10 Erreurs commises par les Nouveaux Responsables des Opérations

Tout le monde fait des erreurs, en particulier lorsqu’il débute dans un nouvel emploi ou une nouvelle activité. Il y a certaines erreurs que les directeurs des opérations débutants ont tendance à commettre. Ne vous sentez pas trop mal si vous les avez toutes faites; même des gestionnaires d’opérations expérimentés les font parfois aussi. Mais si vous n’avez pas encore échappé à ces faux pas, le simple fait de les connaître augmente vos chances de les éviter.

Commencer un parcours d’amélioration sans carte

Peut-être que l’erreur la plus fréquente que commettent même des responsables des opérations expérimentés est de ne pas documenter leurs processus existants. Dans tout projet d’amélioration de processus, savoir d’où vous partez est essentiel. Comment savez-vous si vous avez apporté des améliorations si vous ne savez pas par où vous avez commencé? Bien que cette documentation initiale soit souvent considérée comme une perte de temps, la documentation du processus en cours permet de découvrir où il existe des problèmes dans le processus.

Exécution sans métriques

Assurez-vous de mesurer les performances des opérations du processus. Ces mesures doivent être quantitatives, pertinentes et assez faciles à obtenir. Vous souhaitez prendre plusieurs mesures différentes, y compris ces bases:

• Combien de temps chaque opération prend pour accomplir sa tâche

• Temps nécessaire à un produit pour passer à travers le processus du début à la fin

• Combien de travail chaque opération peut accomplir au cours d’une période donnée

• Quantité d’inventaire dans le processus

• Le niveau de cohérence d’une opération

• Dans quelle mesure un produit est conforme aux normes

Créer des processus trop complexes

Simple est toujours mieux quand il s’agit de concevoir des processus, évitez donc la tentation de développer des processus trop complexes. Une chose courante qui se produit dans les processus établis est que des étapes et des activités sont ajoutées, souvent pour contourner une opération interrompue, et ces étapes deviennent une partie permanente du processus, ajoutant à la complexité.

Lorsque vous documentez et analysez un processus, soyez à l’affût de la déclaration suivante :  » Eh bien, nous l’avons toujours fait de cette façon. »Il y a de bonnes chances que vous puissiez grandement simplifier un processus lié à une telle déclaration. Surveillez également les processus que personne ne peut décrire complètement. Ces processus sont souvent trop complexes pour la tâche qu’ils sont censés accomplir.

Manque du véritable goulot d’étranglement

Si vous n’analysez pas correctement un processus, vous identifierez probablement mal le goulot d’étranglement. Le goulot d’étranglement est la ressource qui limite la production du processus et qui est la ressource avec la plus petite capacité. Si vous identifiez mal le goulot d’étranglement, vous perdrez du temps et de l’argent en ajoutant de la capacité à quelque chose qui ne limite pas réellement votre production en premier lieu.

Les gens supposent souvent que le goulot d’étranglement est l’équipement le plus cher ou le plus gros du système et ajoutent par erreur de la capacité à celui-ci. Assurez-vous d’analyser soigneusement le processus afin de ne pas succomber à cette hypothèse erronée.

Gestion basée sur l’utilisation

De nombreux gestionnaires pensent à tort que leurs ressources doivent fonctionner en permanence. Rien n’est plus éloigné de la vérité, et cette mentalité ne fait qu’ajouter à la quantité d’inventaire de travail en cours. La seule ressource qui doit fonctionner 100% du temps est le goulot d’étranglement, et ce uniquement si la demande existe.

Il est important de se concentrer sur l’utilisation du goulot d’étranglement, mais pour les autres étapes d’un processus, vous souhaitez vous concentrer sur l’élimination des déchets et l’amélioration de la qualité pour améliorer les opérations dans leur ensemble.

Ne pas normaliser

Normaliser les processus est important pour réduire la complexité, et la simplicité est toujours meilleure. La normalisation est particulièrement importante lorsque plusieurs installations produisent le même produit. Pouvez-vous imaginer quel pourrait être l’impact sur la qualité si chaque franchise McDonald’s utilisait un processus différent pour assembler un cheeseburger et préparer des frites? La normalisation permet à une entreprise de produire des produits et des services de qualité constante.

Automatisation des processus défectueux

Si un processus ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, vous pouvez supposer que son automatisation peut entraîner une amélioration. Mais un mauvais processus automatisé reste un mauvais processus, quelle que soit la quantité d’automatisation que vous mettez en œuvre.

De nombreuses entreprises utilisent des systèmes de gestion d’entreprise pour intégrer et gérer leurs processus. Mais ces systèmes sont coûteux et longs à mettre en œuvre et à maintenir, et ils ne sont aussi bons que les processus sous-jacents. Tant qu’une entreprise ne peut pas réparer ses processus défectueux, ces systèmes coûteux ne peuvent pas apporter beaucoup d’aide.

Mauvaise qualité

La qualité est ce que le client dit être! Lorsque les responsables d’exploitation et les chefs d’entreprise oublient ce fait, ils perdent du temps et de l’argent pour améliorer des aspects du produit ou du service qui peuvent ne pas être importants en termes de rentabilité ou de satisfaction du client.

En d’autres termes, ce n’est pas parce qu’une sortie répond aux mesures de qualité cibles de l’entreprise que les clients la perçoivent comme un produit de qualité.

Une autre erreur à éviter est de supposer que la définition de la qualité reste la même au fil du temps. Les désirs et les goûts des clients changent constamment, et les entreprises doivent s’adapter à ces exigences changeantes.

Ne compromettez pas la qualité pour répondre aux pressions sur le calendrier ou les coûts, car cela peut entraîner des clients insatisfaits et des défauts de produit pouvant à leur tour entraîner des rappels, des litiges et une réputation endommagée. Les défaillances de qualité peuvent mettre les entreprises en faillite.

Pas assez de planification de projet à l’avance

Voici quelques erreurs majeures des recrues liées à la gestion de projet:

• Planification initiale inadéquate

• Utiliser une estimation pour le calendrier et le coût plutôt que des estimations de plage qui reconnaissent la variabilité

• Identification incorrecte du chemin critique

Le chemin critique, un peu comme un goulot d’étranglement, est ce chemin d’activités qui détermine le calendrier du projet. Ne pas identifier le chemin critique conduit les chefs de projet à se concentrer sur les mauvaises activités aux mauvais moments. Une planification initiale appropriée peut aider à éliminer cette erreur.

Ne pas se concentrer sur le client

N’oubliez jamais que le client a toujours raison. Les responsables des opérations oublient souvent le client final — la personne qui achète finalement le produit ou le service. Au lieu de cela, certains OMS se concentrent sur des mesures de performance internes qui n’ont aucune conséquence pour le client. Rester concentré sur ce que le client veut réellement nécessite un lien étroit entre les opérations et les autres départements, tels que le développement de produits et le marketing.