hur man skriver ett anbud: den kompletta guiden

Senast uppdaterad: Dec 17, 2021 @ 9:44 am

det är säkert att säga att upphandling av kontrakt är ett utmärkt tillfälle att utveckla ditt företag och tillhandahålla tjänster för den offentliga sektorn. Med över 150 anbud som laddas upp till våra 11 portaler varje dag finns det en möjlighet för varje företag – inklusive ditt.

när du har hittat din möjlighet kommer du att vilja se till att du maximerar den. Så i den här bloggen kommer vi att gå igenom hur man skriver ett anbud ordentligt.

hoppa inte bara in

en av de mer uttömmande, men ändå väsentliga processerna innan du skriver ett anbud är att se till att du vet vad du skriver om – för att inte tala om att denna process ofta förbises av många som tar upp anbud för första gången.

Ja, Det är lätt att snabbt hoppa in och försöka svara på frågan framför dig utan ett ögonblicks tvekan, men det kan snabbt snöboll i missade krav och utarbeta något som inte svarar på frågan.

oftast kan de som är nya i anbudsförfarandet ofta hamna i sin egen ekokammare-lägga ner svaret på den fråga de tycker att utvärderaren borde fråga, inte vad de faktiskt letar efter.

denna metod för att skriva ett anbud kommer oftare än inte att göra dåligt resultat.

vet vad du skriver om

innan du börjar skriva bud – se till att du faktiskt kan uppfylla kriterierna som anges i specifikationen, undvika bortkastad tid. Tänk på:

• uppfyller du de minsta ekonomiska kriterierna?
• kan du uppfylla köparens krav?
• har du de ackrediteringar och medlemskap som krävs?
• har du relevant erfarenhet för att genomföra kontraktet?

Härifrån kan du göra ett bud/Nej-budbeslut – om du inte kan uppfylla ovanstående, kommer du sannolikt att uteslutas från processen helt eller hamna dåligt.

PQQs / SQs

så nu kan vi komma in i grunden för hur man skriver ett anbud. Så vi har utvärderat specifikationen, och nu är vi redo att ta itu med inlämningen.

PQQ eller frågeformulär före kvalificering (eller ibland kallade urvalsfrågeformulär) ställer vanligtvis frågor om vad du har gjort tidigare tidigare och används som första steg i urvalet, som en del av det begränsade anbudsförfarandet – öppet förfarande anbud använder sällan PQQ.

som diskuterats i föregående punkt kommer vi att vilja förklara hur vår erfarenhet gör oss lämpliga för att leverera kontraktet.

typiskt innebär att slutföra en PQQ:

• fylla i grundläggande företagsinformation, såsom registreringsnummer
• bekräftar att du inte har brutit mot lagstiftningen, eller blev en James Bond skurk natten
• teknisk och professionell förmåga – eller fallstudier (se nästa avsnitt)
• en förklaring och kontaktuppgifter

vissa PQQs är annorlunda än andra, dock, detta är den typiska processen. Vissa PQQs, som PAS91s inom byggsektorn, består av flera ytterligare avsnitt, vilket ofta innebär en mycket mer detaljerad, evidensbaserad strategi.

fallstudier

normalt ingår i PQQ-avsnittet under ’teknisk och professionell förmåga’, fallstudier ber dig att beskriva 2-3 kontrakt av liknande karaktär som du har slutfört eller för närvarande åtar dig under de senaste fem åren.

dessa fallstudier är en möjlighet att sälja dig själv och visa tidigare framgångar och hur du kan få liknande resultat för köpare.

med ordräkningar vanligtvis inom 500-ordmärket kan du överväga:

• vad är omfattningen av kontraktet? Till exempel, hur många fastigheter renoverar du inom en viss period?
• vad är förhållandet? Hur började detta?
• hur mobiliserade och levererade vi kontraktet?
• har du haft några viktiga utmaningar, och hur har vi lärt oss av dem?
• för att sammanfatta, vad är resultaten? Har du avslutat i tid och inom budget, och har kontraktet förnyats eller förlängts?

