att arbeta digitalt är inte längre valfritt. Snarare är det en nödvändighet. Med det sätt som stora och internationella organisationer inrättas befinner sig anställda allt oftare att arbeta och kommunicera med kollegor som de aldrig en gång träffat ansikte mot ansikte.
ökningen av internationellt och fjärrarbete har drivit vikten av digital kommunikation på arbetsplatsen. Appar som stöder omedelbar chatt och text blir mer och mer integrerade i arbetsplatsen och personliga liv. Men denna lättillgänglighet och snabb kommunikation betyder inte alltid att sakerna går smidigt. Om du har varit i någon form av relation, du är väl är att ’Miscommunications’ kan hända ofta personligen. Föreställ dig nu hur ofta dessa felkommunikation händer när du inte hör den andras röst!
sociala tekniker har rivit barriärerna för rum och tid, vilket ger oss nästan omedelbar kommunikation oavsett plats eller tidszon. Men med någon avancerad innovation kommer en uppsättning nya hinder och hot. Även om det finns biverkningar som vi inte helt kan undvika, är de något vi kan lindra. Här några av de vanligaste hindren för kommunikation och några av de bästa sätten att bryta igenom dem.
barriär #1: brist på perspektiv
den som någonsin har skickat ett textmeddelande eller e-post vet exakt hur frustrerande det kan vara att inte veta hur personen du skickar meddelanden menade sina ord. Även om korrekt skiljetecken kan vara till hjälp, finns det många sprickor för rätt tolkning att glida igenom. Skickade de meddelandet från kontoret? Från sängen? Var de sjuka och Griniga? Kanske var de distraherade, och meddelandet tog inte upp det du diskuterade exakt?
om du inte kan sätta dig i avsändarens skor ökar sannolikheten för att ditt svar kan vara olämpligt. Utan det fullständiga sammanhanget att vara i samma rum eller veta bakgrunden till den individen, är kommunikationshinder för lätt konstruerade.
genombrott:
det finns inget sätt att veta exakt vad som händer i någon annans liv om de inte berättar för dig. Lyckligtvis kan de göra just det med social intranät programvara. Möjligheter att bidra till forum eller skapa bloggar gör det möjligt för individer att dela information om sig själva som fyller i ämnena i den textbaserade kommunikationen. Kanske till och med införliva emojis. Även om det inte traditionellt ses som en del av arbetsplatsens ordförråd, kan dessa universella kommunikationsformer hjälpa till med flexibel kommunikation. Nu kan kollegor ta information, få en bättre uppfattning om vad man ska säga eller hur författaren menade sin dialog och tillämpa den på framtida digital kommunikation.
barriär # 2: inget kroppsspråk:
det finns så många sätt som människor väljer att kommunicera och en stor del av det faller under den icke-verbala sorten.
så, vad exakt räknas som icke-verbal kommunikation?
enkelt uttryckt står icke-verbal kommunikation för varje form av kommunikation som inte inkluderar användning av ord.
”det inkluderar användning av visuella signaler som kroppsspråk (kinesics), avstånd (proxemics) och fysiska miljöer/utseende, röst (paralanguage) och beröring (haptics). Det kan också inkludera kronemiker (användning av tid) och oculesics (ögonkontakt och åtgärder för att titta medan du pratar och lyssnar, frekvens av blickar, fixeringsmönster, pupillutvidgning och blinkningshastighet)”
med så många olika typer av icke-verbal kommunikation är det svårt att tro att digital kommunikation som text och chatt inte innehåller dessa funktioner. Många människor är rädda för att tekniken, som en integrerad del av det sätt som människor kommunicerar, i allt högre grad kommer att ersätta ansikte mot ansikte kommunikation. Detta skulle lämna människor för nedsänkta i den digitala världen och inte tillräckligt närvarande i den verkliga världen.
utan dessa icke-verbala signaler är feltolkningar en given. Det utropstecken kan förvirra dig. Var det sista uttalandet sarkasm eller allvarligt? Betyder det ett ord Svar att de är arg eller säker? Kroppsspråk är en nödvändighet för smidig kommunikation.
genombrott:
du har säkert hört Dr. Albert Mehrabians 7-38-55 kommunikationsregel: 55% av vår totala kommunikation levereras av kroppsspråk, 38% av vokalsignaler och de sista 7% levereras av ord. Tja, en annan studie vid UCLA indikerade att upp till 93% av kommunikationseffektiviteten bestäms av icke-verbala signaler.
i en intervju med Barack Obama utförd av prins Harry behandlar Obama ämnet sociala medier och anslutning:
”sociala medier är ett riktigt kraftfullt verktyg för människor med gemensamma intressen att sammankalla och lära känna varandra och ansluta. Men då är det viktigt för dem att komma offline, träffas på en pub, träffas på en plats för tillbedjan, träffas i ett grannskap och lära känna varandra.”
