att ställa grundregler, dokumentera överträdelser, använda en formell disciplinprocess och erkänna större arbetsplatsfrågor kan gå långt för att lösa problem med tardiness.
av Tracy Morley
arbetsgivare förväntar sig att deras anställda kommer till jobbet i tid och förstår att det är viktigt att vara punktlig och pålitlig för anställningsförhållandet. Problem med överdriven trafik, sena tåg eller bussar eller familjefrågor kan ibland göra anställda sena, och när anställda ibland anländer ett par minuter sent är det i allmänhet inte en stor fråga. Kronisk senhet, å andra sidan, är annorlunda, och för småföretagare, personal som kommer sent kan ha betydande tids-och kostnadsimplikationer. Det kan påverka ett litet företags produktivitet och lönsamhet negativt.
upprepade fall av senhet bör hanteras fast och professionellt. Det är viktigt för småföretagare att ställa tydliga förväntningar med sina anställda så att de förstår och följer denna viktiga arbetsplatsregel och har full förståelse för vad konsekvenserna blir om latens fortsätter att vara ett problem.
Nedan följer några steg småföretagare kan vidta för att bättre hantera sena problem innan de blir till en större fråga.
Steg 1: Ställ in grundreglerna
det är viktigt för anställda att veta vad som förväntas av dem. Detta kan göras genom att upprätta och kommunicera en latenspolitik. Några saker att inkludera i policyn är:
• arbetsgivarens förväntningar på att komma in i arbetet i tid. Till exempel förväntas anställda rapportera till jobbet som planerat, vara i tid och beredda att börja arbeta. Icke-godkända sena ankomster är störande och bör undvikas.
• konsekvenserna för att komma sent till jobbet.
• hur tiden kommer att spåras (t.ex. svepa kort, stansa en klocka eller underteckna ett närvaroblad).
• hur anställda kommer att krävas för att kompensera missad tid (om tillämpligt).
• en översikt över de disciplinära åtgärder som kommer att vidtas för anställda som inte följer policyn.
dessutom bör policyn vara tillräckligt flexibel för att möjliggöra speciella situationer som kan uppstå.
Tänk på att för att en policy ska vara effektiv bör den tillämpas rättvist och konsekvent på hela arbetsplatsen, och anställda bör disciplineras på ett jämnt sätt. Specifika anställda bör inte riktas. Inkonsekvent tillämpning av policyer lämnar arbetsgivaren öppen för anställdas klagomål om orättvis behandling.
Varning:
det är viktigt att se till att en arbetsgivares policy för latens överensstämmer och samordnar med tillämpliga statliga och federala lagar som arbetstagarnas ersättning, familjen och sjukledighet Act och amerikaner med funktionshinder Act.
tips:
i linje med kommunicerande förväntningar är det viktigt för anställda att känna till sina scheman. Förutsägbara arbetsscheman bör fastställas i god tid så att anställda kan förbereda sig i enlighet därmed.
steg 2: dokument och rådgivare
det är viktigt att ha lämplig dokumentation för brott mot arbetsregler som kan leda till att en anställd blir disciplinerad. När en anställd anländer till jobbet sent, ska den ankomsten registreras av handledaren i tjänst. Tillsynsutbildning kan hjälpa till att säkerställa att handledare känner till sina roller och ansvarsområden när det gäller att dokumentera latens och rådgivning och disciplinering av anställda.
ofta kan kronisk latens lösas informellt. När ett mönster av senhet har identifierats, påminna arbetstagaren varför det är viktigt att vara i tid för att arbeta och se till att han förstår skillnaden mellan arbetsgivarens förväntningar och hans faktiska beteende. Ge arbetstagaren möjlighet att förklara varför han regelbundet är sen och uppmuntra honom att utveckla en lösning som fungerar för både arbetstagaren och arbetsgivaren, med slutresultatet att arbetstagaren kommer till jobbet i tid.
att närma sig problemet på detta sätt hjälper till att säkerställa att arbetstagaren kommer fram till en lösning som han köper in och kan hjälpa till att lösa problemet utan att det behövs ytterligare disciplinära åtgärder.
tips:
ha rådgivningssamtalet med en anställd innan förseningen blir överdriven. Att hjälpa medarbetaren att avslöja orsaken till att han är sen och att ge stöd och vägledning kan göra stor skillnad. Att visa en omtänksam attityd kan bidra till att förbättra medarbetarnas engagemang.
steg 3: Använd formella disciplinära åtgärder
om förseningen fortsätter kan det vara nödvändigt att vidta mer formella disciplinära åtgärder. Det är viktigt att signalera till anställda vikten av att komma till jobbet i tid och att tydligt ange konsekvenserna om de ständigt anländer sent.
vissa arbetsgivare väljer att anta ett system med progressiv disciplin som använder ökande disciplinära åtgärder för att försöka korrigera en anställds beteende. De progressiva åtgärderna beror på problemets art och frekvens och stegen sträcker sig vanligtvis från rådgivning till uppsägning av anställning.
om dokumentationen och rådgivningen som diskuteras i steg två inte uppnår de önskade resultaten, bör arbetstagaren tydligt informeras om konsekvenserna för fortsatt försening. Till exempel:
• den första instansen av senhet efter rådgivningssessionen kan resultera i en påminnelse om vad arbetstagaren gick med på i rådgivningssessionen.
