hur man skapar en Lönebudget

budgetering hjälper till att avgöra i förväg om du har tillräckligt med pengar för att göra saker du behöver och vill göra. Ännu bättre, det ger dig en utgiftsplan för att säkerställa att du alltid har pengar för de saker du behöver.

Lönebudget fungerar på samma sätt, men istället fokuserar den på arbetskraft. Det berättar vilken bemanning du behöver för att hjälpa ditt företag att uppnå dina önskade mål under de kommande 12 månaderna och om du har pengar för att rymma dem.

i den här guiden kommer vi att dyka djupare in i nyanserna i en lönebudget och täcka hur du kan skapa en med Gusto för att hålla reda på dina pengar. Vi kommer också att erbjuda alternativ till denna tjänst som kan vara bättre lämpade för olika scenarier.

steg-för-steg-Guide för att skapa en Lönebudget

när du skapar en lönebudget kan du antingen göra det själv eller anställa en revisor. Alternativt kan du använda en lönetjänst för att automatisera manuella uppgifter och säkerställa bättre noggrannhet, utan ansträngning.

Nedan följer en steg-för-steg-genomgång för att förbereda en lönebudget.

Steg 1: Förbered en lista över alla positioner i din organisation

gör en lista över alla aktuella positioner, inklusive din, och kategorisera dem baserat på deras kritik och avdelning. Du måste lägga till varje enskild person du betalar i din lista, inklusive:

• dig själv (om du är på lönelistan)
• timme anställda
• on-location anställda
• Admin personal
• säljteam (uppskattning betalas provisioner, om tillämpligt)
• avlägsna anställda
• kontrakt/frilans anställda (eftersom du är på lönelistan) behöver inte betala skatt eller förmåner för dem, se till att du flaggar dem)
• tillfälligt anställda

du kan samla in denna information i ett enkelt kalkylblad.

steg 2: Inkludera lönekostnader för varje listad Position

nästa steg är att räkna ut kostnaderna för varje position. Det är här att använda pålitlig löneprogramvara som Gusto kan vara till nytta.

förutsatt att du redan har dina anställda som inrättats i Gusto, du kan dra historiska siffror från rapporter. Eftersom du kan betala dina anställda via programvaran har du en fullständig registrering av din anställdas ersättning. Alternativt kan du granska förra årets siffror för att summera alla utgifter.

när det är klart kommer du att uppskatta årlig lön för varje position efter att ha tagit hänsyn till eventuella höjningar och bonusar. Om du vill skapa en ny position som du inte redan har data för, kolla lokala arbetsförmedlingar eller webbplatser som Glassdoor för att få en uppfattning om de genomsnittliga lönerna i ditt område eller vad dina konkurrenter erbjuder.

kom ihåg att det alltid är bättre att budgetera mer än vad du tror att du behöver snarare än att gå med ett lägre belopp. Om du hittar bonusar och ersättning ökar, bryta dessa siffror ut från de vanliga lönerna. Detta gör att du kan se dessa uppgifter för varje anställd och som helhet när det behövs.

om du befinner dig att hantera specifika utgifter som inte hänför sig till någon position kan du använda ett generaliserat namn som ”företag” eller något liknande för att indikera att det är en affärskostnad.

Låt oss ta en titt på hur detta kommer att se ut för varje position.

för tjänstemän och timarbetare

tjänstemän och timarbetare skiljer sig mycket från varandra. Medan den förra är enkel (ta sina bruttolöner och dela med 12 när man gör en månadsbudget), är den senare mer komplex. För timarbetare måste du uppskatta antalet arbetade timmar varje månad, vilket kanske inte är konsekvent under hela året.

dessutom, om du betalar tjänstemän på ett tvåveckorsschema, kommer några månader att ha tre lönecheckar. Du måste redogöra för dessa månader.

för löneskatter

varje arbetsgivare måste betala löneskatt, så en budget är nödvändig för att se till att du kan uppfylla denna skyldighet.

du bör kontrollera skattetabellen varje gång innan du förbereder budgeten för att säkerställa att siffrorna är korrekta. Här är de aktuella siffrorna:

• Federal arbetslöshet: 6% på första $7,000
• Social trygghet: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• ytterligare Medicare (för anställda som tjänar över $200,000): 0.9%

för projekt övertidskostnader

Tänk på de positioner som är mer benägna att uppnå övertid och när. Fortsätt att beräkna den förväntade övertiden för den månaden och ange den i budgeten.