ITT-sektionen

nu flyttar vi till ITT-sektionen. Det är här att veta hur man skriver ett anbud kommer att vara till nytta, eftersom det här är förslagsavsnittet. Det här är vad vi ska göra.

vanligtvis kan frågor i ett anbud täcka sådana som:

• kvalitetshantering
• hälsa och säkerhet
• miljö och hållbarhet
• socialt värde
• mobilisering
• leverans av tjänster
• erfarenhet
• hantering av klagomål
• kontinuerlig förbättring
• supply chain and subcontractor management

dekonstruera frågan

anbudsfrågor består ofta av flera viktiga punkter som en köpare vill att du ska ta itu med, med märken fördelade lika över varje avsnitt. För att maximera dina betyg bör du därför alltid dekonstruera frågan på ett sådant sätt att alla punkter behandlas. Du kan inte veta hur man skriver ett anbud utan att först bryta ner de enskilda elementen i anbudsfrågorna. Låt oss titta på det här exemplet:

huvudentreprenören måste ge detaljer om hur du föreslår att hantera dina underleverantörer och leveranskedjan (inklusive placering av order för att säkerställa lämpliga ledtider).

i ditt svar, vänligen inkludera detaljer om nedan:

• ge 2 Exempel på ett problem som uppstod slutföra liknande arbete och hur har du övervinna detta?
• ge 2 Exempel på problem du har mött med underleverantörer tidigare och hur har du övervunnit detta?

så – låt oss dekonstruera den här. De djärva avsnitten är minifrågorna, ska vi säga, som borde informera vår struktur. Notera, köparen har varit snäll mot oss på den här också, med några punktpunkter för att påpeka några andra punkter som de vill se täckta.

vi kan därför anta följande rubriker och underrubriker:

• hantering av våra underleverantörer och leveranskedjan
• placering av order för att säkerställa lämpliga ledtider
• problem som uppstår under liknande arbete
• problem med underleverantörer

som sådan, detta belyser tydligt för köparen att vi har tagit upp varje punkt i frågan, vilket gör deras liv enklare. För att inte tala om det ser till att vi täcker de punkter de frågar!

gör livet enklare för köparen: var kortfattad

köpare kommer potentiellt att ha hundratals anbudsinlagor att utvärdera, och som sådan vill du skriva innehåll som är lättläst och tydligt belyser överensstämmelse med specifikationen. Några tips för att göra dina inlägg så enkla att läsa som möjligt inkluderar:

• använd rubriker som matchas med de dekonstruerade delarna av frågan
• använd inte fyllmedel eller fluffinnehåll, detta lägger inte till något av värde och kan istället frustrera en utvärderare
• på en liknande anteckning, var till punkten – Om du kan säga något i färre ord, gör det
• Bullet points är din vän – de är lätta att läsa och kan ofta kan du säga mycket mer med snäva ordräkningar

du vill fortfarande se till att, även när du är kortfattad, att det du skriver båda:

1. är sammanhängande, vettigt och svarar på frågan
2. är grammatiskt korrekt, fri från samtal och misstag

ovanstående kommer att lämna ett negativt intryck hos utvärderaren; vi är alla mänskliga, så vi vill inte sätta dem i dåligt humör. En olycklig utvärderare är en som är mer benägna att dra av märken.

Undvik fyllnadsinnehåll

denna uppfattning om att vara till punkten är särskilt viktig när vi överväger ordräkning. Det är inte ovanligt att se dessa begränsade till så lite som 200 ord, till exempel, samtidigt som man ber om flera saker som ska täckas i ett svar. Här är det viktigt att vara kortfattad och undvika ’filler’ eller ’fluff’ – innehåll-se exemplet nedan:

’här på Tendering Company Ltd är vi passionerade om kvalitet och strävar efter att implementera kvalitet i allt vi gör’

Detta är ett särskilt tomt uttalande som inte svarar på frågan, särskilt i samband med ett kort svar. Tänk på det-det här är 19 bortkastade ord, nästan 10% av ordräkningen säger absolut ingenting. Inget företag kommer att säga att de inte bryr sig om kvalitet, eller hur?

granska och korrekturläsa

så, när du har skrivit ditt svar, bör du alltid se till att det har korrekturläst. Trots allt reflekterar stavnings-och grammatiska fel dåligt på ditt inlägg, vilket framhäver brist på uppmärksamhet på detaljer.

