistrez vos documents dans au moins deux de ces endroits.

Les copies numériques sont acceptées par l’IRS tant qu’elles sont identiques aux originaux et contiennent toutes les informations exactes qui se trouvaient dans les reçus originaux. Vous devez être en mesure de produire une copie papier si l’IRS en demande une.

Astuce: La saison des impôts et la fin d’année sont de bons moments pour purger les dossiers et jeter ce dont vous n’avez plus besoin; c’est souvent à ce moment-là que l’esprit d’organisation nous émeut.

Lorsque vous jetez enfin vos documents liés à la maison, utilisez une déchiqueteuse. Le fait de jeter des documents intacts contenant des renseignements financiers personnels vous expose à un risque de vol d’identité.

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