• den andra instansen skulle vara en verbal varning.
• den tredje instansen skulle motivera en annan rådgivningssession med en skriftlig varning som tydligt anger problemet. Arbetstagaren bör uppmanas att läsa och underteckna varningen. Under denna session, se till att arbetstagaren förstår att om situationen fortsätter kan allvarligare konsekvenser, till och med uppsägning, uppstå.
Varning:
det är viktigt att komma ihåg att anställda inte bör disciplineras eller vedergällas om orsaken till deras försening är lagligt skyddad. Till exempel anländer senare än andra anställda på grund av ett boende som skyddas enligt Americans with Disabilities Act.
tips:
bevara diskretion och flexibilitet i någon policy om anställdas beteende och disciplin. Dessa policyer bör utformas på ett sätt som gör det möjligt för arbetsgivaren att reagera på ett lämpligt och effektivt sätt under alla omständigheter. Det är viktigt att reservera sig rätten att kombinera, hoppa över eller lägga till steg i någon disciplinär process och att behålla rätten och diskretionen att avsluta omedelbart.
steg 4: Erkänna ett större arbetsplatsproblem
om en arbetsgivare har många anställda som konsekvent anländer sent till jobbet kan det vara dags att vidta ytterligare åtgärder. Överväg att genomföra några träningssessioner om vikten av punktlighet på arbetsplatsen. Att stärka tillsynsroller och ansvarsområden och regelbundet kommunicera politiken kommer att bidra till att hålla saker i åtanke.
föregå med gott exempel. Om handledare är ofta sent, detta kommer att skicka ett meddelande till de anställda att detta är acceptabelt beteende. Tillsynspersonal bör se till att de kommer till jobbet i tid och visa att de förstår vikten av att vara i tid.
Tänk på att anställda som kommer till jobbet sent kan ha en negativ inverkan på arbetsgivarens bottenlinje och på medarbetarnas moral. Att effektivt hantera denna fråga på arbetsplatsen kan leda till betydande kostnadsbesparingar samt att ha en mer effektiv, effektiv och engagerad arbetskraft.
anställdas klädkoder
en arbetsgivare har rätt att förvänta sig att dess anställda upprätthåller vissa standarder för anställdas klädsel och personliga utseende. Att ha en klädkod på plats och kräva att anställda klär sig på ett professionellt sätt hjälper till att förmedla en positiv bild till allmänheten och ger anställda riktlinjer för vad som är och inte anses vara acceptabelt klädsel på arbetsplatsen.
klädkoder kan skilja sig beroende på arbetstagarens jobb eller bransch där arbetsgivaren är verksam och bör ta hänsyn till arbetsgivarens affärsbehov, arbetsspecifika behov och säkerhets-och hälsohänsyn. Olika typer av klädkodspolicyer som en arbetsgivare kan ha är:
• Business casual klädkod – vanligtvis implementerad när en arbetsgivare vill att anställda ska klä sig bekvämt medan de fortfarande projicerar en professionell bild till kunderna. En arbetsgivare anger vanligtvis tydliga riktlinjer för vad kläder är och är inte tillåtet enligt policyn.
• sommar klädkod – kan genomföras när du bär en kostym för att arbeta på sommaren är mycket obehagligt för de anställda.
• Casual Friday dress code – kan användas av arbetsgivare som vill behålla en professionell bild på jobbet, men också förstå anställdas önskan att klä sig ner. Kan användas för att öka anställdas moral samtidigt som man undviker att ändra den övergripande politiken.
policyn bör vara tillräckligt flexibel för att tillåta boende på grund av en anställds religiösa övertygelse eller efterlevnad (inklusive religiös klädsel och grooming), medicinskt tillstånd eller funktionshinder.
många arbetsgivare behöver en uniformerad arbetskraft för att kunna presentera en viss bild för allmänheten. En arbetsgivare som kräver uniformer bör se till att uniformerna är prisvärda och praktiska och att de görs tillgängliga i alla storlekar. Fördelarna med att ha alla anställda klädda enhetligt kommer att gå förlorade om anställda känner sig obekväma i vad de har på sig.
en arbetsgivare bör säkerställa en rättvis och konsekvent tillämpning av policyer på hela arbetsplatsen för att inte ge upphov till klagomål från anställda om orättvis behandling.
Tracy Morley är xperthrs juridiska redaktör. Hitta honom på fransocial.franchise.org.
