så här automatiserar du 70% av din Hanteringsrapporteringsprocess

Föreställ dig en värld där dina månadsrapporter uppdaterar sig själva. En enklare värld. En bättre värld. I den här världen behöver du inte längre spåra människor för att göra sina uppdateringar eller ange deras data. Du behöver inte oroa dig för att ladda upp den senaste informationen eller personer som dyker upp till mötet med motstridiga kopior av samma rapporter.

i den här världen fångar ditt team åtgärdsposter live och en rapport genereras automatiskt efter mötet som en påminnelse om de beslut som fattats. Sedan går påminnelser automatiskt ut till de ansvariga för att ta nästa steg. I den här världen kan regelbunden rapportering börja med sömlös dataanalys och sluta i regelbundna möten, snarare än att konsumera en veckas förberedelser och lagkoordinering.

vad kan du göra med all den extra tiden?

den enklare, bättre världen finns. Med Clearpoints schemaläggnings-och meddelandefunktioner kan du göra allt detta och mer. Nu när du kan automatisera 70% av din rapporteringsprocess kan du få dina månatliga möten färdiga och åtgärdsposter skickade mindre än två veckor in i nästa månad. Klicka för att tweeta

med all den tiden kan du och ditt team läsa upp de senaste framstegen i god tid och komma till mötet förberett för diskussion och beslutsfattande. När mötet börjar kan du spåra åtgärdsposter i ClearPoint när du bestämmer dig för dem. När mötet är över kan du låta systemet automatiskt påminna ditt team om vad de ansvarar för. Beroende på komplexiteten i din rapporteringsprocess kan du till och med ha din nästa rapport redo att gå om några dagar.

som partner inom strategihantering anser vi att det är mycket viktigt att ha en dokumenterad rapporteringsprocess. Vi har beskrivit Våra i vår Management Reporting Guide, som beskriver våra tips och tricks för att göra din rapporteringsprocess strömlinjeformad och framgångsrik. Det är samma dokument som vi använder internt för att spåra våra egna mål och mätvärden, och vi har automatiserat våra processer för att se till att vår rapportering går smidigt.

kolla in kalendern och beskrivningarna nedan för alla händelser (visas i blått) som du kan automatisera för att förenkla din process. Rapportering arbetsflöden tillåter en administratör att ställa in alla automatisering och schemalägga påminnelser, rapporter och möten på ett ställe. Du kan läsa mer om hur du konfigurerar Rapporteringsarbetsflöden i ClearPoint här. Från och med nu kan ClearPoint inte riktigt göra allt ditt arbete för dig, så vi har lämnat 30% av processen för dig och ditt team att arbeta med. 😊

automatiserad dataöverföring som matar och utlöser dina beräkningar och utvärderingar.

i den här nya världen är dina Data Loader-paket redan inställda för att köras den första dagen i varje månad. För att starta saker, Data Loader kommer att dra data från dina andra källor och förråd och ladda upp den till dina strategiska åtgärder. När data finns där kommer alla dina beräkningar att utföras så att dina data uppdateras automatiskt. Därefter uppdateras diagram med nya data och dina utvärderingar uppdateras till rött, gult eller grönt beroende på hur dina faktiska värden jämförs med dina målvärden. Nästa gång användarna loggar in kommer de att ha uppdaterade data, diagram, utvärderingar och sammanfattande rapporter redo för granskning och analys. De kommer även att få anpassade varningar om data har gått ur spår för den perioden.

automatisk påminnelse skickas för att uppdatera manuella data, projekt och kvalitativ information.

på tal om att dina användare loggar in, när data har laddats upp, får de en automatisk e-postpåminnelse som ber dem att uppdatera ytterligare data och kvalitativ analys till sina åtgärder och projekt i ClearPoint. Varje användare får ett anpassat e-postmeddelande som innehåller en lista över de element de behöver uppdatera och till och med länkar för att komma åt varje sida i ClearPoint. Som administratör kan du anpassa meddelandet med några speciella instruktioner och påminna användarna om tidsfristen för att göra uppdateringar.

användare uppdaterar sin information.