Fråga en kollega, en chef eller regissör – ett extra par ögon kommer alltid att vara användbart när:

• identifiera misstag, till exempel meningar som inte är meningsfulla
• motsägelser eller punkter som kan komma över negativt
• ytterligare innehåll eller punkter som kan matas in

till exempel, här på Hudson Succeed, använder vi en trestegs kontrollprocess för alla anbudssvar:

• författaren kommer att göra en självgranskning innan du skickar den för korrekturläsning
• detta kommer att skickas till en annan medlem av vårt budteam för granskning
• vår chef för budhantering, eller Budchef, kommer att granska innehållet innan du slutför

inlämning

Anbudsinlagor kan begäras av köpare genom en mängd olika medel:

• skicka e-post

• Postal inlämning

• uppladdning till en upphandlingsportal

den senare är den överlägset vanligaste. För att minska risken för eventuella it – fel är det alltid bäst att se till att du hanterar inlämningen i förväg – vanligtvis dagar-för att eliminera risken för eventuella sista minuten-misstag och stress. Sena inlagor-även med 1 sekund-ignoreras ofta och kommer inte att utvärderas. Så planera framåt och få det skickat i god tid. Vi försöker alltid få anbud inlämnade minst en dag före inlämningsfristen.

Sitt ner med vår VD, Jill Hudson

Jill har över 20 års erfarenhet av Anbudsskrivning. Hon vet hur ensam det kan bli när du ser avslag i början.

jag gick ganska snabbt från en framgångsrekord på <15% i mina mycket tidiga dagar av anbudsskrivning till > 70% bara genom att spendera den tid som behövs för att smälta feedback och eliminera dumma misstag. Misstag som jag verkade göra hela tiden utan att kvällen insåg att jag gjorde det.”

det du måste inse mycket tidigt är att feedback är vägen till framgång.

ingen gillar verkligen att läsa feedbacken om hur de har missat poängen i anbudsdokumentet. Svaret slog inte märket – alls, eller du har glömt att korrekturläsa och ditt svar på en fråga är full av misstag. Kö-sparka dig själv under bordet och sätt på vattenkokaren. Det är viktigt att komma tillbaka till ’Tender Basics’ varje gång du skriver ett bud.

men utan denna feedback fortsätter du att göra dessa misstag. Det vanligaste misstaget du kommer att göra är att inte förstå den tid det tar att svara på ett bud korrekt. Förutsatt att du skriver en vinnande inlämning i 2-timmar är orealistiskt medan ABC Ltd använder alla sina resurser.

Tender Basics:

du måste snabbt inse att det enda sättet du kommer att börja vinna är att komma tillbaka till tender basics:

1. tro att du kan vinna det-se till att du har rätt referenser.
2. gör dina läxor-forskning är nyckeln.
3. spendera den tid som behövs för att skriva en vinnande inlämning.
4. lämna det inte till sista minuten-så här händer misstag. Tidshantering vid upphandling är nyckeln.
5. se till att du förstår poängsättningsmekanismerna för att säkerställa att du maximerar dina svar på frågorna.
6. svara på frågan med den information de har begärt, inte den information du tror att de borde veta om ditt företag.

vi är säkra på att du har fastställt att vårt huvudsakliga råd över de många bloggar vi har skrivit är att vara förnuftig med dina förväntningar. Om du omsättning runt 100,000 per år, du kommer inte att vinna en 2,000,000 2,000 xnumx xnumx xnumx xnumx xnumx xnumx xnumx kontrakt. Du bör inte heller lägga alla dina ägg i en korg så. Så, om detta är tillvägagångssättet du tar du kommer att fortsätta att få refuseringsbrev.

Tender writing är en konstform. Det är inte för alla men du kommer att skörda frukterna om du spenderar tid på att lära dig och bedöma vad du behöver för att vinna.