Tänk på följande frågor för att göra en mer exakt budget:

• betalar övertid till vissa arbetare bättre än att anställa ytterligare hjälp?
• är arbetet alltid upptagen under vissa dagar i veckan eller vissa månader på året?
• fungerar vissa positioner mer Övertid än andra i din organisation?
• förutser du någon händelse som kommer att orsaka en ökning av övertid, till exempel en produktlansering, en speciell händelse i butiken etc.?

för anställdas bonusar

måste du inkludera anställdas bonusar i din lönebudget.

om bonusarna är prestationsbaserade, ta en titt på förra årets mätvärden för vägledning. Tvärtom, om bonusarna är evenemangsorienterade, ta reda på vilka anställda som kommer att få bonusen och placera den i motsvarande månad. Glöm inte att notera vad bonusen är för.

när det gäller årliga bonusar som betalas över hela linjen, uppskatta hur mycket detta kommer att bli för året och avsätta en del av pengarna för att betala bonusen varje månad. Detta kan antingen vara ett standardbelopp eller en procentandel av företagets vinst.

för Frilans/kontrakt/tillfälligt anställda

du bör budgetera för alla dina kontraktsanställda och frilansare. Men de skulle vanligtvis vara i en annan del av budgeten än lön. Din enda ersättning är det totala beloppet du betalar per kontrakt, tillsammans med eventuella administrativa kostnader för att förvärva dem, till exempel byråavgifter om du använder en bemanningsbyrå för att fylla dessa roller.

för ersättningar till anställda kostnader och redogöra för nya eller öppna positioner

ersättningar till anställda är den vanliga kostnaden för att upprätthålla anställda och inkluderar sjukförsäkringspremier, 401(k), etc. Du måste kolla med dina försäkrings-och pensionstjänsteleverantörer för att få de mest exakta avgifterna för det kommande året. Att inkludera administrativa och andra avgifter i budgetprognosen är också viktigt.

tänk sedan på de nya positionerna du vill lägga till. Placera dock sina beräknade löner endast i månaden för att planera att anställa arbetstagaren. Om du till exempel planerar att öppna en ny plats i Maj behöver du inte budgetera alla anställda för den platsen från januari till April.

var noga med att prioritera dina nuvarande anställda, eftersom det kan vara praktiskt om budgeten inte tillåter alla anställningar du vill ha. Detta gör att du kan se vilka positioner du kan trycka på till ett senare datum.

steg 3: Lägg till varje utgiftskategori

i detta skede bör du ha alla data som matas in i ditt löneprogram. Du kan se dina summor för varje månad samt hela året.

tanken här är att se lönekostnader för varje position och kategori, inklusive bruttolöner, skatter och förmåner. Du behöver summorna för varje månad samt den årliga summan för din budget.

steg 4: Granska din Lönebudget

du har siffrorna nu—allt som finns kvar för att avgöra om de är rimliga eller inte. Så här går du tillväga:

• kontrollera informationsnoggrannheten. Gå igenom alla siffror för att kontrollera om du har gjort några misstag. När det är möjligt, Kör din budget förbi avdelningschefer i fallet om de har mer aktuell information.
• jämför förra årets beräknade jämfört med faktiska utgifter. Att lära av tidigare misstag är till hjälp för att eliminera potentiella problem med din nuvarande lön. Om du hade problem med lönelistan föregående år, tror du att du kommer att ha liknande problem med årets budget? Om du felberäknade ett visst område förra gången, dubbelkolla om du gjorde det rätt i år.
• jämför budget med beräknade intäkter. Förväntar du dig att göra tillräckligt med vinst för att täcka alla utgifter, särskilt för nyanställda? Hur kommer du att ändra budgeten eller andra delar av budgeten för att kompensera om du inte kan?

vi rekommenderar starkt att du skapar diagram och diagram för att förstå dataflödet. Detta gör att du kan gräva i data snabbt och omorganisera områden på ett sätt som svarar på dina frågor bäst.