Digital kommunikation är lysande, men vi bör också ta Obamas råd. Om möjligt, följ upp. Gå ut och träffas ansikte mot ansikte. Om mötet personligen verkligen är av korten – till exempel, om du har kollegor baserade i Singapore medan du arbetar från USA: s östkust-försök att göra enstaka övergång från text till videokonferenser eller FaceTime. Lärande rörelser och sätt kan gå långt för att sänka mängden miscommunications.
källa: Lifesize.com
barriär # 3: ingen känslomässig referens
personlighet och känslomässiga egenskaper ensam kan vara ett hinder för kommunikation på arbetsplatsen. Det är svårt att förstå dina medarbetare 100% av tiden, särskilt när du kanske bara lär känna dem. Beräkning av problem som avstånd och digital kommunikation tar dessa svårigheter till nästa nivå. När du handskas med någon genom ansiktet på en datorskärm, du inte invigt sina känslomässiga egenskaper eller personliga preferenser.
alla är olika! Vissa kollegor är lätt frustrerade. Vissa behöver en djupgående förklaring innan de loggar ut på någonting. Andra kan bli förolämpade vid en hatt. En studie märkt ’ gör online-teknik oss mer eller mindre sällskaplig? En preliminär granskning och uppmaning till forskning ’ av Northwestern University förklarade det väl:
”jämför läsa tweet av din bästa vän eller en främling. Med din bästa vän förstår du redan deras typiska tankar och känslor (se Stinson & Ickes, 1992), vilket ger tweeten både sammanhang och en känslomässig rikedom som ytterligare fördjupar din förståelse för din väns mentala processer – därigenom bygga sociability. Däremot saknar en främlings tweet något underliggande sammanhang, vilket ger mindre information om underliggande mentala tillstånd och undergräver sociability.”
Digital teknik har en förkärlek för att lämna kommunikatörer i mörkret när det gäller dessa mer känsliga frågor om intimitet och temperament. Utan någon nivå av förtrogenhet eller kunskap om dina kollegors personligheter, du är skyldig att få dina ledningar korsade någon gång.
genombrott:
lär känna de personer du arbetar med! Kommunikation och lagarbete går hand i hand. Dra nytta av saker som företagsutflykter och bloggar via intranätet. Många moderna arbetsplatsteknologier integrerar sociala funktioner som standard och replikerar framgången på konsumentmarknaden: använd dessa verktyg för att gilla, dela, kommentera. Alla dessa möjligheter gör att du kan bli mer bekant med de människor som du kommer att arbeta nära i framtiden och kan förhoppningsvis hjälpa dig att slå ut eventuella inkonsekvenser du kan uppleva.
barriär # 4: Låg brådska = fördröjd respons
enligt Domo skickas 913 242 000 texter varje timme varje dag över hela världen, inte inklusive app-till-app-meddelanden. Men tyvärr, bara skicka ut meddelandet, betyder inte att du är garanterad ett svar. Vi har alla upplevt att ett meddelande går obesvarat, vilket är vettigt att se hur texter har en genomsnittlig svarsfrekvens på 45%. E-postmeddelanden har en ännu lägre ränta.
källa: SlideShare.net
vi är alla skyldiga att ignorera det prioriterade e-postmeddelandet eller avvisa för att skicka det välbehövliga läskvittot. Detta beror på att när vi står bakom säkerheten på en skärm, Det finns ingen där för att jaga dig personligen eller hänga över axeln tills de får svar. De är beroende av att du faktiskt skriver och skickar ett svar. Känslan av brådska överförs inte digitalt lika lätt som det gör ansikte mot ansikte, och utan det kan svarens aktualitet drabbas. Detta kan leda till att mottagaren förlorar förtroendet för dig, eller värre, känner att du inte värdesätter dem.
genombrott:
det viktigaste att göra är att behandla andra som du vill bli behandlad. Även om det finns legitima skäl för försenade svar, för att begränsa dem, måste du inse att alla meddelanden innebär brådskande (om inte annat anges). Om du verkligen inte kan ge ett snabbt svar kan du skicka en snabb anteckning som säger att du kommer att ta itu med problemet senare eller en ”Jag kommer tillbaka till dig” kan gå långt mot förbättrad kommunikation.
barriär # 5: för lätt att koppla bort
en av de viktigaste skillnaderna mellan det verkliga livet och den digitala världen är hur lätt människor kan distansera sig. Medan digital tech kan föra samman människor över hela världen, allt som krävs är en knapptryckning eller en knapptryckning för att stänga av och koppla bort. I en offline-konversation dras slutsatser baserat på liten eller ingen information. Till skillnad från i en offline-konversation har läsarna inte nytta av saker som ton, tonhöjd, udda pauser. Detta lämnar oss i en nackdel när det gäller att interagera digitalt.
har du märkt att det är mycket lättare att säga vissa saker över text än det är personligen? Det är samma koncept. Konflikter förekommer mer naturligt i onlinekonversationer eftersom det finns en viss typ av djärvhet som uppstår när läsaren inte kan se ditt ansikte. Online erbjuder mer dunkelhet och anonymitet, ofta ökar Socialt avstånd och hindrar djupa interpersonella kontakter.
genombrott:
Perception kan göra underverk i detta fall. Många gånger skapar läsaren negativt sammanhang där ingen finns. Att bara ge avsändaren fördelen av tvivel kan spara mycket sorg och stoppa en felkommunikation i dess spår. Om du känner att din digitala kommunikation fortfarande lutar mot en konfrontation, ta ett steg tillbaka och hämta telefonen. Det finns mindre chans att något kommer att felkommuniceras på det sättet.
övervinna barriärerna
på arbetsplatsen har digital kommunikation väsentligt tagit kontakt ansikte mot ansikte. Denna förändring har drivits av många krafter, inklusive ökningen av avlägsna och mobila arbetare och den växande befolkningen i teknikdrivna generationer (Gen Y och Gen Z). Ironiskt, just det som är tänkt att ansluta oss har potential att göra oss mindre sociala, mindre djupt anslutna. För att verkligen bryta ner dessa digitala kommunikationsbarriärer måste kommunikatörer vara noga med att inte låta chatt och text ersätta mänsklig kontakt på arbetsplatsen helt.
det råder ingen tvekan om att dessa digitala tekniker är fantastiska och progressiva koncept. Nyckeln ligger i att se till att kommunikationen är tydlig.