Jill säger ” jag är fast övertygad om att den enda personen du någonsin ska tävla med är dig själv. På så sätt blir du alltid bättre.”

eliminera bruset och … fokusera!

de 6 vanligaste misstagen som gjorts vid upphandling

under våra 60 års erfarenhet av budgivning har vi sett många misstag gjorda av leverantörer som inte förstår hur man skriver ett anbud. Vi vill dela dessa med dig för att se till att du aldrig hamnar i dessa fällor.

1. inte svara på frågan som ställs

många företag svarar på en fråga baserat på vilken information de tycker att anbudsföretaget borde veta om sin verksamhet, sina processer och sin erfarenhet. Istället för vad de faktiskt har bett om. Om du blir ombedd att skicka ett svar på en fråga, dubbelkolla att du har svarat på vad de har bett om dig.

1. gör inte din forskning

forskning är kung! Anbudsorganisationen vill se att du har tagit dig tid att göra dina läxor. Ditt anbud svar kommer att bli starkare för det.

1. tar inte tid att skicka in ditt bästa svar

om du inte kommer att ge allt, är det meningslöst att skicka ett bud. Någon annan kommer att lägga alla sina företag ansträngningar till att vinna detta arbete, och är det verkligen intrycket du vill lämna för ditt företag? Vi har alla varit där när vi har sett anbudssvaret 24 timmar innan det beror, men ibland är det verkligen bäst att skicka än att ange ett svar som inte är ditt bästa arbete.

1. saknar tidsfristen, men skickar den ändå

Detta visar brist på respekt för anbudsprocessen, vilket gör att det ser ut som om du inte kan eller inte kommer att uppnå tidsfristerna. Ditt anbudssvar skulle ändå ignoreras, så om du har gjort ett misstag och missat tidsfristen, skicka inte in ditt svar och använd det som en lärande upplevelse.

1. ignorera kraven i anbudsinfordran

många anbudsdokument kommer att be dig att fylla i anbudsdokumenten på ett visst sätt. Ignorera inte dessa förfrågningar. Om ITT ber dig att skicka in ditt svar med hjälp av deras fördefinierade frågeformulär, ignorera inte detta, använd det. Klienten kan misslyckas med ditt svar för att inte följa de angivna riktlinjerna. Det är mycket arbete att få ditt anbud avskedat.

1. budgivning för absolut allt

så många företag gör misstaget att anbud för absolut varje bit för arbete och undrar varför de inte vinner något. Du är så mycket bättre att svara på fem anbud extremt bra, sedan 15 anbud snabbt och rusade. Skapa en anbudschecklista som ger dig en förståelse för de anbud du vill vinna, kan leverera bra och hålla fast vid det.

Behöver Du Stöd?

med hjälp av dessa tips och pekare bör du vara på god väg att ta reda på hur du skriver ett anbud ordentligt och ta kontroll över din budhantering. Om du kämpar med att skriva anbud och behöver lite hjälp – vi erbjuder fyra anbudsskrivningstjänster.

vår framgång

budgivning för anbud är en viktig process för att säkra nya kontrakt och växa ditt företag. Beroende på din bransch är det troligt att dina konkurrenter bjuder på de kontrakt de säkrar. Förutom andra strategier som marknadsföring är upphandling ett av de mest effektiva sätten att växa din organisation.

Hudson Succeed är ett Durham – baserat affärsutvecklingskonsultföretag. Vi grundades av man och hustru team, Jill och John Hudson. Jill har stöttat globala organisationer med sina tillväxtinsatser i nästan två decennier. Hudson grundades utifrån sina erfarenheter av upphandling och upphandling.