3 bästa fördelarna med Lönebudget

från att notera historiska löner faktiska att spara tid och energi till effektiv ekonomisk förvaltning, har lönebudget flera fördelar. Låt oss ta en djupare titt på dem.

förbättrad Dataorganisation

att skapa en lönebudget kräver att en användare fångar sina historiska löne-aktualer och andra komponenter i sin planeringsmodell.

du kan ta med din lön till ditt lager, lagra den i en enda källa och sedan komma åt den från samma källa. Detta kan också ge dig tillgång till en strömlinjeformad och automatiserad budget på ett ställe—något som kan komma till nytta längs linjen. Det faktum att du får tillgång till flera datakällor är också avgörande.

högre öppenhet för anställda

anställda drar också nytta av korrekt lönebudgettering.

varje anställd ser sin lönecheck som ett reflekterande mått på individuellt värde som anställd. Det är mänsklig psykologi. Det är därför de kommer att uppskatta att ha en tydlig granskning av sina lönestubbar, inklusive övertid, fackförening/icke-fackförening, skiftskillnad och andra specifika detaljer relaterade till deras lön.

bättre ekonomihantering

den kanske viktigaste fördelen med en lönebudget är hur den utrustar dig med kunskapen för att underlätta bättre beslutsfattande och ekonomihantering.

du kan använda informationen för att förutse och hantera ekonomin för alla avdelningar och företaget som helhet. All relevant information samlas in på ett ställe, vilket i sin tur lämnar lite eller inget utrymme för misstag eller mänskliga fel. I sin tur får du spara värdefull tid, energi och pengar.

3 största utmaningar med att skapa en Lönebudget och hur man felsöker dem

att skapa en lönebudget är inte det enklaste jobbet du ska göra. Men det är verkligen ett jobb väl värt din ansträngning och tid. Här är tre vanliga utmaningar som användarna står inför när de förbereder sin budget, tillsammans med lösningar som hjälper dig att undvika dem:

Factoring Time Off

det är oerhört viktigt att faktor i betald ledighet eller sjukdagar för att undvika fel vid hantering av löner. Men det faktum att lönelistan redan är ganska komplicerad och kanske skjuts av på grund av semester eller sjukdom kan snabbt göra saker knepiga.

för att undvika detta måste du ha arbetstiden för alla dina anställda minst tre dagar i förväg. Om en lönecheck kommer att vara sent, se till att du informera de anställda så snart som möjligt för att undvika missförstånd.

felklassificering av anställda

felklassificering av människor kan vara en mardröm när det gäller löner. Många företag inser inte att alla som arbetar för dem inte alltid är deras anställda—de kan vara frilansare eller entreprenörer. Dessa grupper har olika uppsättningar regler som styr deras löner.

om din organisation anställer frilansare, tillfälligt anställda eller entreprenörer, se till att dessa personer inte klassificeras som anställda på din lön. De kommer inte att vara berättigade till samma förmåner som dina faktiska anställda, och du behöver inte heller hålla en del av deras inkomst för skattemässiga ändamål. Dubbelkolla alla dina listade positioner och se till att de klassificeras korrekt för att undvika att betala onödiga böter.

upprätthålla sekretess

alla löneposter måste upprätthållas och hanteras med sekretess och bör lagras i en säker miljö. Även om detta kan se enkelt ut, ökar data-och integritetshänsyn i denna tid av teknik ständigt.

du bör inte avslöja någon personlig information om anställda utan deras tillstånd och följa ett domstolsbeslut eller regeringsmandat. Du kan också använda hög säkerhet lönetjänster-Gusto är ett utmärkt exempel—för att skydda dina känsliga tillgångar.

andra alternativ för att skapa en Lönebudget

det här inlägget visade dig hur du skapar en lönebudget med Gusto, men det är inte ditt enda alternativ.

om du har lika många anställda och entreprenörer på lön kan du överväga OnPay, som håller reda på både W-2-anställda och 1099-entreprenörer. Dessutom kan denna tjänst köra lön i alla 50 amerikanska stater utan extra kostnad.

om du föredrar att begränsa dina arbetsverktyg kan du välja ADP. Denna 2-i-1-lösning erbjuder utmärkta löne-och HR-lösningar. Dessutom erbjuder verktyget flera fördelar, till exempel automatiserad tidsspårning för anställda, Online-lön med skatteberäkning och talent management (rekrytering, anställning och onboarding), för att nämna några.

vill du ha en mer djupgående titt på de bästa lönetjänsterna? Här är våra fem bästa val:

• Gusto-bäst för övergripande användarvänlighet
• Paychex-bästa mångsidighet
• ADP-bäst för HR integration
• OnPay-bäst för både anställda och entreprenörer
• porlande-bäst för löneautomation