Detta är det första steget i din rapporteringsprocess som kräver allt från dina teammedlemmar. När användarna får påminnelsemailet kan de logga in för att göra uppdateringar till sina projekt och lägga till kvalitativ analys av sina åtgärder. Varje användare har en anpassad vy som guidar dem genom uppdateringsprocessen, vilket gör det snabbt och enkelt för dem att lägga till kontext till de element de ansvarar för. De kan göra uppdateringar under några dagar beroende på de tidsfrister du bestämmer. Automatiska påminnelser justeras sedan för att bara skicka ytterligare påminnelser till de användare som fortfarande behöver göra uppdateringar.

andra påminnelse skickas till ägare som fortfarande behöver göra uppdateringar.

ibland begravs e-postmeddelanden i din inkorg; det händer alla. Efter att de första påminnelserna har gått ut till alla uppdaterare skickas en automatisk påminnelse till någon av dina användare som ännu inte har gjort uppdateringar, vilket ger dem en liten knuff och påminner dem om tidsfristen. Du kan anpassa det här meddelandet, och användare som redan har gjort sina uppdateringar kommer inte att vara störda.

rapporteringsperiod låst.

ingen gillar sista minuten överraskningar. Schemalägg ClearPoint för att låsa automatiskt så att uppdateringar inte kan göras efter tidsfristen för datainmatning. Detta säkerställer inte bara att alla granskar samma information utan ger också ditt strategikontor tid att förbereda dagordningen för ledningsgruppen att genomföra. Du kanske har några laggards första gången, men efter det kan du vara säker på att människor kommer att få sin information i tid.

Briefing bok genereras och skickas till administratörer för granskning.

när alla data är i ClearPoint och perioden är låst kommer strategy office (eller vem du väljer) att få en automatiskt genererad rapport med en förhandsgranskning av månadens resultat. Varje användare kan anpassa rapporten de får så att de har all information de behöver skickas direkt till sin inkorg.

administratörer loggar in och justerar information om det behövs.

om administratörer finner att det finns information som behöver justeras under granskningen kan de logga in på ClearPoint och göra ändringar. Detta kan inkludera ytterligare analys, frågor att fokusera på under möten eller till och med ändringar i diagram.

Briefing bok genereras och skickas till ledningsgruppen.

innan strategy review-mötet genererar ClearPoint automatiskt briefing-boken som ska användas i mötet och skickar den till mötesdeltagarna. De kan vara säkra på att det inte finns några överraskningar på mötet, och med ett läsdokument är de mer benägna att vara beredda att diskutera strategi och vidta åtgärder. Denna rapport kan anpassas hur du vill, oavsett om det bara är en sammanfattning eller alla detaljer—vad som helst som fungerar bäst för dina ledare.

fånga åtgärdsposter live under strategy review-mötet.

alla deltagare kommer att dyka upp till mötet med samma version av rapporten (eftersom den automatiskt skickades till dem tidigare), och du kan projicera ClearPoint för att köra mötet. Under hela mötet kan du lägga till åtgärdsposter, länka dem till mål, åtgärder och projekt, tilldela ansvarighet och ange ett förfallodatum. Var noga med att komma överens om beslut som fattats och åtgärder som vidtagits innan ajournering.

Briefing Book of action-objekt som genereras och skickas till team.

ClearPoint genererar automatiskt en Briefingbok med dina åtgärdsposter från mötet och skickar den till ditt team. Om någon missade mötet kommer de att ha en uppdatering av de tilldelade åtgärdsposterna, och det kommer inte längre att finnas en ursäkt för att deadlines för åtgärdsposter saknas.

Rapporteringsarbetsflödespanel

det finns många steg för att rapportera processer. Som administratör ger Rapporteringsarbetsflödespanelen dig insyn i hur mycket framsteg ditt team har gjort med sina uppdateringar varje månad. Visa det totala antalet uppdaterade element och se varje persons individuella Status. Du kan även skicka ytterligare påminnelser till lagkamrater du vet behöver lite extra knuff eller som ofta förlorar e-post i sin inkorg.

administratörer kan också visa alla steg i sin process i kalendervyn. Du kan se när dina data kommer att uppdateras, dina påminnelsemail skickas och dina rapporter genereras. Kalendern visar individuella Rapporteringsarbetsflöden, eller alla dina arbetsflöden i samma kalender (färgkodad!).

vi är alla upptagna, och det finns många saker som måste göras för att fatta strategiska beslut i en organisation.

genom att automatisera delar av din rapporteringsprocess kan du spendera mer tid på att genomföra dina strategiska initiativ och hjälpa din organisation att nå sina mål. Ingen vill spendera sin tid på att mata in data, skapa rapporter, skicka e-post eller skriva upp åtgärdsposter. Med ClearPoint kan du automatisera många delar av processen och ta tillbaka tiden för att hjälpa din organisation att utföra.

har du mer tid nu än du vet vad du ska göra med? Schemalägg ett samtal med ClearPoint för att se hur enkelt det är att automatisera din rapportering med ClearPoint! Vi ser fram emot att prata snart. Under tiden, glad rapportering!