Les bases de données sont conçues pour stocker des données qui peuvent être utiles à quelqu’un qui possède ou utilise ces données. Les données deviennent des informations lorsqu’elles sont présentées dans un format utile à un spectateur. Il existe de nombreuses façons de convertir des données en informations, et la plus courante consiste à créer un rapport.
Un rapport organise les données dans un format qui lui est utile dans un but spécifique. Par exemple, les données sur les ventes peuvent être organisées pour découvrir les tendances des ventes, classer les vendeurs ou déterminer quelles promotions d’entreprise génèrent le plus de revenus. En tant que consultants FileMaker, concepteurs de bases de données et développeurs Web, il est rare que nous construisions une base de données qui n’est pas utilisée à un moment donné pour créer un rapport. Cet article décrit un processus en 5 étapes pour rendre la conception de rapports simple et efficace.
Sachez de quelles informations vous avez besoin.
La première étape de la création d’un rapport consiste à savoir de quelles informations vous avez besoin posez-vous les questions suivantes:
- Quel est le but de ce rapport?
- Qu’aimerais-je savoir ?
- Qui aura besoin de voir ce rapport?
- Comment les informations contenues dans ce rapport seront-elles utilisées par chaque personne ou groupe qui les verra?
2. Déterminez les données qui seront répertoriées dans le rapport.
Il est maintenant temps de concevoir votre rapport. Utilisez les réponses aux questions de l’étape 1 pour concevoir la mise en page de votre rapport. Demandez-vous:
- Quelles données doivent figurer dans votre rapport pour qu’il atteigne son objectif ?
- La liste des données doit-elle être agrégée et / ou triée d’une manière particulière? Si oui, quels groupes, tris et calculs agrégés sont nécessaires ?
3. Esquissez un exemple de rapport
Parfois, rien ne remplace une vérification visuelle. Validez ce que vous avez déterminé aux étapes 1 et 2 en esquissant votre rapport sur un morceau de papier, un traitement de texte, une feuille de calcul ou votre outil de mise en page graphique préféré. Vous constaterez peut-être que vous avez laissé quelque chose de côté aux étapes 1 et 2. Si c’est le cas, rincez et répétez jusqu’à ce que vous ayez l’exemple de rapport de vos rêves.
4. S’assurer que les données appropriées sont collectées.
Collecter les données appropriées signifie s’assurer que votre base de données est modélisée et conçue correctement. Les questions à poser à votre concepteur de base de données sont les suivantes:
- La base de données stocke-t-elle les données dont j’ai besoin pour le rapport que je souhaite ?
- Ma base de données est-elle correctement structurée de manière à pouvoir utiliser les données stockées pour créer le rapport que je souhaite? Cette étape nécessite une connaissance de la modélisation et de la conception de bonnes bases de données et ce sujet est trop vaste pour être résumé ici. Si vous ne connaissez pas beaucoup la modélisation des données, vous pouvez lire quelques bons articles sur le sujet en ligne ou consulter un expert en conception de logiciels de base de données pour déterminer si votre base de données est correctement structurée pour ce dont vous avez besoin.
5. Créez votre rapport.
Utilisez votre exemple de rapport pour créer une mise en page avec la technologie que vous utilisez pour présenter les données de votre base de données aux personnes qui en ont besoin. Quelques exemples d’une telle technologie sont:
- Une page web construite avec php et mysql
- Un système de gestion de contenu comme WordPress ou Drupal
- Une plateforme logicielle de base de données comme FileMaker Pro
- Un outil de reporting comme Tableau.
Les rapports sont un outil important et utile pour vous aider à comprendre votre entreprise et à éclairer vos processus décisionnels. Assurez-vous que vos rapports restent simples, efficaces et utiles en utilisant les directives ci-dessus. Si vous avez besoin de plus d’outils, de conseils ou de conseils lors de la conception de rapports ou de bases de données, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l’aide.