över Hudson Group är vårt uppdrag att göra anbudsförfarandet till en rättvisare och mer transparent spelplan för alla företag.

medan vi arbetade med de 700 + företag som vi stöder, märkte vi en vanlig missuppfattning från små och medelstora företag i synnerhet. Det verkar som om vissa små och medelstora företag har intrycket av att de är för små för att lämna anbud för arbete. Så är inte fallet.

vår chef för budhantering, Daniel Hall, sa:

” du måste vara realistisk när du fattar ditt bud/Nej-budbeslut. Du bör alltid överväga kontraktsvärdet och bedöma erfarenhetskraven innan du bjuder.

det finns dock fördelar med att vara små och medelstora företag vid anbudsinfordran för arbete. Den brittiska regeringen har till exempel som mål att spendera 1-3 i 3 till små och medelstora företag. Det innebär att offentliga organisationer vill arbeta med mindre företag.

små och medelstora företag har också fördelen att de inte konkurrerar med branschjättar i mindre projekt. Större företag tenderar att inte bjuda på kontrakt med mindre värden, vilket ökar dina chanser att vinna.”

sedan lanseringen av vår Hudson Succeed-svit med budskrivningstjänster har vi varit stolta över att arbeta med företag runt om i världen. Men som ett företag med starka rötter i nordöstra är det alltid ett nöje att stödja lokala företag.

säkra 4-års inkomst för Imagine You Can UK

Imagine You Can UK är en ledande leverantör av National Citizen Service (NCS) i Redcar och East Cleveland. De arbetar också över norra England, leverera möjligheter till personlig utveckling och anställbarhet färdigheter för Ungdomar.

företagets chef kontaktade Hudson Succeed-teamet och frågade om våra budskrivningstjänster. De krävde stöd vid inlämnande av ett anbud för tillhandahållande av ytterligare leveranspartner för att tillhandahålla kapacitet för att leverera ett NCS-program.

utmaningar

när du bjuder på anbud kommer det oundvikligen att finnas utmaningar som du inte förutsåg. Med erfarenhet blir dessa hinder lättare att mildra. På grund av detta anbud visste vi att vi skulle stöta på utmaningar med känslig information. Arbetet krävde detaljerad information om Imagine You Can Storbritanniens säkerhets-och datahanteringsförfaranden.

snäva tidsfrister ställde också ett problem för vår tidshantering. Eftersom företaget var en ny kund hade vi inte en informationsbank till hands, som vi gör med återkommande organisationer. Detta innebar att laget var tvungen att extrahera nödvändig information på kort tid för att säkerställa maximala kvalitetsmärken.

ett detaljerat kommunikationsförfarande skapades därför för att erhålla den information som behövs. Teamet genomgick sedan en grundlig budplan och redogjorde för den nödvändiga aktiviteten för båda parter.

på grund av tidsfristen för anbudet tilldelades arbetet över vårt team av budförfattare. De tog proaktivt ansvar för varje svar och producerade högkvalitativa, välforskade och detaljerade anbudssvar.

resultat

vårt team producerade 5 000 ord inom drygt 24 timmar efter det att arbetet beställdes.

som ett resultat, Föreställ dig att du kan Storbritannien lyckades med sin strävan och de accepterades på ramverket. Detta säkrade dem hållbara, pågående intäkter för de kommande fyra åren. På grund av denna framgång har vi utvecklat en utmärkt relation med företaget, och vi ser fram emot att arbeta med dem i framtiden.

” Daniel och teamet gav mig utmärkta instruktioner om innehållet de behövde för att slutföra detta anbud. Hela processen var sömlös och jag är glad att säga att vi accepterades på ramverket. Det var ett nöje att arbeta med Hudson och vi ser fram emot att samarbeta i framtiden.”- Dave King, regissör på Imagine You Can UK.

Hitta fler fallstudier.

att vinna en DPS-plats för APM Cleaning Ltd

APM Cleaning tillhandahåller kommersiella och inhemska städtjänster på nationell nivå. Företaget kontaktade Hudson Succeed för support efter att ha identifierat en anbudsmöjlighet. De uttryckte oro över att utveckla kvalitetsresponserna och tillhandahålla de bevis som krävs för att vinna en plats i ramverket.

efter vårt första samråd med APM Cleaning hittade Hudson-teamet ytterligare en kontraktsmöjlighet med vår Anbudsportal för anläggningar. Teamet gjorde kunden medveten om den andra öppningen som var en fastighetsförvaltning DPS med Prosper bostäder.

när arbetet överenskommits började vårt team arbeta med båda anbuden för kunden.

utmaningar

tidsfristerna var mycket nära varandra vilket innebar att båda inlämningarna behövde utvecklas i tandem, vilket krävde att arbetsbelastningen delades mellan två budförfattare. Detta, i kombination med pågående anbud som vi redan sammanställde för andra kunder, utgjorde en utmaning för vår tidshantering.

