en jobbanalys beskriver de uppgifter, ansvar och färdigheter som behövs för att utföra ett jobb. Det ger de fakta du behöver för att skriva en korrekt arbetsbeskrivning och anställa rätt person. Därför är jobbanalyser viktiga och hur man förbereder dem.
att skriva en jobbanalys är något småföretagare ofta försummar att göra innan de anställer en anställd. I en rush att fylla en ledig position eller att fylla nya jobb som verksamheten växer, arbetsgivare faller ofta tillbaka på generiska jobbtitlar och arbetsbeskrivningar istället för att överväga de specifika uppgifter som den nya medarbetaren kommer att behöva göra eller de färdigheter som jobbkandidaten kommer att behöva utföra jobbet framgångsrikt.
fall inte i denna fälla. Det kan leda till att anställa fel person. Dåliga anställningar är kostsamma, stressande och tidskrävande att hantera. De är också ganska vanliga. Enligt en CareerBuilder-undersökning säger 74% av småföretagarnas arbetsgivare att de har anställt fel person för ett jobb. Oavsett om du anställer din första anställd eller din tionde kan du förbättra dina chanser att anställa rätt jobbkandidat genom att göra en jobbanalys.
Vad är en jobbanalys?
en jobbanalys är en djupgående studie av de uppgifter, ansvar, färdigheter och mjuka färdigheter som behövs för att utföra ett jobb framgångsrikt. Jobbanalysen bör genomföras som det första steget i rekryteringsprocessen. Att skriva analysen hjälper dig att klargöra dina behov och förväntningar. Det drar också ihop den information du behöver för att skriva en bra arbetsbeskrivning.
hur man gör en jobbanalys
för att analysera jobbet, gör en lista över de uppgifter som du förväntar dig att den nya anställningen ska utföra och vara tydlig om vad du hoppas uppnå genom att någon gör dessa uppgifter.
för varje uppgift, identifiera och lista de färdigheter, träning, förmågor och mjuka färdigheter som behövs för att utföra uppgiften. Du kanske till exempel vet att du behöver någon som hjälper till att svara på telefoner, ta order och göra andra ”rutinmässiga” saker. Men djävulen är i detaljerna. Var tydlig med hur det arbetet kommer att behöva göras.
kommer den anställde behöver datorkunskaper? Kommer han eller hon måste ta hand om beställningar som kommer in via en online kundvagn samt via telefon? Kommer medarbetaren att behöva packa upp och skicka beställningarna också? Om så är fallet, måste de lyfta något tungt? Kommer de ”andra rutinmässiga sakerna” du vill ha gjort att beställa leveranser och hantera lager? Vad sägs om att svara på frågor om dina produkter och tjänster om kunder ringer in eller svarar på e-postförfrågningar eller kundklagomål? Kommer personen du anställer behöver utmärkta stavning och grammatik färdigheter? Förväntas de också uppdatera kalkylblad, hantera dina möten och ordna resor och möten?
hur man hittar och anställer anställda
Anställningsformulär och mallar
vad sägs om språkkunskaper? Kommer den nya lagerövervakaren du vill anställa att vara flytande på något annat språk än engelska för att kunna kommunicera med de personer de övervakar? Om du anställer en servitör eller laga mat för din restaurang, kommer de att kunna läsa och skriva engelska eller behöver vara tvåspråkig? (En vän och jag hade middag en natt i en kinesisk restaurang på Long Island, NY, och när vi fick vår check kunde vi inte berätta vad var och en av oss skyldig. Servitören hade skrivit ner våra beställningar på kinesiska.)
eller kanske du behöver en administrativ assistent eller Sekreterare. I ett litet företag är det inte ovanligt att administratören eller” sekreteraren ” är en nyckelaktör som vet hur man fyller i dokument för myndigheter, skärmsamtal, ställer in konton för leveranser, interagerar med leverantörer eller till och med gör bokföringen. Kommer den här personen att hantera kontoret i ägarens frånvaro? Övervaka och hantera andra anställda? Många arbetssökande kan skriva 50 wpm, men inte alla är utskurna för att hantera dessa andra uppgifter.
anställa teknisk eller vetenskaplig personal? Hur skickliga behöver de vara? Vilka specifika programmeringsfärdigheter behöver den webbutvecklaren? Och vilken instrumentation behöver kemisten veta? Hur mycket självständigt arbete förväntas din teknik eller forskare göra? Kommer de att behöva tala offentligt eller hantera direkt med kunder? Skriva vetenskapliga artiklar? Eller kommer de bara att följa order och göra rutinarbete?
en grundlig jobbanalys är lika viktig för de mest ledande befattningarna som ska fyllas. Försäljning och ledning är avgörande för ett företags framgång, särskilt ett litet eller växande företag. Erfarna sökande tar med sig företagets bakgrund som måste utvärderas. Var de framgångsrika? Var de lagspelare? Följde de bara anvisningarna eller tog de kontroll över sin tidigare arbetsmiljö och utformade innovativa lösningar på tuffa problem? Har de uppnått de önskade resultaten och kan de få resultat för ditt företag?
relaterat: Hur man utför referenskontroller på arbetssökande
relaterad: 5 No-Fail Hiring Tips för småföretag
Sätt din jobbanalys på papper
tänk inte bara på färdigheter som arbetstagaren behöver och de uppgifter du vill att de ska göra. Skapa ett formellt jobbanalysdokument.
om någon annan än du kommer att övervaka eller interagera på något sätt med den nya medarbetaren, låt den personen slutföra en jobbanalys också. Handledaren kanske tänker på krav som glömde dig. Innan du fortsätter, jämför din analys med deras för att identifiera skillnader i åsikter om vad som behövs. Om du gör det kommer du att se till att du inte har utelämnat några viktiga kriterier.
att skriva dina behov, önskemål och förväntningar kan ta tanke och tid, men det är ett av de viktigaste stegen i anställningsprocessen. Om du inte är klar över de färdigheter och egenskaper du behöver en anställd att ha för att göra ett bra jobb, Hur kan du hitta rätt person att fylla det jobbet? Dokumentationen av dina behov kommer att vägleda dig genom hela anställningsprocessen, oavsett om du rekryterar dig själv eller anställer en rekryterare för att hitta rätt anställd.