APM var också en ny kund med Hudson Succeed vilket innebar att nödvändiga företagsuppgifter behövde extraheras.

genom skapandet av Hudsons staple bid-plan implementerades ett kommunikationsförfarande mellan oss och kunden. De två tilldelade budförfattarna samarbetade effektivt för att säkerställa ingen överlappning i begäran om information från APM.

när det var klart genomgick anbudssvaret en grundlig, intern granskningsprocess. Vår chef för budhantering tog ledningen på alla stadier av innehållsutveckling.

resultat

båda anbuden undertecknades och lämnades in fyra dagar före tidsfristen.

som ett resultat av vårt lags kombinerade ansträngningar säkrade vi framgångsrikt APM en plats på andra DPS. Vi var framgångsrika i alla partier som tillämpas på.

vi väntar fortfarande på resultatet av den första anbudsmöjligheten.

på grund av denna framgång är vi glada att kunna säga att vårt samarbete med APM Cleaning har fortsatt. Vi har sedan dess stött inlämnandet av ytterligare fyra anbud. En har varit framgångsrik. Vi väntar på resultaten för de andra. Vi ser också fram emot att arbeta med kunden på ett framtida Bud, senare i år.

” Hudson-teamet var mycket reaktivt i sitt sätt att arbeta och hanterade all kommunikation mycket effektivt och effektivt. Detta partnerskap är kredit till den senaste vinsten för Prosper DPS för Facilities Management, som vi lyckades på alla tillämpade partier. Vi rekommenderar Hudson till alla företag som behöver budstöd av något slag!”- Samantha Reid, chef för APM Cleaning Ltd.

Hitta fler vittnesmål.

råd till små och medelstora företag

vi förstår att budgivning för kontrakt kan verka skrämmande under en pandemi. Det är dock viktigt att komma ihåg att företag fortfarande aktivt söker leverantörer.

det är förståeligt att vissa små och medelstora företag inte vet hur de ska lämna anbud för arbete. Övningen är vanligare i vissa branscher än i andra. I byggbranschen, till exempel, de flesta företag antingen aktivt Anbud eller har varit inblandade i processen tidigare.

budgivning för anbud har dock fördelar. Exempelvis:

1. offentliga kontrakt garanterar lön

det kan tyckas konstigt att underteckna ett kontrakt och inte garanteras lön. Tyvärr hör vi om detta händer i den privata sektorn oftare än vi skulle vilja.

Crown Commercial-tjänstens snabba Betalningskod innebär att detta inte kommer att hända i den offentliga sektorn. Koden föreskriver att fakturor måste betalas inom 60 dagar. Detta ger leverantörerna sinnesfrid, med vetskap om att inkomst är garanterad och vinsten kan redovisas.

1. Bygg din upplevelse

om du är ett relativt nytt företag är det viktigt att bygga en erfarenhetsportfölj innan du går efter de stora kontrakten. Genom att säkra mindre värdeprojekt kan du visa relevant och imponerande erfarenhet när det är dags att ”bjuda större”.

att bygga en erfarenhetsportfölj innebär också att bygga en kontaktbank. Budgivning för anbud hjälper dig att ansluta dig till köpare som du kanske inte har haft tillgång till tidigare.

1. ramar kan hjälpa din hållbarhet

vinnande platser på långsiktiga ramar ökar dina chanser att säkra kontrakt på ett hållbart sätt. Vissa ramar kan vara upp till 10 år eller mer. Du vill inte missa chansen att bjuda på detta arbete när projekten publiceras.

så, dags att få sprickbildning

vårt team av erfarna Bud författare och chefer är på plats för att ge oavsett nivå av stöd du behöver med dina kvalitativa inlagor, från att skriva bud, att hjälpa till med tenderar processen.